La conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba - Medio ambiente y almacenamiento

Las condiciones ambientales y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la preservación de documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas.4,5


La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área de admisión y registro, es revisarlos, para comprobar su estado físico -buen estado o en estado de contaminación y deterioro.


En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento analítico sintético de la información (PAS), por el personal del área de procesamiento.


Si los documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran.
Los daños pueden producirse por la acción de:


- Humedad

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Insectos

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Hongos

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Roedores

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Microorganismos

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Bacterias

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La incorrecta manipulación

Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depósitos, a largo plazo, ejercen un impacto significativo y perdurable en los materiales bibliográficos. Por lo tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes, alcancen niveles satisfactorios, tanto en los depósitos como en las zonas de lectura. El depósito al que se trasladan los documentos una vez procesados. Para conseguir buenas condiciones de almacenamiento, se recomienda:


a. Almacenar los documentos en estantes de metal.
b. Separarlos del suelo, por lo menos una cuarta. (unos 15 ó 20 centímetros)
c. No colocarlos directamente contra las paredes, sino separadas de ellas por lo menos 7,5 cm. para facilitar el flujo de aire a su alrededor y evitar que se produzcan bolsas de aire húmedo. En general, se debe mantener una buena circulación de aire en los depósitos.
d. No colocar en los estantes ningún objeto de uso personal ajeno a la colección.
e. No almacenar los libros, revistas, tesis de grado u otros de manera horizontal. Se recomienda la posición vertical, no deben quedar inclinados hacia un lado u otro, porque así se deforman las encuadernaciones. La inclinación puede evitarse procurando que los estantes queden llenos, pero sin apretar tanto los documentos que puedan dañarse al ser retirados. Si los estantes no están llenos, puede impedirse la inclinación con el uso de soportes, con superficies lisas y bordes anchos, para evitar que las encuadernaciones se desgasten y que las hojas se rasguen o plieguen.
f. Que los documentos no sobresalgan de los bordes de los estantes hacia los pasillos para evitar que se golpeen o sufran algún otro daño. Para ello, se deben prever estantes con dimensiones especiales, adecuados para el almacenamiento de documentos que presenten grandes formatos. En caso de que los documentos sean demasiado altos, se deben reubicar o los estantes se deben modificar, a fin de que quepan en posición vertical.
g. Si no es posible cumplir el punto (f), será necesario almacenarlos con el lomo hacia abajo, con lo que se evita que las hojas se despeguen de la encuadernación debido al peso (sólo en un máximo de tres volúmenes). Se debe evitar almacenar los libros grandes al lado de los pequeños, porque estos últimos no les ofrecen el soporte adecuado.
h. La colocación en cajas individuales de ciertos documentos, por ejemplo, de frágil encuadernación, colecciones valiosas muy deterioradas, documentos raros u otros similares. Estas cajas se deben construir con cartón o cartulina libre de ácido.

En el caso de los folletos:


a. Almacenar juntos, en una caja o en un estuche protector, los folletos que tengan un tamaño similar.
b. Almacenar individualmente, en estuches protectores o en cajas, los folletos que difieren de tamaño.

En el caso de las fotografías:


a. Que cada ejemplar tenga su propio estuche, para brindarle protección.
b. El almacenamiento horizontal de fotografías en lugar del vertical, porque provee soporte completo y evita el daño mecánico.

Sin embargo, es de considerar el hecho de que el almacenamiento vertical puede facilitar el acceso a la colección y disminuir la necesidad de manipulación.


Las fotografías son extremadamente sensibles a la humedad, a los solventes y a la abrasión. Su limpieza o reparación se debe realizar por un conservador fotográfico o técnico entrenado para garantizar su cuidado y prevenir daños adicionales. Los materiales a color tienen una esperanza de vida más corta que los materiales en blanco y negro.4

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Factores externos

Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los documentos se encuentran:

Temperatura

La temperatura es la medida de una propiedad física que, en sí misma, no puede causar daños directos a los materiales. El daño a los objetos se produce por la exposición a temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en tres categorías diferentes:


a. Temperatura demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en compuestos químicamente inestables.
b. Temperatura baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos.
c. Temperatura que fluctúa: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se delaminen.


La temperatura puede ser un factor determinante en la extensión de la vida útil de los objetos inestables como películas fotográficas o papeles ácidos. Mientras más alta es la temperatura, más rápido es el deterioro de las colecciones, "cuanto más baja la temperatura, más larga es la vida". Cada paso que se dé para mejorar el ambiente beneficiará, a la colección.

Temperaturas recomendadas

- Para los documentos impresos en papel, papiro, pergamino y piel: entre 16º C y 21º C.

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Para los documentos en formato electrónico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre 18º C y 20º C.

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Para los microportadores de información (microfichas): no exceder los 21º C, los negativos maestros se deben almacenar a una temperatura máxima de 18º C.

Humedad

La humedad se clasifica en absoluta y relativa:

• Humedad absoluta: es la cantidad de agua sostenida como vapor en el aire. Se expresa como el peso de agua en un volumen determinado de aire.
  
