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Administración de tiempo - Desperdiciadores de tiempo

 ****- (42 opiniones)
GNU Free Documentation License Curso gratis de Juan Enrique Pérez - 25 de Agosto de 2005
Temas Relacionados: Actividades lúdicas
3. Desperdiciadores de tiempo
DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS

1. Excesivo flujo de papeles.
2. Teléfono.
3. Visitantes.
4. Reuniones.
5. Fallas de comunicación.
6. Políticas y procedimientos.
7. Información. (Falta / exceso)


POSIBLES SOLUCIONES

Agenda

- Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Uso del teléfono

- Antes de llamar, planifica la conversación.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Correspondencia

- Escribe menos, usa más el teléfono.
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados

- Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.
Reuniones

- Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.
Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS

- Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para después.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

SOLUCIONES

- Reflexión
Decisión
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
Autor y licencia de 'Administración de tiempo - Desperdiciadores de tiempo'
Juan Enrique Pérez Extraído de: http://es.wikibooks.org GNU Free Documentation License
Licencia GNU Free Documentation License: http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html
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