Entonces al unir los dos conceptos y aplicarlos en el funcionamientos diarios de las empresas podremos concluir que administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (el Recurso Información) que nos permitirá administrar eficientemente los recursos tradicionales para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos, disminuir desperdicios, podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo.
Es conocido que en la mayoría de las empresas ya se cuentan con equipos de cómputo y diferentes tecnologías al servicio de la administración, se han hecho importantes inversiones en tecnología, pero ¿han sido productivas? es el momento de reflexionar y de ser necesario encaminarlas hacia el objetivo central de la organización. Lo que se llama Alineación de la Tecnología de Información.
Pero, ¿cómo lograrlo? ¿Cómo puedo aplicar la informática en mi empresa?, es más, ¿cómo puede un empresario de PYME's hacerlo si no tienen estos conocimientos? A continuación se sugieren una serie de pasos para guiar este proceso de cambio y/o re-direccionamiento de la función informática en la empresa.
1. Debemos identificar el área de la empresa. Puede ser que esta sección de la empresa necesite una mejora o no se tiene información precisa sobre su desempeño. Puede ser una función sustantiva y sea necesario tener registro de su funcionamiento para controlarla, en fin, usted empresario decide cuales son sus necesidades de información.
2. Establecer claramente los Objetivos. Cada área de la empresa debe contar con objetivos bien específicos y en relación directa con el objetivo general de la organización. Si no los tiene, es el momentos para fijarlos. Se puede lograr mediante un reflexión conjunta entre empleados y gerente.
Si ya fueron establecidos claramente, nos deben dar la pauta para establecer la forma de medirlos y los requerimientos de información necesarios.
3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Es necesario tener la visión que invertir en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.
4. Seleccionar al mejor proveedor. ¿Compra o desarrollo?. Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos en internet, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información. Es necesario evaluar las alternativas tomando como referencia los objetivos establecidos en el punto 2 y el presupuesto del 3.
5. Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y dar a conocer claramente los resultados a obtener del proceso.
6. Duración del Proyecto. Establezca un periodo de tiempo adecuado para la puesta en marcha del nuevos sistemas de información. Esto da como resultado un plan de trabajo claro y preciso de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proceso de implantación.
7. Revisar el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio del proyecto para controlar y retroalimentar el proceso de cambio.
También es una realidad que la mayoría de las PYME'S en México carecen de una estructura organizacional formal e incluso no tienen personal capacitado para esta labor tan específica, entonces es necesario contratar o asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen por completo la aplicaciones de estas tecnologías disponibles. Una opción atractiva para las empresas que no tengan mucho presupuesto, es acercarse a las universidades, que por lo general, poseen programas de vinculación dedicados a la formación de egresados en estas áreas de conocimientos y que puedan apoyar el desarrollo de las organizaciones que lo necesiten a costos realmente accesibles.
