El Localizador de Información de Salud - Una herramienta para gerenciar los recursos de información en Cuba

Descriptores: RECURSOS DE INFORMACIÓN/utilización; GERENCIA DE INFORMACIÓN; ORGANIZACIONES/eficiencia; ORGANIZACIONES/efectividad; PROYECTOS; INFOMED; CUBA.

La información es la base de la innovación y del desarrollo de nuevos productos, del posesionamiento efectivo de la organización en el mercado, así como de la planificación a largo plazo en cualquier institución, además, de un elemento decisivo en el cumplimiento de los objetivos o metas de la organización. La información ha dejado de ser algo superfluo o débilmente valorado para convertirse en algo vital para perfeccionar las decisiones empresariales, adquirir ventajas competitivas en el mercado, e incluso predecir el futuro de una organización. Su importancia se ha reconocido incluso a nivel estatal. (Guerrero Argaín R. Proceso de identificación de los recursos informativos corporativos en las áreas de servicios de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica [Tesis para optar por el título de Licenciado en Información Científico Técnica y Bibliotecología]. La Habana: Universidad de La Habana, Facultad de Comunicación, Departamento 2 de ICT y B, 1995:1-13).

La gerencia de los recursos de información (GRI) es el resultado de la compresión por parte de amplios sectores de la sociedad de que la información es un factor clave -al igual que las materias primas, la fuerza de trabajo y el capital- para elevar los niveles de efectividad y eficiencia de las actividades de una organización y de la sociedad en general, cuya generación y utilización debe planificarse, organizarse y controlarse. La GRI, por tanto, abarca la planificación, organización, gestión, y el control de la adquisición, procesamiento, almacenamiento, recuperación y diseminación de la información, así como de los recursos humanos, materiales y financieros que soportan su transferencia.1 Los recursos de información de una organización comprenden aquellas fuentes, servicios y sistemas cuya información resulta útil para el cumplimiento de su misión, objetivos y metas (Guerrero Ramos LA, Hernández López MT. Propuesta de conocimientos y habilidades para gerentes de recursos de información [Tesis para optar por el título de Máster en Gestión de la Información]. La Habana: Cátedra UNESCO en Gestión de Información en las Organizaciones, 1996:1-6).

La sigla IRM (Information Resource Management), se ha utilizado extensamente en la literatura internacional para referirse al conjunto de procesos y factores que es necesario considerar para el tratamiento de la información como un recurso o activo corporativo, un paso decisivo en el desempeño económico de la organización.

En Cuba, este tema es relativamente novedoso, tanto en el campo académico como en el empresarial, por lo que las experiencias nacionales en este sentido son escasas. Sin embargo, es oportuno señalar un aspecto esencial, antes de emprender cualquier acción dirigida a la implementación de un enfoque o política de GRI en una organización: la aplicación exitosa de la GRI exige el apoyo de la organización en la que se pretende introducir, así como la realización de cambios organizacionales, y, por tanto, de la mentalidad y formas de trabajo establecidas 1

Desde hace aproximadamente dos años, la Red Telemática de Salud de Cuba (INFOMED), una división del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (CNICM), en atención a la importancia que reviste actualmente la adopción de los enfoques de la GRI, emprendió la identificación de un conjunto de recursos de información dispersos entre las propias unidades de la red, útiles por su alcance al Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas (SNICM), como organización principal. En materia de gerencia, un inventario o levantamiento de los recursos de información accesibles a una organización constituye una práctica común, indispensable e implícita en la noción misma de la GRI. Tal inventario de recursos de información es una lista de recursos potencialmente útiles, categorizados en fuentes, servicios y sistemas, subdivididos en tipos específicos por cada categoría.2

El inventario de recursos de información en salud requiere de un proceso continuo de evaluación y actualización de los elementos que lo integran, así como la identificación, el registro y la descripción de otros nuevos, si se quiere disponer de una herramienta actualizada para localizar información, y facilitar una gerencia y accesibilidad efectiva a los recursos en la red con un máximo de calidad (Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Red Telemática de Salud de Cuba (INFOMED). Proyecto del Localizador de Información de Salud de Cuba. La Habana, INFOMED,1998). Patrocinado por INFOMED.

El inventario de recursos de información es la base del proyecto del Localizador de Información en Salud, uno de los servicios que desarrolla INFOMED con mayor fuerza, con el objetivo de disponer de un conjunto de herramientas útiles para el manejo de bases de datos en ambientes distribuidos y compatibles con las normas ISO.

