Conducir una reunión - Preparación de la reunión

Cuando se organiza una reunión se requiere prestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculados con la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.

El primer paso consiste en definir los Propósitos de la reunión, clasificándolos por orden de prioridad, redactándolos para otorgarles mayor nivel de precisión y transparencia. Si fuera posible precisarlos total o parcialmente en forma numérica, ayudarán a organizar mejor la agenda. En tal sentido, el propósito principal se convertirá así en el Título de la reunión.

El segundo paso consiste en la Selección de los Asistentes. Las condiciones que se requieren para esto son:

Tener en cuenta para cada asistente si su participación puede ser un aporte sustantivo para el propósito de la reunión. Es así que puede considerarse su conocimiento y experiencia en el tema, su liderazgo en el grupo, o su ascendiente individual en la organización.

Observe que un participante inútil (mal elegido) suele producir un efecto perjudicial a la producción del grupo. A la vez produce efectos en su imagen como gerente o administrador en la medida que el personal advierte "errores" de gestión.

De la misma forma, debe tenerse en cuenta el valor económico de lahora tiempo (o cualquier otro parámetro económico) que permita filtrar aquellos integrantes cuya relación prevista beneficio-costo sea onerosa para la empresa.

Un punto adicional para referirnos a las personas de dificil agrupabilidad o que tienen incompatibilidades significativas entre sí. Se juega su rol de conductor de reuniones en esta situación. 

Su seguridad y su estilo personal serán los únicos factores que le permitan decidir en cada caso sobre la pertinencia o no de incluirlos. 

Trate de manejar su omnipotencia o su sensación de impotencia por experiencias pasadas. Tenga presente que cada oportunidad es única en sí misma.

El tercer paso consiste en Planificar el desarrollo de la reunión, comunmente denominado orden del día de la misma, teniendo en cuenta para ello los Temas a abordar, los tiempos asignados y las personas que exponderán sobre los mismos. Tiempos para debate y toma de decisiones. Recuerde que se planifica como guía y organizador y no como límite estricto. El devenir de la reunión y su modalidad de conducirla serán los que aportarán para una mayor eficacia. El cumplimiento del tiempo total de la reunión es en este capítulo un hito a tener en cuenta.

En la Planificación de la reunión debe prepararse una forma de motivar a los asistentes, de interesarlos en participar en la misma. Su carisma, el tema, la decisión a tomar, el ser tenido en cuenta como asistente, los beneficios a alcanzar (para la organización, el equipo o la persona), y la forma de ser convocado: 

Llamadas telefónicas (personales, a través de una secretaria, o ambas), fax, E-mail, etc, son solo algunas de las formas de convocar.

Tenga presente que la forma personal es una de las formas más convincentes para hacerle ver al otro que Ud lo tiene en cuenta. 

En la convocatoria escrita informe los Propósitos de la reunión, los asistentes, su carácter de conductor, lugar, fecha, horario y duración, los intervalos previstos (tentativos) y el detalle de documentación informativa previa que le adjunta y solicitud de lectura, análisis y preparación de información y posición tomada, si fuera necesario.

El cuarto paso se refiere a la organización material de la reunión. 
Como se expresó, el lugar de reunión debe facilitarle a Ud y los asistentes un espacio confiable, cómodo y luminoso, con el mayor nivel de privacidad posible, en función de cada una de las personas que participará. Si las personas vienen de distintos lugares físicos deberá evaluar cual es el mejor territorio para realizarlo, si el suyo, el de otro asistente o si conviene realizarla en un lugar externo, que puede estar más cerca o más lejos de su propia oficina. 

Recuerde que no es lo mismo jugar de local que de visitante.

Otro factor importante es anticipar la documentación necesaria, complementaria de la distribuida previamente, las últimas informaciones llegadas o procesadas, para cada uno de los asistentes, en forma de carpeta, y/o preparando filminas (transparencias) alusivas.

Si va a utilizar proyector de transparencias, grabador, videograbador, etc, verifique su estado y su posibilidad de utilización.