El arte de hacer reuniones - Preparación de la reunión

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales:

Podemos dividir la preparación en 5 pasos:
1- Definición de los objetivos: fijar los objetivos de la reunión. Tipos de objetivos.
- Los que se han de lograr.
- Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.
Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2-La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.
3-Planificar el desarrollo de la reunión: viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.
4- Organización del material de la reunión: tenemos que tener en cuenta:

· los documentos
· preparar la sala
· Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos...
· hacer un recordatorio de la convocatoria
· Asegurarse que asistirán.