1. 1 Llevar a cabo una buena reunión
2. 2 Antes de empezar
3. 3 Preparación de la reunión
4. 4 Apertura. Etapa de inicio
5. 5 Desarrollo. Instancia de Analisis y Debate
6. 6 Cierre. Instancia de analisis y conclusiones
7. 7 Cuestionario de evaluación de una reunión

4 - Apertura. Etapa de inicio

Artículo creado por Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm

19 de Junio de 2006

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Como en muchas otras situaciones, el inicio suele ser determinante del resultado, conque, atención con el inicio. Su función de conductor y su rol (forma de desempeño de la función) se pone en cuestión desde el inicio mismo, sino antes, de la reunión.

Su primer función debe ser Generar un clima de confiabilidad.

Verifique si los asistentes se conocen, tipo de conocimiento. En esta faz de la reunión se pondrán a prueba todos sus conocimientos de dinámica de grupos. 

Escoja una forma original de presentarse para cada uno, consulte sobre las expectativas individuales en relación a la reunión.

Defina el encuadre, los propósitos y la duración de la reunión. Consulte sobre propuestas de eventuales cambios por sugerencias.

Su propio estado, si se siente relajado, cómodo, etc, como la lectura de la postura física de los asistentes serán indicadores que le permitirán definir el grado de Confiabilidad alcanzado.

Para iniciar tematicamente la reunión, recuerde, y deje por escrito o proyectado en transparencias o algún recurso audiovisual el propósito principal y los propósitos secundarios de la reunión, y que se espera de la reunión y de la producción del grupo.

Tendrá la posibilidad de verificar si para el grupo los propósitos de la reunión son claros, aceptados y posibles.

Los métodos de trabajo fueron también planificados por lo que el devenir de la reunión indicará si estos deben ser modificados. Según su estilo personal de conducción dará mayor o menor participación al grupo en relación a los métodos. 

Tenga presente que la delegación o la consulta no debilitan sino fortalecen su función.

Una función importante en las reuniones es la del denominado Secretario que debe ser ejercida rotativamente. El secretario es el portador de la síntesis, es quien lleva el registro de los acontecimientos más significativos de la reunión, los aspectos debatidos y las conclusiones a las que el grupo arribó.

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Autor y licencia de 'Conducir una reunión'

Artículo de Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm