Recomendaciones básicas de uso del correo electrónico - Correo masivo y listas de correo

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Esta sugerencia fue enviada por y para una de las lista de correo a la cual estoy suscrito (WEB-AR) del grupos Yahoo. Y quisiera compartirla con todos ustedes, para que de esta forma mejoremos la forma de enviar un email a una lista de correos.
Cuando se redacta un correo electrónico en una lista de correos es sumamente importante adoptar un estilo claro y preciso en la redacción del mensaje para que pueda ser comprendido por la mayor cantidad de suscriptores a la lista posible.
He aquí algunas recomendaciones para encabezar los correos electrónicos de forma prolija, que nos gustaría que se tomaran como norma de estilo.
Cuando se redactan los correos electrónicos es conveniente redactarlos sin utilizar giros o regionalismos, usar un lenguaje llano, tratando de redactar en correcto castellano.
Hay veces que acostumbrados por el uso propio de un lugar utilizamos términos particulares a la región en dónde vivimos, pero debemos observar que no todos conocen todos los giros ligüísticos que se acostumbran usar en las diferentes regiones del mundo hispano parlante.
Es así que usar regionalismos como "pelas", "morlacos" o "chirolas por dinero ó "se colgó", "se pegó" o "se tildó la compu" por el computador no responde, no nos ayudará a comunicarnos en forma eficiente.


Otro punto que deberíamos tener en cuenta es dar detalles precisos del problema y si es necesario mencionar con claridad y detalle sobre el hardware y software de que disponemos.
Por ejemplo: si en un mensaje leemos "Tengo un problema con el disco ¿cómo lo soluciono?" no tendremos información adecuada sobre qué se está hablando.
Como sugerencia, es conveniente indicar claramente lo siguiente:


a) Detalle del problema.
b) ¿Cuándo ocurre?
c) ¿Por qué? (si es que lo sabemos)
d) Detalles de la máquina (Hardware) que tenemos, microprocesador, memoria, disco, etc.
e) Detalles del software que poseemos, Nombre y versión del operativo, nombre y versión del aplicativo.


Para finalizar, debemos resaltar que redactar bien los mensajes ayuda tanto a quién pregunta como a quién ayuda sobre el problema particular.
Un punto importante para destacar en cuanto a la redacción de mensajes es el referido al ASUNTO o SUBJECT que por norma general es parte común de los encabezados de los mensajes que se cursan por correo electrónico (E-mail). He aquí algunas recomendaciones para encabezar los correos electrónicos de forma prolija, que nos gustaría que se tomaran como norma de estilo.
Cuando se redactan los correos electrónicos es conveniente titularlos en la forma clara y precisa posible para que el lector corresponsal pueda rápidamente conocer el tema que se tratará en el correo electrónico. Así es que importante poner el el campo "asunto" o "subject" del mensaje a enviar un texto corto pero preciso que evidencia el tema a tratar en el correo.
Por ejemplo, si nuestro mensaje es un pedido de ayuda por una configuración de un driver de una placa de video, un asunto o subject adecuado será "driver placa de video marcaXX"; si, en cambio, nuestro mensaje tratara sobre la elección de un microprocesador determinado, un asunto adecuado será "Elección: procesador marcaXX ó marcaYY". Los mensajes encabezados con "Asuntos" muy genéricos NO ayudan a la búsqueda ni comprensión de los mensajes, aunque muchas veces los encontramos en las listas.


Ejemplos de "ASUNTOS" que no ayudan al lector son los siguientes:
"AYUDA"
"Urgente"
"Necesito un favor"
"Problema con mi máquina"
"Tengo un inconveniente con mi máquina"
"Un programa que no funciona"
Los ejemplos mencionados son una muestra de como no se deberían titular los correos electrónicos, pues estos textos son demasiados vagos y genéricos y no ayudan en nada a la búsqueda y comprensión del correo.
Por último, debemos resaltar que titular bien los mensajes ayuda tanto a quién pregunta como a quién necesita algún dato sobre el particular mencionado en el asunto.


Fuente: web-ar@gruposyahoo.com.ar∞