Administración del tiempo - Desperdiciadores de tiempo

1. Teléfono.
2. Visitantes.
3. Reuniones.
4. Fallas de comunicación.
5. Políticas y procedimientos.
6. Información. (Falta / exceso)

Posibles soluciones

Agenda

• Citas.
• Proyectos.
• Actividades por realizar.
• Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del teléfono

• Antes de llamar, planifica la conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
• Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
• Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

Correspondencia

• Escribe menos, usa más el teléfono.
• Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
• Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
• Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

• Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
• Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
• No contribuyas a conversaciones innecesarias.
• Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
• Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.

Reuniones

• Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
• Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.
• Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
• Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
• Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos

• Falta de prioridades.
• Falta de planes.
• Objetivos no claros.
• Dejar cosas para después.
• Intentar hacer muchas cosas a la vez.
• Falta de autodisciplina.
• Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones

• Reflexión
• Decisión
• Disciplina
• No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos