1. 1 Llevar a cabo una buena reunión
2. 2 Antes de empezar
3. 3 Preparación de la reunión
4. 4 Apertura. Etapa de inicio
5. 5 Desarrollo. Instancia de Analisis y Debate
6. 6 Cierre. Instancia de analisis y conclusiones
7. 7 Cuestionario de evaluación de una reunión

1 - Llevar a cabo una buena reunión

Artículo creado por Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm

19 de Junio de 2006

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Con la cercanía del siglo XXI se presentan nuevos desafíos para los distintos responsables en las organizaciones. Uno de ellos consiste en el aprovechamiento de su tiempo. Buena parte de él lo consume en reuniones que muchas veces percibe como improductivas. Es frecuente escuchar, en este sentido: "...hoy estuve todo el día en reuniones, no pude trabajar..."La comunicación eficaz, la organización del tiempo y la relación con sus pares, sus superiores y sus supervisados, son algunos de los interrogantes que vuelven a plantearse a los ejecutivos, aunque teñidos ahora por las connotaciones económicas y por los avances tecnológicos que revolucionan las comunicaciones.

¿Cómo progresar en las reuniones en un contexto cada vez más exigente y a la vez menos previsible y más complejo? Deben tenerse presentes las características de la cultura de la organización, aquellas modalidades que suelen caracterizarla en su operatoria interna o sus contactos con el "exterior". Todo cambio en la modalidad cultural requiere un proceso de aprendizaje, consenso y ajuste que no es inmediato. En esa misma línea de pensamiento, percibir las diferencias de estilos personales es determinante para una buena gestión gerencial. 

Toda reunión será un acontecimiento único y diferente. Un momento de producción, resolución y aprendizaje. Las reglas de juego que se estipulen para las reuniones no son un fin en sí mismo sino que por ser un dispositivo diseñado para alcanzar los resultados previstos debe ser flexible. Los medios utilizados (reglas de juego) o técnicas no son fijos y la habilidad de los miembros del equipo consiste en no "encerrarse" en las reglas sino concentrarse en los propósitos de la reunión. De la misma forma se debe tener en cuenta que la participación resulta un factor esencial para el progreso de las reuniones y que las condiciones que facilitan la participación son alternativamente el número de asistentes, el grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales, el clima grupal y su nivel de entusiasmo y cooperación y la calidad y estilo personal del que conduce la reunión.Se hace necesario revisar algunas reglas básicas que pueden ayudar técnicamente a desarrollar una reunión eficazmente.

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Autor y licencia de 'Conducir una reunión'

Artículo de Héctor N. Fainstein. Extraido de: http://www.gestiopolis.com/canales5/rrhh/hfainstein/h35.htm