1- Software de uso personal.
Los componentes claves del costo en este caso son:
· Costo de adquisición del software.
· Costo de instalación (asesoramiento de terceros, costo de pruebas, etc.).
· Costo de aprendizaje a utilizarlo.
· Costo de resolución de los problemas que se presentan en el uso del software.
· Costo de recuperación o reconstrucción de la información perdida o dañada como consecuencia del uso del software.
Aquí es importante tener en cuenta que no siempre el software más difundido o el más costoso es el mejor para una determinada aplicación.
2- Software de vinculación y trabajo colaborativo
Los componentes claves del costo son los mismos que en el caso anterior. A éstos se agregan:
· Costo operativo (alojamiento del software y de los datos procesados).
· Costo de mantenimiento y actualización.
· Costo del tiempo perdido por el uso del software. Por ejemplo, un par de buenos productos para mantenerse comunicado con los clientes y otros teletrabajadores son el ICQ y el Messenger. Pero en ambos casos, si uno se mantiene visible (la única forma que tiene sentido si lo que se busca es poder establecer la comunicación) se está expuesto a interrupciones frecuentes en el trabajo, y a tener una muy baja productividad. Por ello, hay que usarlos con cuidado.
En general, existe una fuerte tendencia a usar software de licencia gratuita o el de código abierto, creyendo que con él se ahorra dinero. Pero en la práctica ello no es necesariamente válido. Hay que tener en cuenta que ese software:
· Debe ser instalado en algún lugar, y eso tiene un costo. Y si se desea contar con una conexión rápida (para no perder tiempo y no hacerlo perder al cliente), ese costo suele ser alto.
· Debe ser instalado, puesto a punto y mantenido por alguien, y eso tiene un costo. Y muchas veces, en vez de depender del software se pasa a depender de los programadores.
· Su desarrollo continuo debe ser realizado por alguien, y eso tiene un costo. El mundo de la informática evoluciona continuamente, y el software tiende a convertirse rápidamente en obsoleto, salvo que se lo actualice frecuentemente.
· Se debe aprender a utilizarlo por uno mismo o pagándole a alguien, porque generalmente quien provee el software no brinda asistencia técnica a los usuarios (o al menos no lo hace gratuitamente). Y cuando se trata de enseñarle al cliente, las cosas se complican.
· Si resulta insuficiente para lo que se está haciendo y se desea agregar alguna otra aplicación, es necesario hacerlo por uno mismo, y en forma independiente del software original, ya que no está previsto un servicio de integración de soluciones a medida. En consecuencia se debe afrontar un nuevo costo. Y generalmente resulta mucho más costoso desarrollar una aplicación que usar una existente.
· Tratándose de un software de disponibilidad pública, las condiciones de seguridad informática que brinda pueden ser limitadas, y a veces débiles, en especial cuando es de código abierto. Quizás el software en sí mismo sea seguro, pero es difícil asegurar que lo sean las implementaciones.
Ante este panorama, a la hora de elegir un software para teletrabajo conviene considerar en primer lugar las siguientes alternativas, y valorar en ellas todos los componentes de costos indicados más arriba:
a) Adquisición de software sin costo o con bajo costo de licencia, instalado por propia cuenta. Puede ser de código abierto si se está dispuesto a contratar a programadores para adaptarlo a lo que se necesita, o de código cerrado si ofrece todas las prestaciones necesarias.
b) Utilización de software sin costo o con bajo costo de licencia, que ofrezca todas las prestaciones que se puedan necesitar, suministrado por servicios especializados en teletrabajo.
Como ya se dijo, en ningunos de estos casos el costo de operación del teletrabajo es nulo.
En el primero, si bien no hay costo de licencia lo hay (y a veces bastante alto) de instalación, mantenimiento, operación y corrección de problemas debidos al software mismo, a problemas de implementación, a pérdidas de tiempo, a pérdidas de oportunidades de negocios, a errores de uso y a fallas en la seguridad informática.
En el segundo, el costo está proporcionado al servicio que se recibe, que además del uso del software en sí en algunos casos incluye la asistencia técnica de uso, el desarrollo o la integración de nuevos recursos, etc. Como el servicio es suministrado por expertos, ellos se ocupan de los aspectos claves de la tecnología, tales como la fiabilidad, la disponibilidad, la seguridad informática, etc., y dejan al teletrabajador la posibilidad de dedicarse a su verdadero campo de especialidad. Incluso en algunos casos ofrecen la posibilidad de adaptar el software a necesidades especiales (con el mismo efecto que se logra cuando se usa software de código abierto y un equipo de desarrollo propio).
