1. 1 Llevar a cabo una buena reunión
2. 2 Antes de empezar
3. 3 Preparación de la reunión
4. 4 Apertura. Etapa de inicio
5. 5 Desarrollo. Instancia de Analisis y Debate
6. 6 Cierre. Instancia de analisis y conclusiones
7. 7 Cuestionario de evaluación de una reunión

2 - Antes de empezar

Artículo creado por Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm

19 de Junio de 2006

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¿Qué debemos preguntarnos antes de organizar una reunión?

La idea de esta pregunta es indagar previamente acerca de la necesidad de convocar a una reunión, desde algunos interrogantes básicos, para determinar el sentido de la reunión (elemento organizador) y quienes deberán asistir (selección de individuos por necesidad):

¿Para qué convoco a una reunión? 
Algunas de las opciones son:

¿Espero escuchar las opiniones de los participantes? Siento necesario que me la manifiesten personalmente? Se trataría de una reunión de Relevamiento de información. 
¿Espero escuchar opiniones que sé contradictorias, promover el debate para tomar decisiones o establecer acuerdos políticos?. Se trataría de una reunión de Relevamiento de información para toma de decisiones. 
¿Espero brindar información a los participantes y garantizarme con su presencia la confiabilidad en el suministro de la información?. Se trataría de una reunión Informativa. 
¿Espero la producción de ideas, el surgimiento de nuevas alternativas, la búsqueda de iniciativas, la sinergia del equipo?. Se trataría entonces de una reunión creativa. 
¿Cual es la utilidad de esta reunión? 
Se trata que, una vez determinado el sentido de la reunión, respondida la pregunta anterior, se pueda indagar acerca de la necesariedad de su realización. 

¿Cuál es el beneficio que (espero) reportará la reunión, en contraposición con su no realización?

¿ Es reemplazable por otra herramienta de comunicación? 
Las técnicas modernas de comunicación aportan formas eficaces de transmisión de datos e información que pueden suplantar a una reunión presencial. 

Desde las simples y conocidas llamadas telefónicas y los memorandums, el fax, E-mail, video-conferencias, etc, hay distintas técnicas que pueden hacernos revisar la imprescindibilidad de una reunión.

¿Cuál será el costo económico de la reunión? 
Se trata de un aspecto poco explorado por los conductores de la reunión:

Toda reunión se puede medir en tiempo de costos:

Costo de preparación de la reunión. Del tiempo y de los materiales de quienes participan en su organización, medidas en horas hombre, fotocopias, fax, etc. 
Costo de realización de la reunión. Del tiempo y de los materiales de quienes participan en su realización, medidos en horas hombre, pasajes, etc. 
Costo de oportunidad. De las tareas que podría haber realizado cada asistente de no participar en la reunión que se está organizando 
La experiencia muestra que este último punto, bien analizado por los ejecutivos, produce una disminución significativa en la cantidad de reuniones que organiza y perfecciona los mecanismos para que se utilice mejor el tiempo y se alcancen sus objetivos.

Las variables de costo hora de los participantes a la reunión son:

* Sueldo

* Cargas sociales

* Gastos específicos inherentes al puesto

* Concepto de valor añadido (conocido también como costo de no producción.

¿Qué debemos saber en cuanto a los distintos momentos que tiene una reunión?

Curiosamente una reunión empieza antes de su iniciación física. El proceso de preparación presupone acciones dirigidas a lograr su eficacia.

Los distintos momentos son:

1. Preparación de la reunión - Instancia Previa

2. Apertura - Instancia de Inicio

3. Desarrollo - Instancia de Análisis y Debate

4. Cierre - Instancia de Conclusiones y Análisis de los resultados de la reunión.

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Autor y licencia de 'Conducir una reunión'

Artículo de Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm