Arquitectura de información y usabilidad - El porqué de esta guía

La carencia de literatura que unifique las disciplinas de Arquitectura de Información y Usabilidad en el proceso de creación de sitios web, a partir de un enfoque sistémico dónde se interrelacionen y complementen las disciplinas antes mencionadas durante las diferentes etapas del ciclo de vida de un sitio web, motivó la creación de esta guía de pasos. No se pretende hacer una metodología rígida ni arribar a criterios excluyentes. Sólo se proponen las que se consideran las mejores y más elementales prácticas que deben ejecutarse para lograr un producto exitoso y de calidad. No se puede ser estricto en un medio tan dinámico como lo es Internet, ni ante una audiencia tan disímil y heterogénea. Por esta razón, se considera que no existen soluciones perfectas en este sentido.


Para finalizar, es aconsejable reiterar que esta guía no constituye la única vía de solución a los problemas que emergen de la tarea de creación de productos para Internet. Los pasos que se proponen siguen un determinado orden lógico, a partir de un enfoque centrado plenamente en el estudio de los usuarios o audiencias. Se tipifican los contenidos más comunes y se proponen las mejores prácticas a realizar en función de las particularidades que presenta cada uno.


Estos pasos están dirigidos a satisfacer las necesidades de información que se previamente se identificaron y garantizan la plena funcionalidad y consecuencia del producto final con la necesidad que motivó su creación. Pueden establecerse otros órdenes lógicos, que no invalidan el presente trabajo y viceversa.

Pasos elementales en el diseño y evaluación de productos de información para el WWW
A continuación, se detallan los pasos propuestos para ejecutarse durante el diseño y evaluación de los sitios web. Su orden responde a la secuencia de ejecución definida a consideración del autor. Se detallan las acciones a seguir en cada momento y el por qué se seleccionó en un orden específico.

Paso 1. Estudio de la audiencia y sus necesidades.


Como el éxito o el fracaso de un sitio web depende de sus usuarios finales, se considera que para el lanzamiento de cualquier producto de información para el web, debe realizarse primero que nada un estudio de las necesidades de información de la audiencia meta o usuarios potenciales del sitio.


Es importante recolectar información que sirva como pista o referencia a las etapas subsiguientes en el diseño e implementación. Esta información se consultará y validará en las etapas que le suceden. Se analizarán aspectos como: 4

• ¿Cuáles son las audiencias más importantes?
  
• ¿Existen otras audiencias que no se han considerado?
  
• ¿Existen diferencias notables entre las audiencias de mayor importancia?
  
• ¿Cómo interactúan actualmente estas audiencias con la organización?
  
• ¿Qué motivará a estos usuarios a visitar el sitio web que se le va a ofertar?
  

Existen muchas otras interrogantes que giran entorno a los usuarios potenciales o audiencia meta. Esta investigación preliminar generará una lista de posibles audiencias que deben agruparse según sus características comunes.


Una vez agrupadas, debe establecerse un orden de prioridad o jerarquía de los grupos de audiencias a criterio y conveniencia del equipo de desarrollo.


Deben enumerarse las necesidades más importantes de cada grupo. Estos datos serán de suma utilidad para la creación de alternativas de arquitecturas de información para el sitio en desarrollo.


Existe una metodología para la determinación de necesidades de información en los usuarios, publicada por IFLA, sus autores son F. J. Devadason y P. Pratap Lingan. 19 En esta metodología, los autores parten del principio que no existe un método único y simple que permita la identificación y la forma de satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios. Por este motivo, proponen la combinación de investigaciones empíricas y teóricas para el logro del objetivo en cuestión.


Y proponen una serie de siete pasos para la identificación de las necesidades informativas. A continuación se enumeran: 19

1. Estudio de los posibles temas de interés de la organización/usuarios.
   
2. Estudio de la organización y su entorno.
   
3. Estudio del entorno inmediato de los usuarios.
   
4. Estudio de los usuarios.
   
5. Entrevistas formales.
   
6. Identificación y recopilación de las necesidades de información.
   
7. Análisis y depuración de las necesidades informativas identificadas.
   

La implementación de cada paso está detalladamente explicada y como conclusión arriban a que: el concepto de "necesidad de información" está enmarcado en: 19

1. El estudio de usuarios.
   
2. El estudio del entorno de los usuarios.
   
3. El uso que le dan a la información.
   

Esta metodología se recomienda por su sencillez, claridad y facilidad de aplicación.


No se descarta ni excluye el empleo de otra metodología para lograr el mismo objetivo.


Sub-Paso 1.1. Creación de escenarios para cada audiencia identificada.


Una vez que se han identificado las posibles audiencias, se está en condiciones de crear los escenarios. Con esta actividad, se persigue identificar a partir de la creación de historias de ficción entorno a personajes que caracterizan cada tipo o grupo de usuarios potenciales, las posibles actividades que ejecutará cada uno de ellos.

Sub-Paso 1.2. Estudio de la competencia.


El estudio de la competencia al igual que el estudio de las posibles audiencias y sus necesidades es una actividad de gran importancia y envergadura.


Identificar posibles competidores, o competidores establecidos, brindará información valiosa toda vez que puede servir como ruta o guía en el seguimiento de los líderes, una técnica válida de mercadeo. No es obligado adoptar las mismas soluciones que han implementado otros, pero es muy útil cuando no se tiene experiencia previa en el sector.


Una vez identificados los sitios de la competencia, puede crearse una lista de criterios a evaluar y validar su utilidad para su posterior implementación en el sitio. No sólo se recopilarán aspectos positivos, con los aspectos negativos que arrojarán las evaluaciones se hará una lista de errores que no se cometerán.


De la recreación de las actividades y el análisis de los competidores, emergerá información de suma importancia en pasos sucesivos. Antes deben definirse lineamientos que orienten la ruta a seguir.

Paso 2. Definición de los objetivos del sitio


Con el conocimiento de las audiencias, sus necesidades, así como la predicción de sus comportamientos según los escenarios definidos, se esta en condiciones de trazar los objetivos que debe perseguir el sitio en construcción. En esta etapa, se vincula la misión y visión de la organización al cumplimiento de los objetivos del sitio. Se analizarán aspectos como: 4

• La misión y visión de la organización.
  
• ¿En qué medida el sitio en construcción aporta al cumplimiento de esa misión?
  
• ¿El nuevo medio del ciberespacio amerita que sea reconsiderada la misión de la organización?
  
• ¿Cómo se vislumbra el desempeño del sitio en el futuro?
  

Una vez definidos y esclarecidos los objetivos del sitio en concordancia con la misión de la organización y las necesidades de los usuarios, se está en condiciones de abordar el tercer paso de esta guía.

Paso 3. Determinación de los contenidos y los requerimientos funcionales.


En este punto, existe suficiente información para poder establecer los contenidos, así como las funcionalidades con que deberá contar el sitio en producción.


Con el análisis de la competencia, puede identificarse un grupo de contenidos que tal vez se adecuen al sitio que se creará, sea por tratarse de productos similares, de organizaciones con misiones similares o por contar con un universo de usuarios potenciales con similares necesidades informativas y características. De cualquier manera, la calidad radica en el detalle y la diferencia hace la exclusividad. Deben analizarse muy bien las necesidades informativas obtenidas en el estudio de los usuarios para determinar qué contenidos serán apropiados para satisfacer las necesidades existentes y las fuentes de información de dónde se extraerán dichos contenidos.


En forma general, se tomarán tres grupos genéricos representativos de los contenidos más comunes de hallar en Internet. Estos son:

• Contenidos con carácter comercial.
  
• Contenidos con carácter académico.
  
• Contenidos dirigidos al entretenimiento y el ocio.
  

Para cada grupo temático, existen elementos particulares de contenidos y requerimientos funcionales. Puede crearse una lista individual para cada uno.


Por ejemplo, los contenidos con carácter comercial generalmente incluyen una lista de los productos o servicios que se ofertan y sus precios, así como ofertas condicionadas a distintos elementos del mercado, como pueden ser el estímulo con obsequios al realizar compras voluminosas, rebajas de temporadas, entre otros.


Los requerimientos técnicos para este tipo de contenidos frecuentemente se basan en un alto nivel tecnológico a nivel de programación, soporte técnico y seguridad. Debe posibilitarse la realización de transacciones en línea, la validación de tarjetas de crédito, la búsqueda de productos por diversos criterios y la encriptación de los datos. Adicionalmente, la utilización de una conexión segura (Secure Socket Layer) es de obligada consideración para este tipo de contenidos.


Los contenidos con carácter académico a menudo no requieren de prestaciones funcionales complejas. Es de común inclusión, las opciones de búsqueda y recuperación de información inherentes a todo sitio web. Su principal complejidad se plantea en el procesamiento y representación de los contenidos. Deben abordarse según áreas temáticas, generalmente se les crea más de una entrada, esto facilita su recuperación. El procesamiento analítico-sintético es casi de obligada utilización para este tipo de contenidos. En muchos casos, debido a su extensión se crean versiones especiales para imprimir o descargar según convenga.

En algunos casos, se controla el acceso a estos contenidos por medio de claves o grupo de direcciones IP -por ejemplo todos los usuarios de una universidad o de un dominio específico.


Los contenidos dirigidos al entretenimiento u ocio no requieren de una compleja representación ni procesamiento, su recuperación es bastante fácil -un juego de ajedrez, el chat, etc.-; no obstante, sí presentan grandes requerimientos tecnológicos que van desde un ancho de banda en el servidor que posibilite la rápida descarga de los Applets -programas utilizados por muchos juegos online y chats- hasta una compleja programación y personalización a nivel de usuario -estadísticas, inicios de sesión, etcétera.


Una vez que se han determinado, los contenidos del sitio y los requerimientos funcionales que estos necesitan se puede avanzar hacia el próximo paso.

Paso 4. Definir la estructura del sitio.


Al llegar a este paso, la primera acción a ejecutar consiste en etiquetar los contenidos seleccionados en el paso anterior. Debe prestarse especial atención al diseñar las etiquetas. Estas deben ser comprensibles para los usuarios y, a la vez, representativas del contenido que encierran.


Para cada grupo de contenidos, existen etiquetas casi predefinidas. Tal es el caso, por ejemplo, en los contenidos con carácter comercial, de las etiquetas "Catálogo de productos", "Carro de compra", "Comprar", etcétera.


En el caso de los contenidos orientados al uso académico, pueden encontrarse etiquetas del tipo: "Índice de materias", "Palabras clave", "Resumen", entre otras.


Los contenidos orientados al entretenimiento poseen múltiples formas de designación o etiquetado. Estas varían en dependencia del juego o prestación que se ofrece. La única condición importante, en este caso, radica en que sean del dominio y entendimiento por parte de los usuarios.


Una vez determinadas las etiquetas que designarán al contenido, se pasa a la creación de los esquemas y estructuras de organización de la información.


En dependencia del grupo de contenidos, puede recomendarse la utilización de determinada estructura de organización de la información.


No quiere esto decir que las restantes estructuras de organización de la información que existen no sean utilizables para un grupo de contenidos específico, sólo se hace una recomendación sobre cual es la más aconsejable según nuestro criterio.


Cabe apuntar que la complejidad de los contenidos relativos al comercio electrónico amerita la realización de un profundo análisis antes de decidir qué EOI seleccionar.


No obstante, por sus características, puede seleccionarse un esquema de organización de la información (EOI) alfabético o uno orientado a la realización de las tareas, cabría también considerar, la elección de un EOI orientado a los intereses de la audiencia potencial. En cualquier caso, la elección final corresponde al equipo de desarrollo, en particular a la persona que tenga a su cargo la arquitectura de información.


Se dispondrá además, de un índice alfabético de productos basado en una estructura de organización de la información (ESOI) soportada sobre un modelo de bases de datos relacionales que posibilite la recuperación rápida y pertinente de los datos relativos a los productos/servicios ofertados.


Además, los propios requerimientos funcionales de estos contenidos reafirman la necesidad de elegir una ESOI de bases de datos relacionales.


Los contenidos de carácter académico pueden disponerse en un EOI ambiguo organizado según la materia, siguiendo una ESOI jerárquica o de hipertextos. Estos contenidos, según sea el caso, pueden organizarse bajo un EOI cronológico, cuando la temática específica lo requiera.


Para los grupos de contenidos dirigidos al entretenimiento, la elección de un EOI híbrido apunta a ser la solución más aconsejable, debido a la heterogeneidad de sus contenidos y la diversidad de intereses y características de sus usuarios. Por los requerimientos funcionales y tecnológicos que presentan estos contenidos, al igual que los orientados al comercio, debe seleccionarse una ESOI basada en un sistema de bases de datos relacionales que soporte la carga de transacciones que transitará por un sitio de estas características.