• Humedad relativa (HR): se define como la cantidad de humedad que el aire sostiene a una temperatura determinada, en comparación con la que podría sostener.
  

A su vez, puede dividirse en cuatro subcategorías:

• Humedad excesiva (superior al 75%): Puede provocar crecimiento de moho.
  
• Humedad superior o inferior a un valor crítico: Ciertos minerales o metales contaminados se deterioran en ambientes por encima o por debajo de un valor de HR crítico.
  
• Por encima de 0%: La velocidad a la que se suceden algunas reacciones químicas se reduce en la medida en que la HR se reduce y se detiene cuando la HR llega a 0%.
  
• Fluctuaciones en HR: Producen hinchazón o dilatación y contracción de los compuestos orgánicos, ello produce rupturas, aplastamiento o delaminación.
  

Aunque una HR incorrecta puede producir grandes daños en objetos vulnerables, en la mayoría de los casos no causa una destrucción completa.

Humedad permisible

• Para los documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%.
  
• Para los documentos en formato electrónico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): de un 30% a un 40%.
  
• Para los microportadores de información (microfichas): por debajo de 50%. No obstante, para las películas de gelatina de plata, el máximo conveniente es de 40%.
  

Se ha comprobado científicamente que cuanto menor sea la temperatura y la humedad relativa de los depósitos, mejor conservará el papel su resistencia física y su apariencia. Al reducir los niveles de temperatura y humedad relativa se frena también el desarrollo de plagas biológicas.


Algunos materiales como la piel y el pergamino, si se almacenan a niveles de temperatura y humedad muy bajos, pueden sufrir una pérdida irreversible de su elasticidad e incluso verse sometidos a cambios de tamaño. Además, es preciso evitar diferencias excesivas entre las condiciones de las zonas de depósito.


Se deben evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes de las condiciones ambientales. Cualquier cambio de las condiciones del ambiente más allá de los niveles de temperatura y humedad aconsejados, debe ser ligero y gradual. Las fluctuaciones de la humedad pueden provocar cambios dimensionales en algunos materiales bibliográficos. Estos cambios pueden producir tensiones, así como provocar grietas o deformidades.


Se debe considerar que las películas y las cintas magnetofónicas requieren temperaturas y nivel de humedad relativa sensiblemente menores y que, por lo tanto, se debe solicitar información técnica adecuada.


Las condiciones ambientales de todas las áreas deben ser vigiladas adecuadamente con equipos fiables.

Instrumentos para medir temperatura y humedad

• Termómetros: proporcionan información precisa sobre la temperatura.
  
• Higrómetros simples de escala graduada.
  
• Sicrómetros de mano o giratorios: tienen la gran ventaja de que son portátiles
  
• Sicrómetros de batería (ventilador de motor): trabajan sobre los mismos principios de un sicrómetro de mano, pero utilizan un ventilador de motor para generar el flujo de aire.
  
• Higrómetro electrónico: es otro instrumento manual que utiliza un censor calibrado para medir la HR a una temperatura conocida.
  
• Medidores de precisión con memoria: son instrumentos de batería combinan censores de temperatura y de HR con un chip de computadora que retiene en una memoria los valores mínimos y máximos hasta que el sistema se lleve manualmente a los valores iniciales.
  
• Higrotermógrafo: es la opción estándar para registrar la temperatura y la HR. Los higrotermógrafos de registro se consiguen con gráficos de 24 horas, 7 días y 1 ó 2 meses. La mayoría se configura para un tipo determinado de gráfico, pero algunos modelos ofrecen una velocidad variable.
• Registradores de datos (dataloggers): son aproximadamente del tamaño de un casete de audio, usan censores electrónicos y un chip de computadora para registrar temperatura y HR a intervalos determinados por el usuario, quien programa el chip con la ayuda de una computadora personal (PC). Luego los datos se transfieren del instrumento al PC por un cable.
  

El control del clima debe ser responsabilidad de una persona específica en la institución. Debe capacitarse a un suplente para que cubra sus ausencias y vacaciones. Un buen programa de vigilancia incluye un plan escrito para recolectar información y dar mantenimiento a los instrumentos. Este debería identificar los espacios que deben observarse, los procedimientos a utilizar y las formas de registrar la información deseada. Los instrumentos se deben colocar por encima del nivel del suelo, lejos de los respiraderos y de los equipos de calefacción, enfriamiento y humidificación, así como de las puertas y las ventanas.


Es de vital importancia recordar que la temperatura y la HR están íntimamente ligadas y que la corrección de un factor puede alterar el equilibrio de otros elementos importantes - por ejemplo, un deshumidificador puede generar suficiente calor como para que se requiera un enfriamiento adicional.


Si al tomar las medidas de corrección se dejan de considerar todos los elementos que influyen en las condiciones del ambiente, dichas condiciones pueden empeorar en lugar de mejorar. Antes de realizar cualquier cambio significativo, es fundamental saber (a partir de las medidas registradas) cuáles son las condiciones existentes y buscar la asesoría de un ingeniero en climatización con experiencia en instituciones que albergan colecciones. No se puede dejar de enfatizar la importancia de una vigilancia continua después de introducir algún cambio.