Relevancia de la comunicación en las organizaciones - El contexto relevante

La comunicación es, sin duda, un factor dinamizador de la estructura organizacional, ya que permite adaptarse al entorno tanto en el ámbito interno como en el externo. De esta manera, el perfeccionamiento de la organización es comprendido como una mayor efectividad en el rendimiento organizacional. 

Si el beneficio sigue siendo el motivo principal que orienta la conducta de las empresas, la relevancia es el concepto principal que orienta la comunicación. No es, pues, de extrañar que la relevancia sea un objetivo más definido que el de la comunicación en sí, enunciada de manera general. Se trataría, en definitiva, más que de implementar la comunicación, de lograr una comunicación relevante. 

Karsten Pedersen[iii] es un autor que llama la atención sobre la necesidad de que la comunicación sea relevante para ser exitosa y para ello analiza varias teorías sobre la relevancia, incluida la de Sperber y Wilson. Como es el receptor quien decide si la información es relevante o no, Pedersen subraya la imposibilidad de predecir los grupos-objeto de la comunicación con certeza, ya que el contexto varía según el receptor al igual que el esfuerzo que cada uno realiza para procesar una información. 

De acuerdo con este planteamiento, una buena estrategia de comunicación, además de considerar los canales de transmisión y el contenido y la forma de la información, debe dirigirse a descubrir el contexto en el que su información resulte relevante. Por supuesto que este objetivo se topa con las dificultades provenientes de la naturaleza cognitiva –perteneciente al receptor– y no física del contexto. Sin embargo, el propio contacto que abre la comunicación y los consecuentes procesos de retroalimentación y de autorregulación contribuyen a configurar dicho contexto. 

Claro está que para lograr la relevancia comunicativa se requiere un alto grado de flexibilidad y de apertura hacia el receptor. El receptor es, por un lado, el que retroalimenta el mensaje emitido y otorga material suficiente para que el emisor lo autorregule, para que lo modifique en función de la respuesta del receptor. De este modo, la relevancia es factible como un fenómeno dinámico, una vez que se logra el contacto entre los interlocutores, y muestra los riesgos de estrategias de comunicación demasiado rígidas que priorizan la transmisión de información relevante pero no garantizan la consecución de la comunicación relevante. 

Todo ello nos permite hablar de contexto o entorno relevante. El entorno, tal y como lo contempla Antonio Lucas Marín[iv], equivale a los elementos externos a la organización que, de una manera u otra, influyen en la organización. Tomando como referencia a Dunlop, Lucas Marín propone un ejemplo de tres factores del contexto que influyen en el sistema de relaciones industriales de la sociedad: 

a)      las características tecnológicas y el lugar de trabajo que constituyen una serie de reglas aceptadas por la comunidad laboral,

b)      los imperativos del mercado que afectan a los actores, y

c)      la situación y la distribución del poder en el conjunto de la sociedad.

Los factores del contexto que influyen sobre la organización demuestran que ésta no puede actuar ni considerarse de forma aislada, pero también muestra que el contexto no es algo externo a la organización sino que, en tanto en que se procesa cognitivamente, forma parte de ella. 

Sperber y Wilson marcan la diferencia entre el entorno físico y el entorno cognitivo[v], ya que este segundo está constituido por las representaciones mentales que los sujetos realizan. El entorno cognitivo es un conjunto de hechos que son manifiestos –es decir, perceptibles- para un individuo. De ahí que la relevancia comunicativa resida en el hecho de que el receptor y el emisor compartan un entorno cognitivo mutuo o, en otras palabras, que ambos compartan los mismos supuestos en lo que a la información transmitida se refiere. Los tres factores anteriormente señalados suponen, más que factores del contexto, parte del contexto cognitivo, en tanto que son supuestos compartidos por el emisor y el receptor. 

Si bien es cierto que la relevancia depende del receptor, también lo es que el emisor tiene que asumir la responsabilidad de comunicar en un contexto relevante y de comunicar sobre unos supuestos compartidos por el receptor que le permitan considerar la información relevante. De ser así, el esfuerzo de procesamiento será menor –puesto que los supuestos básicos disminuyen los costes de procesamiento– y los efectos contextuales serán mayores –los supuestos básicos presuponen que la información transmitida añade algo nuevo y relevante a dichos supuestos.