Administración de tiempo - Desperdiciadores de tiempo

DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS

1. Excesivo flujo de papeles.
2. Teléfono.
3. Visitantes.
4. Reuniones.
5. Fallas de comunicación.
6. Políticas y procedimientos.
7. Información. (Falta / exceso)


POSIBLES SOLUCIONES

Agenda

- Citas.

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Proyectos.

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Actividades por realizar.

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Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Uso del teléfono

- Antes de llamar, planifica la conversación.

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Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.

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Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.

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Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

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Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Correspondencia

- Escribe menos, usa más el teléfono.

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Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.

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Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

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Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.

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Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

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Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

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Al escribir usa palabras sencillas.

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No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados

- Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

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No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

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Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

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No contribuyas a conversaciones innecesarias.

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Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

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Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.
Reuniones

- Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

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Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

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Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

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Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

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Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS

- Falta de prioridades.

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Falta de planes.

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Objetivos no claros.

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Dejar cosas para después.

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Intentar hacer muchas cosas a la vez.

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Falta de autodisciplina.

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Falta de habilidad y conocimientos.

SOLUCIONES

- Reflexión

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Decisión

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Disciplina

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No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos