Los trabajadores y la productividad - ¿De qué sirve organizar a los empleados?

Es asombroso el número de empresas que, sin importar su tamaño, no disponen de la herramienta visual más elemental que existe y que nos permite comprender con una simple mirada la manera en que esta distribuido el personal dentro del negocio: el organigrama.

Sí, esa serie de “casillas” que contienen el nombre y puesto de cada uno de los empleados (aunque pueden contener también su sueldo, sus funciones, prestaciones, etc.) y que se “conectan” entre sí para indicar que empleados le reportan a cuales jefes y éstos a su vez a cuales gerentes y así sucesivamente hasta llegar a la cúspide de la organización: el dueño, el director o en las empresas más elegantes el presidente.

Pero usted me dirá que sólo las grandes compañías requieren utilizar organigramas ya que en su pequeño negocio como es familiar esta claro que el jefe es el papá, la administradora es la mamá (por aquello de que administra también las quincenas) y que el hijo mayorcito es el responsable de entenderse con los clientes porque esta estudiando comercio internacional, es decir, las explicaciones sobre la estructura organizacional salen sobrando ¿verdad?

Sin embargo, ¿no ha escuchado usted, amigo empresario, expresiones como “no sabía”, “creí que” o “se me olvidó” que se repiten con cierta frecuencia en su negocio? Si es así, entonces en su negocio se necesitan definir los deberes y funciones de cada persona claramente siendo ideal que cada descripción esté relacionada con las cualidades o aptitudes de la misma. Aún cuando el dueño de la empresa conozca lo que va a hacer se deben tomar las medidas adecuadas para lograr los objetivos deseados y deben asignarse las diversas responsabilidades para asegurarse de que se cumplan o, si no se cumplen, quién será el responsable. El plan organizacional identifica claramente quién hará qué.

Frecuentemente las funciones dentro de un negocio se asignan más por necesidad que por capacidad, y así nos encontramos vendedores que no les gusta vender, administradores que preferirían salir a vender y encargados de producción convencidos de que ellos podrían llevar mejor la administración de la empresa. ¿Recuerda a “Don Chava”? Sí, aquel señor que lleva veinte años en la empresa y que ha tenido que ser reubicado constantemente en actividades totalmente improductivas en espera de que llegue su jubilación.

Veinte años. Un empleado con esa experiencia conoce mejor que nadie los puntos débiles del negocio, se aprovecharían mucho mejor sus aptitudes si se le nombrara asesor del dueño ¡a ver si algún día decide jubilarse! También los tiempos cambian, la tradicional secretaria ejecutiva (y guapa) que acostumbraba dedicar parte de la mañana a preparar café para el jefe y escribir dictados ya no tiene cabida en ninguna organización seria. Ahora se debe convertir en una asistente capaz de tomar decisiones cuando el jefe no está, de atender asuntos que le ahorren tiempo a su jefe y de manejar una computadora tan ágilmente como una máquina de escribir.

Es práctica común que las empresas midan su crecimiento de manera proporcional al incremento del número de empleados contratado, pero también es común que cuando las empresas notan problemas serios en las finanzas el primer rubro de gastos que “recortan” es el de sueldos, si fue fácil contratar es igual de fácil despedir.

Ahora está de moda el “outsourcing”, es decir, contratar servicios externos para actividades que no sean clave para el negocio, pero no debemos olvidar que también las funciones clave pueden ser desempeñadas por personal externo. Hay ejemplos claros y muy conocidos de empresas (principalmente transnacionales) que prácticamente no tienen una nómina que pagar y sí tienen miles de empleados distribuidos en todas las áreas funcionales de la empresa, ¡incluso en la Dirección General! En épocas de transición como las que estamos viviendo es indispensable ser muy creativos para encontrar alternativas que nos permitan hacerle frente a los problemas sin descuidar nuestro negocio y sin invertir recursos económicos adicionales.

Es común afirmar que la experiencia en los prestadores de servicios (entiéndase contadores, abogados, asesores y demás) debe pagarse a un precio elevado, cuando la realidad es que se ha desvirtuado el monto de la retribución justa confundiéndose con el lujo. Hoy más que nunca debemos pensar en la amplia gama de profesionistas recién egresados o a punto de hacerlo, que gustosamente accederían a realizar un estudio de mercado, un proyecto de exportación o ser los administradores de medio tiempo cobrando honorarios muy accesibles por el mutuo beneficio que esta relación con una empresa implica, tanto en el campo profesional como en el desarrollo personal de estos jóvenes.

Pero aquí queda la reflexión para usted, señor empresario, ¿estaría dispuesto a contratar como su administrador a un joven estudiante del sexto semestre de contaduría que le trabajara medio tiempo por, digamos, un salario mínimo? Piénselo, a lo mejor está desperdiciando una excelente oportunidad ¿no lo cree? Y no desperdicie tampoco la oportunidad de comunicarnos.