El presente trabajo tiene como objetivos exponer algunos aspectos generales sobre la GRI y su metodología de trabajo; presentar los antecedentes y aspectos generales del LIS como herramienta útil para la localización, recuperación y acceso a los recursos de información de la red; así como mostrar la importancia de la aplicación de la GRI mediante el LIS en el SNICM.

La gerencia de recursos de información en las organizaciones de información

Las organizaciones que sobrevivirán serán aquéllas que empleen los recursos de información como instrumentos para el ahorro de la fuerza de trabajo y la reducción de los costos. Solo competirán, de forma efectiva y exitosa, las que utilicen dichos recursos de manera estratégica para elaborar mejores productos, diseminarlos y acceder a ellos de forma creativa. (Perdomo González JT. La identificación de los recursos de información en las áreas de proceso de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica [Tesis para optar por el título de Licenciado en Información Científico Técnica y Bibliotecología]. La Habana: Universidad de La Habana, Facultad de Comunicación, Departamento de ICT y B, 1995:5-28).

Para la realización eficiente de una actividad productiva o toma de decisiones en cualquier esfera de la vida, es necesario una administración correcta de los recursos de información. Bajo la perspectiva de la GRI se establece una relación entre esta categoría de recursos y el logro de las metas y objetivos de una organización. En el contexto de la gerencia de información, la GRI es un proceso de interés corporativo que permite vincular totalmente la información con el beneficio de la organización mediante la explotación, desarrollo y perfeccionamiento de los recursos de información. (Perdomo González JT. La identificación de los recursos de información en las áreas de proceso de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica [Tesis para optar por el título de Licenciado en Información Científico Técnica y Bibliote-cología]. La Habana: Universidad de La Habana, Facultad de Comunicación, Departamento de ICT y B, 1995:5-28).

Las computadoras personales, así como sus recursos de información, se identifican, tratan y gerencian en la práctica de la GRI como un todo. De esta forma, constituyen un recurso de vital importancia para la organización.

Como se expresó anteriormente, la GRI debe dirigirla y apoyarla la máxima dirección y los más altos niveles de gerencia ejecutiva de la organización. (Guerrero Ramos LA, Hernández López MT. Propuesta de conocimientos y habilidades para gerentes de recursos de información [Tesis para optar por el título de Máster en Gestión de la Información]. La Habana: Cátedra UNESCO en Gestión de Información en las Organizaciones, 1996:1-6).

Sin lugar a dudas, la comprensión y el desarrollo de esta disciplina resultan vitales para adquirir una visión estratégica del impacto de los recursos de información, e incluso de la tecnología asociada con el desempeño inteligente de las organizaciones. La GRI concede a la información la distinción de recurso clave en la organización; dicho enfoque eleva la posición del profesional que asume la GRI dentro de la organización.3

Los especialistas en GRI, entre otras habilidades, deberán ser capaces de planificar estratégicamente la adquisición y utilización de los recursos de información en estrecha relación con la misión y objetivos de la empresa, así como de evaluar la calidad de los recursos y su impacto en el desarrollo de la organización, con la finalidad de lograr un mejor aprovechamiento de la base informacional de la institución (Guerrero Ramos LA, Hernández López MT. Propuesta de conocimientos y habilidades para gerentes de recursos de información [Tesis para optar por el título de Máster en Gestión de la Información]. La Habana: Cátedra UNESCO en Gestión de Información en las Organizaciones, 1996:1-6).

Algunos de los objetivos principales de la GRI son: (Guerrero Ramos LA, Hernández López MT. Propuesta de conocimientos y habilidades para gerentes de recursos de información [Tesis para optar por el título de Máster en Gestión de la Información]. La Habana: Cátedra UNESCO en Gestión de Información en las Organizaciones, 1996:1-6).1,3,4

1. Tratar la información como un activo corporativo que requiere una utilización adecuada para que proporcione un mejor posicionamiento estratégico de la organización.
2. Lograr una correspondencia entre la planificación de la información y la planificación estratégica de la organización.
3. Extender las responsabilidades por la gerencia de los recursos de información a todos los niveles de dirección y a todas las áreas funcionales de la organización.
4. Crear y mantener una visión global de los recursos corporativos.
5. Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su accesibilidad.
6. Manejar eficientemente los recursos de información, mejorar las inversiones sucesivas en los mismos, así como incrementar su valor y aprovechamiento en la organización.
7. Evaluar periódicamente la calidad e impacto de la información para perfeccionar la gestión y el desarrollo de la organización.
8. Garantizar la calidad de los productos de información de la organización y asegurar su diseminación efectiva.