Control de la Variación - Preocupados por la Fluctuación

Es frecuente escuchar en todo tipo de organizaciones, la preocupación por la fluctuación de los ingresos, las ventas, fluctuación en los tiempos de entrega de las mercaderías, variación en las horas de llegada del personal, variaciones en los presupuestos financieros, variaciones en el tiempo de atención en una ventanilla de un banco, en una biblioteca o en una institución de servicio. etc.

Igualmente hay preocupación de porqué se tienen problemas en el peso de los productos, en el llenado de envases, en la dureza o viscosidad de los productos, lo mismo que en las dimensiones. Un profesor se preocupa porque existe variación en las notas que sacan los estudiantes.

Hay una permanente exigencia a que todos los vendedores alcancen las metas o los estudiantes las notas mínimas. Se espera que los presupuestos sean lo más exactos posible. Hoy día la administración basada en datos se ha puesto de moda. El Balanced Scorecard recomienda indicadores, metas, resultados, mejoramiento continuo, evaluación del desempeño. ISO en su cláusula de análisis de datos plantea que la organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Por otra parte en uno de los artículos sobre el cual se han recibido más comentarios y solicitudes fue el de "Gestión por Indicadores", luego de establecer indicadores, ¿que ocurre?, Se contará con muchos datos, pero poca información.

Si las metas que se fijan para los indicadores no consideran la variación de los procesos, serán de poca ayuda, más bien empezarán las frustraciones.

En todos los procesos encontramos variación, y eso molesta; a pesar de que la variación está implícita en absolutamente todo lo que se hace y lo que nos rodea, difícilmente se puede evitar. Ni dos cabellos de la misma cabeza son exactamente iguales, ni los dos ojos de una misma persona, mucho menos dos personas aunque sean gemelos idénticos.

Porqué si el enemigo de todos los procesos es la variación, ya sea en el área de Ventas, Producción, Contabilidad, Operaciones, Finanzas, Educación, etc. y etc., en las empresas no se escucha que se haga algo por controlarla. Se implementan sistemas de calidad para lograr la repetitibilidad de los procesos, productos y servicios, se habla de mejora continua, pero en ninguna de ellas se habla del control de la variación.

Hay una máxima, "el enemigo de todo proceso es la variación". Un administrador exitoso es aquel que logra controlarla. La teoría de la variabilidad es una de las cuatro que el Dr. Deming propuso a los japoneses dentro de su filosofía del

Conocimiento Profundo, otra teoría que complementa la anterior es la "teoría de la causalidad", en donde plantea que todo efecto tiene una causa, todo defecto también. El control de la variación, solo puede darse en sus causas, principalmente en el control de su causa raíz.

La problemática encontrada es que se acepta que hay problemas con la variación, pero no hay interés en estudiar el porqué se produce y ni cómo medir esa variabilidad.

Es muy probable que se hayan tomado al menos un curso de estadística descriptiva y otro de estadística inferencial. ¿Cuánto de lo que ahí se aprendió, se utiliza?. ¿Cuánto se utiliza la fórmula de la desviación estándar?. ¿Cuánto se recuerda?, ¿Cuántos pueden calcularla?, ¿Qué interpretación se le da a sus resultados?