La catalogación descriptiva en la Biblioteca Médica Nacional - Elección del encabezamiento

La primera operación estipulada consiste en corroborar si se produce, por primera vez, el ingreso del documento objeto del procesamiento. Para lograr uniformidad en todo el proceso, es decir, que los mismos autores aparezcan de igual forma siempre; en esta entidad, el catálogo automatizado (LIFMED) incluye los elementos de datos necesarios (encabezamiento de autor principal o el título según el caso), por ello es preciso determinar si estos datos coinciden en el documento procesado con alguno de los registros existentes en este catálogo.

Para confirmar tal correspondencia, se impone establecer si la identidad del encabezamiento principal, determinado en Admisión y Registro, es adecuada, se utilizan las reglas estipuladas en el Manual de descripción bibliográfica de LILDBI, que se complementa con un anexo, dedicado a los autores individuales y corporativos al final del presente trabajo (anexo 2) y la norma cubana "NC 39?07 l988 SNICT, Descripción bibliográfica de libros y folletos" para los casos de documentos incorporados a la base de datos local. En forma adicional, se utilizan los NLM Current Catalog y la base de datos CATLINE a fin de investigar los casos difíciles y ampliar los criterios técnicos, aunque la decisión se toma según lo convenido en la norma cubana. A partir de la elección del encabezamiento, se decide su forma de representación con ayuda de los documentos y normas antes señaladas. En ocasiones, la complejidad o rareza del caso puede requerir la consulta de las RCA2 o del servicio de catalogación de la Biblioteca Nacional de Cuba "José Martí".

La elección correcta del encabezamiento seleccionado es responsabilidad, sobre todo, del personal de procesos (aunque la máxima responsabilidad es de su especialista principal), pese a que los pasos iniciales en este sentido se dan en la sección de Admisión y Registro.

Si se comprueba que el documento existe, puede tomarse la decisión de procesarlo debido a que es necesario incorporar un nuevo ejemplar por la importancia de la temática, deterioro o mutilación del existente en la BMN. Igualmente, puede tratarse del completamiento de los tomos o volúmenes pertenecientes a un mismo título y bajo esta circunstancia, se procesa basándose en criterios similares sobre la base de los datos (registro del documento) almacenados previamente en la base de datos. Cuando se considera que ese título procesado no debe ingresar en las colecciones del fondo pasivo, se reintegra a la sección de Admisión y Registro con una relación que atestigua esa devolución y se archiva la copia de esa constancia escrita en el área de procesos.

Al verificar que la entrada del documento concuerda con la del registro existente en el catálogo automatizado, se subrayan las tres primeras letras de este encabezamiento en el material para dejar constancia de su entrada de forma oficial.

---

Al documento cuya recepción se produce por primera vez, se le determina la entrada de igual modo que se ha explicado en párrafos anteriores. La forma de entrada se establece de acuerdo con lo establecido en el anexo mencionado y se realizan anotaciones de los datos si fuera preciso para almacenarlos, posteriormente, en el aplicativo vigente (LILDBI).
Luego se examinan sus características físicas y algunas intelectuales a fin de separar los libros, folletos y tesis que han llegado al área de procesos. De acuerdo con el resultado de esta acción, se disponen en los estantes; deben priorizarse los más importantes por su temática o frecuencia de solicitud en la sala de lectura. La ubicación en el estante responde a dicha prioridad: los primeros se ubican de izquierda a derecha en un sentido ascendente en relación con las divisiones del mueble.