La opción debe ser en un estante o área de exhibición y puede hacerse de acuerdo con ciertos criterios. Para obtener buenas mediciones, el aparato debe colocarse:
~- Cerca de las colecciones que se van a estudiar.
~- De manera accesible para la toma de lecturas.
~- Lejos del público.
~- Lejos de cualquier microclima indeseable (entrada de aire por ejemplo).
~- En una zona climática típica.
~- A resguardo de contaminantes y polvo.
== Luz
==
La luz es otro de los factores externos que afectan a los documentos, por lo que sus niveles se deben mantener tan bajos como sea posible en salas de almacenamiento, lectura y exhibición. El efecto de la luz es acumulativo. Por esta razón, el número de horas de exposición a la luz por año de un material específico se debe controlar cuidadosamente. Una exposición prolongada a bajos niveles puede ser tan nociva como una exposición corta a elevados niveles.
La exposición a la luz natural se debe evitar, debido a su intensidad y al alto contenido de rayos ultravioletas (UV). Las ventanas se deben cubrir con filtros UV y se tomarán previsiones para aplicar persianas o cortinas que reduzcan niveles de luz y calor.
Los niveles de iluminación no deben exceder a los 55 lux (5 bujías pies) Para obras menos sensibles, se permite un máximo de 165 lux (15 bujías pies). El total del daño es una función tanto de la duración como de la exposición de los documentos a la luz (natural o artificial).
== Instrumentos que se utilizan para medir la luz
==
~1) Luxómetro: mide el nivel de luz visible. El medidor debe colocarse en el punto donde se desea realizar la medición (cerca de la superficie de un objeto en exhibición, por ejemplo). El medidor debe encarar la fuente de luz en la misma disposición en que lo hace el objeto, de modo de obtener una lectura precisa.
~1) Cámara reflex de 35 mm de una sola lente, con luxómetro incorporado. Permite medir el nivel aproximado de lux.
Los instrumentos referidos sólo miden la luminosidad; se deberá usar un medidor para medir la fracción del componente UV de la luz. ¡Los efectos de la luz son acumulativos e irreversibles! 4,5,6,7
=== Manipulación
===
Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento producen rápidamente daños evitables a las colecciones. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce pronto a daños serios e irreparables. Los libros se deben tratar con delicadeza. Es inevitable cierto deterioro en los libros por el uso: las tensiones que se producen con cada abrir y cerrar aflojan las costuras y los adhesivos, además de causar abrasión en los hilos, papeles y cueros que constituyen su cuerpo y sus tapas. Pero el usuario es el responsable de que este proceso sea más o menos acelerado. El lector puede provocar daños o evitarlos, en dependencia del cuidado con que manipule el libro durante su lectura.
Las bibliotecas crecen y muchas veces falta el espacio para los nuevos libros. Si éstos son forzados a entrar en las estanterías, se les comprime. Cada vez que se saque alguno del estante, varios sufrirán algún tipo de deterioro.
Los documentos no deben retirarse del estante por el lomo, porque ello provoca que la encuadernación se desprenda. Los documentos que se encuentran a ambos lados del volumen deseado se deben empujar para retirar suavemente este último, tomándolo por ambos lados con el pulgar y los demás dedos. Al sacar el documento objeto de interés, se deben reajustar los restantes y colocar soporte en caso necesario. Al situarlo de nuevo, se procederá a aflojar el soporte y reinsertarlo con cuidado. Una vez concluida esta acción, se reajustarán los soportes. Al extraer del estante un documento de gran formato, almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima se deben transferir a un tramo vacío o a un carrito para libros. Los documentos no se deben trasladar o cargar en pilas demasiado altas, para reducir al mínimo las posibilidades de que se caigan.
En caso de utilizar carritos para libros, estos deben ser fáciles de maniobrar, los libros pequeños estructuralmente fuertes deben colocarse en posición vertical.4,5
== Polvo
==
Los documentos deben mantenerse limpios. Así se prolonga significativamente su vida útil. La limpieza debe hacerse regularmente, con una frecuencia determinada, según la rapidez con que el polvo y la suciedad se acumulen en los depósitos de los documentos. El aparentemente inofensivo polvo que se acumula sobre las encuadernaciones, es un enemigo formidable para los libros y los lectores, contiene esporas de hongos, microorganismos, residuos de productos químicos, partículas metálicas y grasas. Todos estos elementos son agentes potenciales de destrucción acelerada para el papel. El polvo es difícil de erradicar cuando se instala entre las hojas de un libro. Además de abrasión, causará manchas al papel de origen biológico o químico. Para evitar sus efectos, es necesario realizar una limpieza periódica de las habitaciones, de las estanterías y de los propios libros.
== Limpieza de los depósitos
==
La limpieza del depósito la puede realizar un personal no especializado, pero con indicación precisa de no tocar los materiales bibliográficos o las estanterías. Es necesario que la persona encargada de la limpieza del depósito conozca que no deben utilizar sustancias volátiles, porque ellas despiden gases que afectan los documentos (aserrín, creolina, luz brillante, etc.). No se deben usar plumeros porque sólo mueven el polvo de lugar, no es recomendable barrer, pues el polvo se levanta y se esparce, por lo que se recomienda limpiar con aspiradora (provista de filtro) o con frazada humedecida y rápidamente secar. Es esencial que se tomen precauciones para evitar que los libros de los estantes más bajos se salpiquen.
Las ventanas se deben limpiar con paño húmedo seguido de otro seco. Las paredes se deben limpiar también con aspiradora. En caso, que estén muy sucias, puede utilizarse un paño húmedo y otro seco. Para la limpieza de los techos, se deben proteger las estanterías cubriéndolas con hojas plásticas, cartulina, cartón, etc. y retirarlas después. La limpieza se debe hacer de forma periódica, según la velocidad con que el polvo se acumula en los espacios. Para el uso de cualquier producto, es necesario consultar al Centro Nacional de Conservación y Restauración. La limpieza de cada sala se realiza con una secuencia lógica: techos, paredes, aberturas, pisos -en primer término los que están más arriba, porque siempre caerá el polvo.
Después, se limpian las estanterías -en un orden similar, se comienza por el último tramo o entrepaño, es decir, el más cercano al techo y se sigue hacia abajo hasta terminar. Antes de limpiar cada estante, se deben retirar todos los libros, inspeccionar el estante -para identificar problemas como el óxido, clavos salientes, restos de insectos, rastros de humedad- y luego se limpia cuidadosamente; la acumulación gruesa de polvo, puede requerir el lavado de los estantes, es necesario tener mucho cuidado de evitar derramar el agua en los depósitos. En todo caso, es necesario asegurarse de que los estantes están completamente secos antes de volver a colocar los documentos.
Sólo el personal de la biblioteca debidamente preparado e instruido (personal técnico que labora en el depósito) realizará la limpieza de las colecciones y estanterías para reducir la cantidad de polvo y suciedad que se acumula en los libros y estantes.
Los pisos de los depósitos se deben mantener lo mas limpio posible. Los documentos se deben limpiar con una brocha de cerdas suaves. Cuando se pasa la brocha, el movimiento debe ser en sentido del lomo hacia afuera. Se limpia primero la parte superior del documento (generalmente es la parte más sucia). En caso de que los documentos se limpien con paños, estos se deben cambiar de manera frecuente.
Los paños utilizados para limpiar estantes, nunca se deben usar para los documentos.
Para la limpieza de los depósitos y colecciones se recomienda formar equipos de dos personas. La limpieza de las colecciones se realiza entrepaños por entrepaños de arriba hacia abajo, removiendo los documentos en el orden en que se encuentran. Se deben retirar de la estantería en lotes de cuatro o cinco ejemplares como máximo, y tomarse siempre por el lomo, nunca por el canto. Los elementos extraños como marcadores de páginas, tiras de papel y flores deben removerse para que la acidez no migre a las hojas dañadas. Si se detecta algún documento deteriorado, se debe retirar del estante e incorporarlo a los documentos a restaurar.
=== Agentes biológicos
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Los agentes biológicos (hongos, insectos, roedores, etc.) pueden causar serios y, a veces, irreparables daños a los materiales bibliográficos (y a las instalaciones de las bibliotecas)
Es importante aprender a identificar las causas biológicas que originan la infestación, así como tomar medidas para prevenir y controlar los problemas antes de que lleguen a ser extensos.
Entre las medidas esenciales, se encuentran:
a) En el caso de detectar documentos con hongos, aislar las piezas afectadas de la colección.
b) Contactar un microbiólogo para recibir asesoría sobre la mejor manera de removerlo, según las circunstancias particulares de la situación.
c) Usar guantes y tapabocas para manipular los materiales fungosos.
d) Si se descubre una infestación de roedores, se deberán colocar trampas, pero, además, se aconseja contactar el servicio de un exterminador profesional por razones de seguridad para el personal.
e) Al descubrirse una infestación por insectos, se deben aislar las piezas afectadas, así como las cercanas a ellas del resto de la colección, se debe identificar el insecto, porque ello ayuda a su exterminio y a determinar la fuente de la infestación. A la mayoría de los insectos les atraen los pegamentos, almidones, etc., algunos atacan la celulosa (papel y cartulina) y en muchos casos al pergamino y el cuero. El daño del insecto no se produce sólo al comerse el papel, si no también porque realiza túneles y segrega sustancias corporales que afectan a los documentos.
f) Si se detecta una infección por microorganismos, se requerirán los servicios de un microbiólogo para identificar los organismos, los factores que dieron lugar al brote y para aconsejar las medidas necesarias para combatir y detener el daño.
