Administración de tiempo - Introducción

ESTE LIBRO

Metas generales

- Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos. 

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Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo.

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Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.

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Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.

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Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.
Objetivos

Los participantes, serán capaces de:

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Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

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Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

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Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

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Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

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Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.
Competencias a desarrollar de manera indirecta

- Capacidad de auto crítica.

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Organización personal.

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Orientación a resultados.
Aprendizaje clave

El tiempo es una simple medida. La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.


EL TIEMPO

¿Qué es el tiempo?

“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede explicarlo fácil y brevemente?. ¿Quién puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de él; igualmente lo entendemos cuando lo oímos nombrar, al hablar con otra persona. ¿Qué es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo sé; pero si quisiera explicárselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo sé”.

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Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustín escribió esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el término tiempo, pero no podemos decir lo que es.

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Los modernos diccionarios lo definen: “Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Encicl. Ilustrada Cumbre); “Duración de los fenómenos. . . época, siglo” (Dicc. Larousse); “Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la Real Academia); “Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de Psicología).

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La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “El número, o la medida, del movimiento según antes y después”.

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Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad).

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El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo.

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Resulta entonces un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

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La administración del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

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El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresión “Administrar el tiempo” para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algún significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.

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Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

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Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

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Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

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Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

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El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

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Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

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Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.