La conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba - Anexo II. Guías para determinar las necesidades de conservación

A continuación se ofrecen una serie de formularios que sirven de guía para evaluar el edificio de la biblioteca, así como para conocer las condiciones de almacenamiento del depósito, los estantes y las colecciones (Tomado de: Patkus B. Assessing preservation needs: a self-survey guide. Massachussets: Northeast Document Conservation Center 2003 y de Cunha GM. Métodos de evaluación para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y archivos: Un estudio del RAMP con recomendaciones prácticas. París: UNESCO, 1988.
Las respuestas a estas preguntas facilitan evaluar las necesidades de conservación en las instituciones.

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Edificio

Construcción

1. Materiales empleados en la construcción del edificio (por ejemplo mampostería, madera, mixta, etc.).
   
2. Edad del edificio. ¿Se han realizado adiciones o remozamientos? ¿Ha recibido un buen mantenimiento? ¿Cuándo?
   
3. ¿Se notan globos en la mampostería que puedan indicar problemas de filtración, de humedad?
   
4. ¿En qué condiciones se encuentra el techo?
   

Se notan signos de deterioro -por ejemplo, grietas, torceduras, tejas deterioradas?


5. ¿Qué edad tiene el techo? (La mayoría de los materiales modernos de techado tienen una vida útil estimada de no más de 20 años).
6. ¿Hay signos o evidencias de roedores, insectos o moho?

Temperatura y humedad relativa

1. ¿Se han tomado medidas para mantener constantes la temperatura y la humedad en las áreas donde se guardan las colecciones durante las 24 horas del día y los 365 días del año?
   
2. ¿Existe un programa y un procedimiento para controlar este ambiente sobre una base regular? ¿Qué equipos se utilizan? ¿Se calibran regularmente los equipos?
   
3. ¿Qué equipos se utilizan para controlar la temperatura y la humedad relativa? ¿Si hay aire acondicionado en el edificio, estos equipos incluyen humidificadores y deshumidificadores? ¿Funcionan correctamente?
   
4. Si se emplean equipos para el control climático, ¿cuáles son la temperatura y la humedad relativa fijadas de antemano? ¿Cuáles son los niveles normales?
   
5. Si no se dispone de un control estrecho y eficiente de la temperatura y de la humedad para todo el año, ¿cuáles son las condiciones que prevalecen durante el verano? ¿Y en el invierno?

Contaminación

1. ¿Existe un mecanismo que permita la circulación del aire por todo el edificio? ¿Funciona correctamente la circulación del aire?

Iluminación

1. ¿Se controla la entrada de la luz solar en el edificio para minimizar su intensidad y eliminar la radiación ultravioleta? ¿Se cierran las persianas, cortinas y toldos cuando la luz del sol penetra directamente? ¿Y después del cierre?
   
2. ¿Qué tipo de luz se emplea, artificial o natural?
   

a. Si se emplean luces fluorescentes, ¿se encuentran equipadas para filtrar la luz ultravioleta?
b. ¿Se apagan las luces de las áreas donde se almacenan las colecciones cuando estas no se encuentran en manos del personal o los usuarios?

Plagas

1. ¿Existen antecedentes de insectos, roedores u otras plagas en el edificio? De haber plagas, ¿están éstas controladas?
   
2. ¿Se prohíbe ingerir bebidas o alimentos en las áreas donde se encuentran las colecciones?
   
3. Si se consumen alimentos en el edificio (por parte del personal que ocupa las oficinas o durante actividades especiales), ¿hay disponibilidad de cestos con tapas para los desperdicios y sabe el personal cómo utilizarlos?
   
4. ¿Se recoge diariamente la basura en el edificio? ¿Se hace esto después de actividades festivas que incluyen la ingestión de alimentos?

Almacenamiento individual y áreas de exhibición

A. Temperatura y humedad relativa

1. ¿Cuál es la temperatura y la humedad relativa normales de cada espacio?
   
2. ¿Cómo se monitorean estos?
   
3. ¿Sirven los equipos para el control del clima a todas las áreas donde se almacenan las colecciones?
   
4. ¿Hay algún área que esté anormalmente fría o caliente, húmeda o seca? ¿Por qué?

B. Contaminación

1. ¿Cómo se controlan el polvo y otros contaminantes? ¿Hay una cantidad significativa de polvo en las colecciones o en el mobiliario? ¿Se encuentran los bordes de las páginas significativamente más decoloradas o quebradizas que la zona del centro? (Esto sugiere un alto nivel de contaminantes).
   
2. ¿Existe algún programa de limpieza bien planificado y supervisado? ¿Qué incluye? ¿Quién realiza el trabajo? ¿Quién lo supervisa y mantiene la calidad?
   
3. ¿Cómo se encuentran los espacios de almacenamiento - limpios, polvorientos, sucios, atestados?

C. Iluminación

1. ¿Qué tipo de iluminación artificial se emplea? Si fuera fluorescente, ¿se filtra la radiación ultravioleta?
   
2. ¿Qué cantidad de ventanas existen, cuál es su tipo y tamaño? ¿Hacia dónde se abren? ¿Se toman medidas para filtrar la radiación ultravioleta? ¿Se reduce la intensidad de la luz? ¿Se tratan de eliminar los rayos directos del sol?
   
3. ¿Existen evidencias de que la iluminación ha provocado deterioro en las colecciones (decoloración, amarillez del papel, encuadernaciones decoloradas)?

D. Insectos, roedores, humedad

1. ¿Algunos de estos agentes se ha detectado en las colecciones?
   
2. ¿Existen evidencias de deterioro provocado por las plagas (excrementos, papel destruido, manchas o afectaciones, tanto en la encuadernación como en el papel)?
   
3. Si existen antecedentes de humedad en este espacio, ¿se han tomado medidas correctivas para arreglar los salideros o las condiciones climáticas responsables?
   
4. ¿Son adecuados los procedimientos de limpieza para controlar la amenaza de las plagas?

E. Fuentes de agua

1. ¿Dónde se encuentran las tuberías de vapor y de agua en relación con las colecciones?
   
2. ¿Existen evidencias de salideros en los techos o las paredes? ¿Existen signos de deterioros previos provocados por la humedad (manchas, eflorescencia, deterioro en el yeso, humedad)?
   
3. Si existe peligro de salideros de agua, ¿existe un sistema de alarma disponible?
   
4. ¿Se encuentran todas las colecciones de este espacio por lo menos 4" por encima del nivel del piso?

F. Seguridad

1. ¿Se permite el acceso de los investigadores a áreas de almacenamiento no vigiladas?
   
2. ¿Existe una lista de las personas que poseen llaves de la puerta de entrada a la biblioteca y de las oficinas?

G. Protección contra incendios

1. ¿Resulta apropiado el alambrado para el equipamiento que se utiliza? ¿Existen antecedentes de fusibles quemados o fallas eléctricas en los locales?
   
2. ¿Está el local equipado con detectores de humo o de calor? ¿Existen extintores contra incendios a la mano? ¿Existen dispositivos automáticos de extinción de incendios?

H. Mobiliario

1. ¿Qué tipo de estantes y otros tipos de mobiliarios de almacenamiento (archivos de planos, estantería compacta, estantería no empotrada, armarios-archivos, armarios para microfilmes) se utilizan?
   
2. ¿Existe una cantidad suficiente de mobiliario para almacenar holgada y ordenadamente las colecciones?
   
3. ¿Son los estantes y los archivos lo suficientemente grandes como para contener los objetos completamente?
   
4. ¿Existe una buena circulación de aire alrededor de las colecciones?
   
5. ¿Se encuentran las colecciones importantes almacenadas en estantes de madera, o en cajas de madera cerradas o armarios de exhibición?

Evaluación de las necesidades y condiciones de las colecciones.

A. Evaluación de las prioridades


Las siguientes preguntas pueden ayudar a la institución a valorar sus prioridades:

1. ¿Qué incluye la colección? Para cada objeto, valore y aplique la medida que resulte más conveniente (los conteos exactos no son necesarios).
   
2. ¿Cuáles áreas considera la institución como las más importantes para las colecciones? Las prioridades se pueden conceder a aquellas que se utilizan más frecuentemente para las actividades normales; aquellas que contienen materiales de valor a largo plazo, o a aquellas áreas que contienen materiales raros, únicos o valiosos.
   
3. ¿Existen otras consideraciones especiales que deban aplicarse para valorar la importancia relativa de los materiales? ¿Cuáles?
   
