La efectividad con que se administren sus cuentas por cobrar son muy importantes para su rentabilidad y para su riesgo.
Administración de las cuentas por cobrar
Una cuenta por cobrar es un saldo adeudado por un cliente generado por un crédito, disminuyendo inventarios. El mantener estas cuentas implica costos directos e indirectos pero también tiene beneficios importantes, ya que la concesión de créditos incrementa las ventas.
La administración de las cuentas por cobrar inicia con la decisión de si debe o no otorgar crédito, si las cuales no se controlan adecuadamente podrían alcanzar niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas se cancelarán afectando las utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.
El monto de las cuentas por cobrar se establece por 1) el volumen de ventas a crédito y 2) el plazo promedio entre las ventas y las cobranzas.
Cuentas por cobrar = Ventas a crédito por día X Longitud del periodo de cobranza
El proceso de préstamo continúa para poder abastecerse hasta que inicia el periodo de cobranza y se reinvierten para incrementar los inventarios.
Las cuentas por cobrar dependen del nivel de ventas a crédito y del periodo de cobranza, 2) los incrementos en las cuentas por cobrar deben ser financiados de alguna manera y 3) el monto total de las cuentas por cobrar no tienen que ser financiadas en su totalidad y no representa una salida de flujo de efectivo.
La política óptima de crédito y el nivel óptimo de las cuentas por cobrar dependerán de la condiciones operativas de la empresa, si hay exceso de capacidad y costo variables pequeños, se puede tener libertad para las cuentas por cobrar, en lugar de las que operan con toda su capacidad y con un margen de utilidad muy pequeño.
Cuando se hace una venta a crédito ocurre, 1) se reducen los inventarios por el costo de los bienes vendidos, 2) las cuentas por cobrar se ven incrementadas por el precio de venta, 3) la diferencia es la utilidad retenida la cual será efectiva ala realizar el cobro de las cuentas por cobrar.
Días de venta pendientes de cobro (DSO), si el 70% de los clientes toma el descuento del 10% y el 30% paga el día 30, la ecuación quedaría:
DSO = ACP = 0.7(10 días) + 0.3 ( 30 días) = 16 días
El promedio de ventas diarias es
ADS = ventas anuales = (unidades vendidas) (precio de venta)
360 360
Cuentas por cobrar = (ADS) (DSO)
Si se conocen las ventas anuales y el saldo de las cuentas por cobrar, se puede calcular los días de venta pendientes por cobrar:
DSO = cuentas por cobrar
Ventas anuales / 360
El reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar, es el documento que muestra cuanto tiempo han estado pendientes de cobro las cuentas, proporciona el porcentaje de cuentas por cobrar recientemente vencidas y adeudadas y los porcentajes adecuados por periodo de tiempo específicos.
La administración debe controlar los días de venta pendientes de cobro y el reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, si os días aumentan o si el reporte señala un porcentaje creciente de las cuentas adeudadas, entonces la política de crédito requiere ser estrechada.
Política de Crédito
El éxito de cualquier negocio depende de la demanda de sus productos, el incremento de sus ventas, las cuales dependen de diversas variables, entre ellas el precio de ventas, la calidad del producto, la publicidad y la política de crédito, la cual depende de:
1) El periodo de crédito, es el tiempo por el cual se concede un crédito
2) Las norma de crédito, es la capacidad financiera mínima que deben tener los clientes para poderles otorgar el crédito, dependen de la probabilidad de incumplimiento de pago del crédito
3) La política de cobranza, la cual se rige por su rigidez o flexibilidad en el seguimiento de las cuentas de pago lento
4) Los descuentos concedidos por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y el monto
Los términos de crédito engloba al periodo de crédito y al descuento ofrecido
Se debe medir la calidad del crédito, a través de sistemas de puntaje de crédito, ahora se utiliza el método estadístico de análisis discriminante múltiple, que es similar al análisis de regresión múltiple o del sistema de las 5 “C” la cual se relacionan con la evaluación de las 5 áreas que determinan la dignidad de crédito de un cliente:
1. Carácter, probabilidad de que los clientes traten de honrar sus obligaciones, implica una promesa de pago, donde el factor moral es el más importante.
2. Capacidad, la habilidad del cliente para pagar sus cuentas, se mide por sus records anteriores de los clientes, por sus métodos de negocio, por la observación física de su planta y almacenes.
3. Capital, es la condición financiera de cada empresa, a través del análisis de sus estados financieros y de sus razones de riesgo
4. Colateral, son los activos que los clientes pueden ofrecer como garantía para obtener el crédito
5. Condiciones, son las tendencias económicas y desarrollos de ciertas regiones que pudieran afectar a los clientes para satisfacer sus obligaciones.
Las fuentes de información de crédito son asociaciones de crédito que se reúnen e intercambian información acerca de los clientes de crédito. Y las agencias de información de crédito, las cuales recolectan información y la venden por una cuota.
Un reporte de crédito incluye:
· Resumen del balance general y del estado de resultados
· Razones financieras básicas, con información de tendencias
· Información de proveedores, para saber si pagan oportunamente y si ha dejado de hacer algún pago
· Descripción verbal acerca de la condición física de las operaciones de la empresa
· Descripción verbal de los antecedentes de los propietarios de la empresa, incluyendo quiebras, pleitos, etc.
· Evaluación sumaria desde A hasta F que significa que puede incurrir en incumplimiento de pago
La política de cobranza, son los procedimientos que sigue una empresa para colectar las cuentas por cobrar vencidas, se debe tener un equilibrio entre los costos y los beneficios de diferentes políticas de cobranza.
Los cambios en las polacas de cobranza influyen sobre las ventas, sobre el periodo de cobranza y sobre el porcentaje de pérdidas por cuentas malas.
Los descuentos en efectivo son la reducción en el precio de un artículo que se concede para fomentar su pronto pago, siempre y cuando se equilibren los costos y los beneficios, tales como atraer a los clientes que consideren que el descuento es un tipo de reducción de precio y el descuento debería reducir los días de venta pendientes de cobro.
Si las ventas son estacionales la empresa puede usar programación estacional sobre los descuentos para inducir a los clientes a hacer compras rápidas.
Otros factores que influyen en la política de Crédito son la utilidad potencial, puede ser que las ventas a crédito sean más rentables que las ventas al contado, ya que hacen el cargo por mantener las cuentas por cobrar pendientes de pago.
Otro factor son las consideraciones legales y los instrumentos de crédito, los cuales se ofrecen en una cuenta abierta, que es un convenio de crédito en virtud del cual el comprador firma una factura al momento de recibir la mercancía y después de ello tanto el comprador como el vendedor registran la compra en sus libros. En ocasiones se requiere que el comprador firme un pagaré (instrumento legal) el cuál es útil cuando la orden es muy grande o cuando el vendedor anticipa la probabilidad de tener problemas de cobranza o cuando el comprador desea un plazo mayor para pagar la orden, pudiéndose cargar intereses.
Un giro comercial es el instrumento que debe ser girado y redactado por el vendedor y que debe ser firmado por el comprador antes de tomar posesión de los bienes.
Un giro a la vista es un instrumento que exige un pago al momento en que el comprador acepta los bienes
Aceptación bancaria, es un giro a plazo que ha sido garantizado por un banco. Es un pagaré emitido por una empresa y que surge de una transacción de negocios, pero un banco al endosarlo, asume la obligación de pago en la fecha de vencimiento.
El relajamiento en la política de crédito estimula las ventas, si la política de crédito es relajada se incrementaran tanto las ventas que se requerirá más mano de obra, materiales y otros factores para producir los bienes adicionales, además las cuentas por cobrar aumentarán, aumentando los costos de mantenimiento.
Por eso antes de establecer una política de crédito se debe considerar si aumentaran los ingresos por ventas más que los costos relacionados con el crédito, ocasionando que los flujos de efectivo aumenten o si será el incremento en ventas capaz de exceder los costos más altos.
(DSO) (ventas por día) (razón de costo variable) (costo de los fondos)= Coto de mantenimiento de las cuentas por cobrar.
