Administración de tiempo - Organizar las actividades

Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

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Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

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Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planeación cuidadosa le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

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En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:

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Prioridad A. Imprescindible de hacer.
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Prioridad B. Debe hacerse.
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Prioridad C. Deseable de hacer.
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Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios:

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- Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio más severo.
- Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”.

- Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

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Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

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¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?
- ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?

- ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?