4. ¿Qué es lo que considera la institución como su principal problema de conservación?
   
5. ¿Qué medidas se han tomado para alargar la vida de las colecciones en papel? Incluya los esfuerzos realizados para la adquisición de suministros y materiales de almacenamiento, el mejoramiento de las condiciones ambientales, el tratamiento de conservación o la microfilmación, la digitalización, etcétera.

B. Evaluación de las condiciones generales de las colecciones

1. ¿Existen evidencias de desgaste o roturas, suciedad en el piso o en las superficies, manchas de humedad?
   
2. ¿Existen evidencias de deterioro ácido (amarillamiento, oscurecimiento, carácter frágil y quebradizo de los materiales, deterioro de la tinta)? Si las hubiera, ¿en qué medida?
   
3. ¿Existen evidencias de deterioro fotoquímico (decoloración o carácter quebradizo de los materiales)? ¿Cuáles?
   
4. ¿Se percibe un deterioro en la encuadernación (tapas desprendidas, articulaciones sueltas o rotas, deterioros en el cosido u otras estructuras de unión, pegamento deteriorado)? ¿De qué tipo?
   
5. ¿Muestran deterioro las cubiertas -por ejemplo, podredumbre roja, bisagras desarticuladas, lomos desprendidos, bordes o esquinas erosionadas, piezas faltantes, desgarraduras? ¿De qué tipo?
   
6. ¿Existen evidencias de deterioro provocado por la humedad, los roedores o los insectos? ¿De qué tipo?
   
7. ¿Se notan muestras de mala manipulación o vandalismo -por ejemplo, encuadernaciones maltratadas, páginas rotas o faltantes, hojas dobladas o escritas a mano? ¿De qué tipo?
   
8. ¿Se nota otro tipo de deterioro?
   
9. ¿Existen objetos o áreas de las colecciones que pudieran resultar severamente dañadas por la manipulación? ¿Debe restringirse el acceso del público a dichos objetos o áreas, o se deben cambiar de formato para permitir su uso a los investigadores?

C. Prácticas de almacenamiento y manipulación: libros

Procedimientos para la colocación en estantes

Procedimientos de manipulación

Limpieza

Etiquetas

Y se debe considerar:

1. ¿Se les enseña a los usuarios y miembros del personal las técnicas apropiadas de manipulación?
   
2. ¿Se emplean sistemáticamente los sujetalibros y se mantienen los libros parados en los anaqueles?
   
3. ¿Se almacenan los libros en posición vertical, horizontal o sobre el lomo?
   
4. ¿Se mantienen almacenados los libros de valor ordenados por tamaño? Si la colección contiene libros de gran tamaño, ¿se guardan ellos en posición horizontal formando pilas de no más de 2 ó 3 volúmenes? ¿Hay libros que sobresalen más allá del estante que los contiene?
   
5. ¿Se ha implementado algún programa para los libros deteriorados?
   
6. ¿Contienen los libros recortes de periódicos, marcadores de lugar u otros tipos de materiales insertados que son potencialmente peligrosos porque pueden provocar un deterioro de ellos?
   
7. ¿Se mantienen unidas las encuadernaciones deterioradas con bandas elásticas u otras técnicas potencialmente peligrosas?
   
8. ¿Se emplean normalmente exlibris, bolsillos de papel, marcas, identificadores o controles de circulación? ¿En qué tipo de categorías de la colección de libros? ¿Son estables las etiquetas?

Protección de las colecciones contra pérdidas repentinas

Agua

1. ¿Dónde se encuentran los baños, la cocina y otros sistemas de plomería y dónde se encuentran las colecciones en relación con ellos?
   
2. ¿Qué equipos para el control climático se emplean? Los acondicionadores de aire, y los controladores de humedad constituyen fuentes de humedad. ¿Dónde se encuentran estos equipos y las tuberías conectadas a ellos en relación con las colecciones?
   
3. ¿ Qué edad tiene el equipo de control climático? ¿Se mantiene bien? ¿Se revisan las tuberías para detectar signos de corrosión u otros tipos de deterioros? ¿Hay antecedentes de problemas de plomería o salideros?
   
4. ¿Se encuentran todas las colecciones separadas del piso por lo menos unas 4" en todas las áreas?

