Administración de tiempo - El beneficio de la planeación

EL PRINCIPIO DE PARETO

Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

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EFICIENCIA VS. EFECTIVIDAD
Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia.

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En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

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ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

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Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

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Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

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Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

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No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

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También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”.

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Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.

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Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”:

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Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

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Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.