Es necesario mantener un control integral sobre las plagas, en especial, un seguimiento a las rutas de entrada, las ventanas y puertas, que deben sellarse firmemente; las aberturas alrededor de las tuberías se deben sellar también, así como las grietas en las paredes o en las bases, se debe prestar atención a los respiraderos para mantener fuera los roedores, las plantas no se regarán con demasiada agua y se cuidarán de manera adecuada. Es imprescindible mantener un control sobre el clima, que se recomienda sea fresco y seco. La temperatura y la humedad relativa deberán mostrar siempre valores iguales o menores a 20º C y 50 % respectivamente. Las fuentes de agua deben mantenerse bajo control también, las tuberías en los depósitos de colecciones, los baños, cocinas y equipos de control climático, se deberán inspeccionar rutinariamente para evitar filtraciones de agua. Se inspeccionará periódicamente tanto los techos como los sótanos.
La cantidad de plantas debe ser mínima; se debe procurar no verter demasiada agua en las plantas, el consumo de alimentos debe limitarse sólo a los lugares acondicionados para ello, los desperdicios deberán sacarse del edificio diariamente. En la limpieza es conveniente revisar, por lo menos, una vez al mes la existencia de signos de plagas, observar si las colecciones tienen manchas y signos de picadas, así como limpiar cualquier desperdicio de insecto.
=== Seguridad de las colecciones
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No sólo el robo y el vandalismo afectan las bibliotecas sino también, fenómenos naturales, que pueden llegar a convertirse en desastres, así como otros daños que provocan una deficiente manipulación o la existencia de condiciones ambientales no favorables. La seguridad interna del edificio es importante, tanto durante como después de las horas de trabajo, por lo que se debe mantener un control estricto de las personas responsables, de las llaves del edificio y las llaves de entrada a las áreas donde se guarden materiales especialmente valiosos. Es necesario tener una lista de los que poseen llaves de estos espacios.
El acceso al depósito es limitado. Si algún personal de la biblioteca, necesita trabajar con las colecciones, se deberá anotar, en el libro de registro del personal que no está autorizado a permanecer en el depósito. Los datos más relevantes que debe recoger el libro son: nombre de la persona, día, hora de entrada y de salida.
En las bibliotecas, se recomienda instalar sistemas de detección y alarmas contra intrusos.
Los miembros del personal de la biblioteca deberán ir identificados, llevarán pases de seguridad en todo momento (solapines); además, es necesario llevar un registro control de la asistencia de usuarios, que se debe mantener al día.
Los materiales bibliográficos deberán marcarse de forma que indiquen que son propiedad de la biblioteca. Para mayor seguridad, los usuarios dejarán sus carteras, carpetas, en la recepción. La sala de lectura requiere de un personal supervisor, que se encargue de controlar cuidadosamente la consulta de los materiales, para evitar que los mutilen, roben, marquen, etcétera.
Para consultar los materiales, las solicitudes se realizarán por escrito, mediante el llenado de los datos de la boleta; se recomienda retener una identificación del usuario hasta que termine de consultar los documentos. Es preciso que el personal técnico cuente los documentos y los revise con cuidado, antes y después del préstamo, para detectar evidencias de hurto, vandalismo o mutilación. Es necesario que exista un control de personas, tanto para los trabajadores como para los usuarios que asisten a la biblioteca a la salida de ella, donde se encuentra el custodio de la institución. Por ultimo, se realizarán recuentos anuales para detectar aparentes pérdidas, así como para comprobar que los documentos fueron correctamente colocados.
La seguridad de las colecciones, incluye medidas para combatir los daños por fuego, agua, guerras, fenómenos naturales y robos.
=== Daño por agua
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Pueden surgir por averías en las cañerías principales de conducción del agua o en las alcantarillas, en los conductos del aire acondicionado, por filtración en las paredes, desagües atascados, cristales de las ventanas, etcétera.
Para evitarlos se debe:
- Inspeccionar los desagües con regularidad, reparar o reemplazar cuando sea necesario.
- Limpiar con frecuencia tejados y drenajes.
- No ubicar colecciones bajo tuberías de agua, lavamanos, equipos de aire acondicionado.
- Evitar el almacenamiento en áreas donde el peligro de inundación sea importante.
- Cuando los materiales bibliográficos fueran dañados por agua, el bibliotecario debe, en primer lugar, detener el daño y cuando sea posible repararlo.
=== Daño por fuego
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El fuego es un gran peligro y muchas colecciones valiosas se han dañado gravemente dañadas o fueron totalmente destruidas en el pasado por esta causa. Los daños causados por el fuego pueden ser más serios que los causados por el agua Una protección adecuada contra el fuego, se inicia con el diseño arquitectónico y con la construcción de la biblioteca.
Para ello, se debe:
a) Señalizar las áreas donde se permite fumar. El personal que trabaja en la biblioteca debe revisar dichas áreas, tanto a las horas de apertura como a las horas de cierre. En los lugares en los que se almacenan documentos gráficos no se debe fumar.
b) El depósito y la sala de lectura debe tener extintores de incendio portátil A, B y C.
~- Madera, papel, combustible (tipo A)
~- Gasolina y otros líquidos inflamables (tipo B)
~- Electricidad (tipo C)
~- Todo tipo de incendio común (tipo ABC)
c) Inspeccionar de forma regular el sistema de extinción de incendios (en caso de que exista).
d) Realizar el mantenimiento adecuado de los extintores.
e) Evitar que las salidas de emergencia para el personal de la biblioteca y los usuarios faciliten el acceso no autorizado o el acceso a las colecciones.
f) No utilizar materiales inflamables o que expidan vapores tóxicos o humo en la construcción o en las instalaciones de las bibliotecas, porque ellos puedan perjudicar a los lectores y dañar las colecciones bibliográficas.
g) Instalar sistemas de detección y alarmas, que se deberán mantener y comprobar con regularidad.
h) Eliminar posibles causas de incendio en el interior de la biblioteca; las existentes se deben relacionar y examinar de forma regular -por ejemplo, cables eléctricos, conexiones de luz, productos químicos en talleres e instalaciones de laboratorio, maquinaria de reprografía y fotografía, zonas de cocinas para el personal o para el público, etcétera.
=== Guerra y fenómenos naturales
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El daño a los materiales de las colecciones es a veces inevitable. Sin embargo, anticipar problemas y tomar medidas preventivas pueden aminorar el daño o prevenirlo enteramente. Saber qué hacer cuando ocurre una emergencia y el acopio de fuentes para la recuperación puede atenuar por adelantado los daños.
Estas dos eventualidades implican catástrofes y circunstancias difíciles de prever. Sin embargo, el bibliotecario deberá desarrollar y establecer con claridad planes coyunturales contra estos desastres.
Las bibliotecas situadas en zonas susceptibles de sufrir terremotos necesitarán un programa arquitectónico de reforzamiento de sus edificios y de los posibles daños por fuego y agua.
Los estallidos bélicos pueden provocar la necesidad de planificar el traslado de las colecciones bibliográficas a lugares más seguros.
La recuperación de libros y documentos expuestos a una emergencia producida por el agua puede resultar exitosa y eficaz con relación al costo, si el personal y la administración están bien preparados y reaccionan a tiempo. Las colecciones con base de papel comienzan a experimentar distorsiones físicas inmediatamente después de mojarse. Los libros se hinchan y distorsionan, los papeles se ondulan, las tintas y los pigmentos se corren y los papeles estucados empiezan a pegarse. Todas las organizaciones deben tener sus prioridades, las colecciones valiosas varían de institución a institución, en dependencia de sus objetivos. Sin embargo, las directivas primeras son estabilizar las colecciones y salvar el mayor número de materiales valiosos.4,5,8
=== Manejo de emergencia
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Proporcionar a las colecciones la máxima protección posible frente a las causas comunes de pérdida, constituye un principio básico del mantenimiento preventivo.
Es necesario elaborar un plan por escrito que considere todos los peligros, -salvar las colecciones nunca justifica poner en peligro la vida del personal que labora en la institución o de sus usuarios. Sus copias se distribuirán a todo el personal responsable de la prevención de desastres y de las labores de recuperación en caso de ocurrir estos acontecimientos. Dicho plan debe contener, tanto las medidas preventivas como los procedimientos de rescate y recuperación, la primera prioridad es la seguridad humana, la próxima consideración son los registros y equipos vitales para la operación de la institución, como los registros de archivos inventarios y archivos administrativos. Las colecciones valiosas deben aparecer correctamente identificadas, así como su orden de rescate; si esto no se determina con antelación, se desperdiciará un tiempo valioso en salvar materiales de poco valor o bien, en discutir sobre qué se debe rescatar primero.
El plan para enfrentar situaciones de desastre debe actualizarse periódicamente, porque el personal cambia constantemente (nombre, dirección, teléfono, etc.). Si el plan no se mantiene actualizado, posiblemente no ayude a manejar una situación de desastre en forma efectiva.