Posteriormente, y una vez seleccionados los esquemas y estructuras de organización de la información, se procederá a la elección de los sistemas de navegación (SN). La elección de un sistema de navegación global es común para todo tipo de contenidos. Los sistemas de navegación locales y específicos se implementarán a consideración del arquitecto de información, según las características específicas del contenido lo requieran.


No obstante, se pudiera considerar, por ejemplo, para los contenidos de carácter comercial, debe implementarse un sistema de navegación específico (SNE) para las páginas que muestren las categorías de productos disponibles. Asimismo, los contenidos con enfoque académico dispondrán de un SNE que mostrará, por citar un ejemplo, índices de las materias existentes. Para los contenidos orientados al entretenimiento, el SNE puede contener una lista de los juegos disponibles.


En todos los casos, la elección de los sistemas de navegación está determinada por las características específicas del grupo de contenidos a donde conducen y las peculiaridades de los usuarios que harán uso de estos.


Una vez seleccionados los esquemas, las estructuras de organización de la información y elegidos los sistemas de navegación a implementar, se está en condiciones de esgrimir metáforas. Esta actividad es útil para la comunicación entre los integrantes del equipo de desarrollo, no obstante puede excluirse su realización, en aras de acortar el tiempo de realización.


En este punto, se dispone de suficiente información para continuar con el paso siguiente, la definición del diseño gráfico y visual.

Paso 5. Diseño gráfico y visual.


El diseño gráfico y visual es de suma importancia para el éxito del sitio web. Los elementos que lo constituyen determinarán el "look & feel" del sitio. Este aspecto es evaluado por los usuarios de forma inconsciente y subjetiva, pero incide verticalmente en el criterio de los usuarios sobre el sitio.


Según los grupos de contenidos el diseño visual es más o menos determinante.


Por ejemplo, los sitios cuyos contenidos están dirigidos al comercio electrónico deben resaltar los elementos gráficos con la finalidad de impresionar y deslumbrar al usuario. Pero no debe exagerarse en el uso de imágenes porque se podría causar distracción.


Los sitios con contenidos académicos no requieren de excesivos efectos visuales, esto no implica deslucirlos con grandes masas de textos sin imágenes. Se pueden incluir elementos gráficos con el objetivo de amenizar la lectura, se debe cuidar de mantener la armonía entre la tipografía, el color de esta y el color de fondo de la página.


En contraste con el anterior, los sitios que presentan contenidos orientados al entretenimiento demandan el empleo de imágenes y efectos impactantes. Se persigue causar la sensación de diversión en el usuario. La incorporación de elementos de multimedia como videos, animaciones y sonidos es una práctica común dentro de los sitios que se orientan a esta actividad.


Una vez definidos los elementos visuales a emplear y a partir de la información recogida con anterioridad, se está en condiciones de avanzar al próximo paso.

Paso 6. Definición y creación de plantillas y prototipos


Las plantillas o prototipos permiten estructurar y disponer todos los elementos seleccionados en lo que sería un esbozo de cada página del sitio, o al menos de las más generales.


Las plantillas de sitios orientados al comercio electrónico y al entretenimiento deben ser lo más interactivas y funcionales posibles, debido a que se realizarán pruebas de usabilidad sobre ellas.


Es recomendable la utilización de programas específicos para la creación de prototipos funcionales. Anteriormente, se mencionó Visio de Microsoft, este no es el único programa que permite el diseño de los prototipos con un alto grado de funcionalidad e interacción, pero es el que más abunda en nuestro entorno.


Las plantillas de sitios con corte académico no necesitan ser interactivas, aunque hacerlas de este modo no constituye un error.

Pero por su naturaleza, pueden ser prototipos estáticos, incluso en papel, donde se dispongan los esquemas y las estructuras de organización de la información, se plasmen las etiquetas y se integren dentro de los sistemas de navegación seleccionados.


Es imprescindible considerar los principios de usabilidad que deben cumplir las futuras páginas del sitio para la creación de los prototipos. Esto garantizará minimizar los errores durante la implementación final del producto y acortará el tiempo en las evaluaciones.


Una vez terminados estos prototipos, se procede a su evaluación y prueba.

Paso 7. Evaluación y prueba de plantillas.


Este paso es muy importante debido a que aportará información sobre los errores que se han cometido durante las etapas anteriores. En este momento, se aplicarán evaluaciones a los prototipos creados. Puede comenzarse con un "Chequeo cognitivo", seguido de una "Evaluación heurística".


La evaluación de consistencia puede tomarse como paso intermedio entre estas dos evaluaciones.


La naturaleza de los contenidos no incide en seleccionar un determinado tipo de evaluación. Se persigue conocer los errores que se han cometido en el diseño de la interfase, por tanto su aplicación es independiente del marco contextual.


Una vez recopilados los resultados arrojados por las evaluaciones, se tienen los elementos necesarios para conducir un rediseño de las plantillas evaluadas, este sería el próximo escaño de esta guía.

Paso 8. Rediseño de plantillas.


Con los resultados obtenidos en los procesos evaluativos anteriores, se procede a implementar cambios a nivel de prototipo con el objetivo de enmendar los errores cometidos y garantizar la plena usabilidad de las futuras páginas.


Una vez concluido el rediseño de los prototipos, debe repetirse el paso 7 para validar su total corrección. De ser necesario, se aplicaría un nuevo rediseño hasta que queden subsanados todos los errores que puedan quedar.


El próximo paso a seguir estaría dirigido a definir las estrategias de posicionamiento del sitio.

Paso 9. Definición de las estrategias de posicionamiento.


Un sitio web, como todo producto que se lanza al mercado, debe tener definidas líneas directrices que conduzcan en su ubicación dentro del entorno. En este paso, se establecerán las estrategias propias del mercadeo como la publicidad y promoción.


Adicionalmente, por las características intrínsecas de este producto se definirán los plazos para darle de alta en los buscadores, es decir, posicionarlo en Internet. La elaboración de los META Tags -marcadores dentro del código de la página que contienen información que es utilizada por los motores de búsqueda para indicar los sitios-, así como la determinación de las palabras clave que describirán con mayor exactitud el sitio serán determinados en este momento.


Al finalizar estas actividades, se tendrán todos los elementos necesarios para conducir a la implementación final del sitio. Antes de ese momento, debe crearse un documento dónde se reflejen todas las decisiones tomadas con anterioridad y su justificación. Este asunto se abordará en el próximo paso.

Paso 10. Creación de la guía de estilo de arquitectura de información y usabilidad.


Las características de la guía de estilo se abordaron anteriormente. Sólo resta agregar que se debe ser cuidadoso de no omitir ningún elemento medular de los tratados antes. Es aconsejable crear varias copias de esta guía y distribuirlas entre todos los miembros del equipo de desarrollo.


Con el informe detallado de todos los elementos que integrarán el sitio, se puede proceder con la siguiente etapa.

Paso 11. Producción e implementación.


En este paso, se materializan todos los esfuerzos invertidos en las etapas anteriores. Su éxito depende de la calidad con la que se ejecutaron las actividades que le antecedieron. Debe prestarse atención a los plazos y tiempos de ejecución y al cumplimiento estricto de los aspectos reflejados en la guía de estilo. Durante esta etapa, pueden aplicarse evaluaciones a las páginas que se van implementando. De cualquier manera, una vez terminado el sitio y lanzado a Internet vendría la ejecución del paso 12 y final de esta guía.

Paso 12. Evaluaciones.


En este momento, se ha lanzado el sitio. Después de los primeros momentos, deben aplicarse evaluaciones que aseguren el funcionamiento correcto del web, el cumplimiento de los objetivos para los que se creó y la plena satisfacción de los usuarios.

Este paso sirve de retroalimentación entre el sistema, la organización y los usuarios del sitio. Las evaluaciones pueden programarse de forma cíclica o implementarlas cuando se sospecha la ocurrencia de problemas.


Otra razón para mantener la constante evaluación del sitio web está determinada por el carácter dinámico y cambiante de las necesidades de los usuarios. Por este motivo, no deben descuidarse los controles con el fin de detectar a tiempo imperfecciones y enmendarlas en el menor tiempo posible, antes que causen un mayor daño al producto, los usuarios y la organización.


Con este último paso, se concluye la propuesta para el diseño e implementación de sitios web. Como se plasmó anteriormente, esta guía no intenta ofrecer soluciones definitivas, sólo recoge los elementos imprescindibles para lograr un producto de calidad en Internet. Su actualización y corrección pueden implementarse según se detecten cambios en el entorno actual.