Robos

1. ¿Existe alarma contra intrusos? ¿Se encuentra la misma conectada las 24 horas a un monitor?
   
2. ¿Cómo se controla el acceso a las colecciones y al edificio?
   
3. ¿Cómo se controla el empleo y la distribución de las llaves?
   
4. ¿Dónde están localizadas las colecciones valiosas? ¿Quién tiene acceso a esa área durante horas laborables?
   
5. ¿Se les pide a los investigadores que se identifiquen? ¿Existe un registro escrito de los visitantes y del uso de los materiales?
   
6. ¿Se mantienen los usuarios vigilados por el personal de la biblioteca en todo momento? ¿Se encuentran las mesas y los buroes colocados en forma tal que proporcionen una vigilancia adecuada por parte del personal? ¿Se dejan solos los investigadores cuando utilizan materiales valiosos?
   
7. ¿Existe un área para la devolución de los libros?

Incendios

1. ¿Existe un sistema automático extintor de incendios?
   
2. ¿Ha evaluado el propio personal o un personal especializado el cableado, las prácticas de almacenamiento y otros factores dentro del edificio de acuerdo con las normas de seguridad contra incendios?
   
3. ¿Existen extintores portátiles disponibles? ¿Dónde? ¿De qué tipo? ¿Está el personal entrenado para su uso?
   
4. ¿Existe un plan de evacuación? ¿Se efectúan simulacros contra incendios?
   
5. ¿Se ha inspeccionado la institución, el edificio, los extintores, los detectores y los sistemas supresores durante el último año?

Desastres

1. ¿Tiene la institución un plan escrito contra los desastres? ¿Se ha actualizado durante el año anterior?
   
2. ¿Cuáles son los antecedentes de desastres naturales (inundaciones, huracanes, incendios, terremotos) o provocados por el hombre (fallos en la fuentes de alimentación de agua, salideros de gas) en las cercanías de la institución?
   
3. ¿Se encuentran los suministros básicos para las situaciones de emergencia (hojas de polietileno, esponjas, papel sanitario) a mano y listos para su uso?
   
4. ¿Se mantienen duplicados los listados de las existencias en la biblioteca o los registros informatizados correspondientes en lugares externos?
   
5. ¿Ha identificado el personal las prioridades de salvamento para las colecciones en caso de desastre? ¿Conoce el Departamento de Incendios dichas prioridades?

Formularios
Formulario A
Edificio
Fecha
Arquitectura

Materiales predominantes en la construcción
Estado exterior
Techo

Control climático

Aire acondicionado
Control de la humedad

Seguridad del edificio

Alarma contra intrusos
Puertas
Ventanas
Control de llaves

Seguridad contra incendios
Alarma contra incendios
Extintores portátiles


Formulario B

Condiciones de almacenamiento y de las áreas de exhibición

Ubicación

Local

Largo
Ancho
Alto

Temperatura en ºC
Humedad relativa %
Contaminantes
Limpieza


Contenido del local

Características

Iluminación

Natural
Artificial
Control UV

Sistema de aire acondicionado
Control de la humedad

Seguridad general

Robo y vandalismo

Peligro de incendios

Por electricidad
Otros

Riesgos hídricos

Plomería
Goteras
Otros

Evidencia de

Humedad extrema
Temperatura extrema
Salideros
Insectos
Roedores
Moho
Deterioro por iluminación


Formulario C

Estado de las colecciones

Nombre de la colección

Tipo de material
Características de archivo

Estado de la colección

a) Aspecto


Uso y desgaste
Suciedad profunda y superficial
Manchas


b) Daños por acidificación
PH del papel
Decoloración
Fragilidad


c) Daños por fungosidad


Esporas de moho
Manchas de humedad


d) Daños ocasionado por insectos
e) Daños ocasionado por roedores
f) Daños por infiltraciones
g) Daños ocasionados por luz


Condiciones de almacenamiento

Estante

Madera
Metal

Entorno

Temperatura inadecuada
Humedad inadecuada
Excesiva exposición a la luz
Actividad biológica
Excesiva contaminación o exposición al polvo

Marque con un círculo

Luz artificial o natural
Insectos Roedores Moho
Limpieza buena mala

Estado

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Superficie sucia

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Manchas

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Decoloración

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Encuadernación defectuosa

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Otros