Administración Financiera - Planeación y control financiero

La competitividad en los negocios se ha incrementado y la rentabilidad depende de la eficiencia operativa, por eso actualmente se están planeando una serie de reestructuraciones y arreglos de negocio para reducir los costos, reducir su puntos de equilibrio para minimizar perdidas y maximizar utilidades, mejorando así la rentabilidad.

Los administradores financieros deben considerar los sistemas de planeación y control, considerando la relación que existe entre volumen de ventas y la rentabilidad bajo diferentes condiciones operativas, permitiéndoles pronosticar el nivel de operaciones, las necesidades de financiamiento y la rentabilidad así como las necesidades de fondos de la empresa o presupuesto efectivo.

Proceso de  planeación y control financiero

La planeación financiera es la proyección de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.

El control financiero es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros, el control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y para modificar los planes existentes,  debido a cambios imprevistos.

El análisis de preparación de pronósticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de producción, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde se obtendrán, así el presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones que requerirán en materiales, mano de obra y equipo, para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.

Durante el proceso de planeación se combinan los niveles proyectados de cada uno de los diferentes presupuestos operativos  y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedarán incluidos en el presupuesto de efectivo.

Después de ser identificados los costos e ingresos se desarrollo el estado de resultados y el balance general pro forma o proyectado para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a señalar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto periodo presupuestal.

Análisis de punto de equilibrio 

Es un método que se utiliza para determinar en el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, es decir el punto donde la empresa se equilibra, además de mostrar las utilidades o pérdidas de la empresa cuando las ventas exceden o disminuyen por debajo de ese punto.

Se debe anticipar y lograr un volumen suficiente de ventas para cubrir los costos fijos y variables para no tener pérdidas.

El punto de equilibrio es el volumen de ventas al cual los costos operativos totales son iguales a los ingreso totales y el ingreso en operación (EBIT) es igual a cero.

La relación costo – volumen – utilidad se ve influenciada por la proporción de la inversión de la empresa en activos fijos y variables determinados al momento de hacer los planes financieros.

Los elementos fundamentales del análisis del punto de equilibrio son, las unidades producidas y vendidas en el eje horizontal, los ingresos y costos en el eje vertical, la función de costos operativos totales que son iguales a los costos fijos más los costos variables.

El ingreso total de ventas:      VT= P ( X )    donde P es el precio y X el número de unidades

Para el cálculo del costo operativo total:      TC= F + V(X)     donde F son los costos fijos y V son los costos variables por unidad

Para encontrar el volumen de unidades   XBE =    F

P -V

Cuando el punto de equilibrio se basa en las ventas en lugar de unidades de producción:

VT= FC

1-   VC

Ventas

El análisis de punto de equilibrio se utiliza para 3 diferentes decisiones de negocios, 1) al tomarse decisiones de nuevos productos, este análisis ayuda a determinar que tan grandes deben ser as ventas para que la empresa pueda ser rentable, 2) sirve para el estudio de los efectos de una expansión general en el nivel de operaciones de la empresa en sus costos fijos y variables y el nivel esperado de ventas y 3) cuando la empresa considera modernizarse o automatizarse con inversión fija para disminuir los costos variables (mano de obra, ) Además permite el análisis de las consecuencias de los proyectos.

Las limitaciones del análisis del punto de equilibrio son por que consideran un precio fijo, por que consideran que los costos variables por unidad son constantes, y al considerar incrementar sus costos fijos pensando en reducir los costos variables. Así el análisis del punto de equilibrio debe modificarse con todos y cada uno de los cambios que se vayan presentando. Por eso se requiere un tipo de análisis más flexible.

Apalancamiento operativo 

Se presenta cuando la empresa tiene un alto porcentaje de costos fijos, siempre y cuando se mantenga constante todo lo demás, significa que un pequeño incremento en las ventas dará un gran cambio en el ingreso de la operación.  Con menor apalancamiento se incrementan los costos variables.

El uso que se de al apalancamiento operativo tendrá gran impacto sobre su costo promedio por unidad.

La ventaja competitiva de las operaciones de alto volumen de operaciones es que se logran ahorros sustanciales en costos, pudiendo rebajar los precios de sus productos y lograr tener mayores utilidades.

El grado de apalancamiento operativo DOL se define como el cambio porcentual en las utilidades antes de impuestos e intereses que resulta de un determinado cambio porcentual en las ventas.

DOL = cambio porcentual en EBIT =  EBIT

Cambio porcentual en ventas

El DOL es un numero índice capaz de medir el efecto de un cambio en ventas sobre el ingreso en operación o EBIT. También puede calcularse:

DOL= grado de apalancamiento operativo en el punto Q

= Q (P – V)

Q (P – V) - F

Q representa las unidades iniciales en producción, P es el precio promedio de ventas por  unidad de producción, V es le costo variable por unidad, F son los costos fijos en operación, S son las ventas iniciales y VC son los costos variables totales. Esto nos indica que un incremento en las ventas producirá un incremento en EBIT o ingreso en operación.

Entre más alto sea el grado de apalancamiento operativo, más fluctuarán las utilidades, tanto en dirección ascendente como descendente, como respuesta a los cambios en el volumen de ventas. Así una empresa con alto grado de apalancamiento operativo y con bajos costos variables por unidad, seguirá una política de precios agresiva, además de sujetarse a fuertes variaciones en las utilidades cuando su volumen fluctuara, incrementándose el grado de riesgo de su corriente de utilidades.

Análisis de punto de equilibrio en efectivo 

Se produce cuando las partidas que no representan salidas de efectivo se sustraen de los costos fijos.

Esto se debe a que los costos de depreciación no representan salidas físicas de efectivo:

Q = F – Desembolsos que no representan salidas de efectivo

P - V

Representa un flujo de fondos provenientes de las operaciones, muestra si es conveniente buscar un apalancamiento operativo, si el punto de equilibrio en efectivo es alto, se tendrá el riesgo de que si obtiene un alto grado de apalancamiento podría caer en bancarrota.

El presupuesto de efectivo

Es un programa que muestra los flujos de efectivo (entradas, salidas, y saldos de efectivo) de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo determinado, y sirven para estimar las necesidades de efectivo para su presupuesto pronosticado.

Los presupuestos mensuales de efectivo se usan para planeación y los presupuestos diarios o semanales se utilizan para el control real del efectivo.

El saldo de efectivo fijado como meta, es el saldo deseado que una empresa planea mantener con la finalidad de realizar operaciones de negocios.

El control en las compañías multidivisionales 

Para facilitar la toma de decisiones más rápidamente y con la finalidad de incrementar la eficiencia de operación, las empresas se establecen sobre una base descentralizada.

El sistema Du pont de análisis financiero 

Facilita la elaboración de un análisis integral de las razones de rotación y del margen de utilidad sobre ventas y muestra la forma en que diversas razones interactúan entre sí para determinar la tasa de rendimiento sobre los activos. Se utiliza para el control del rendimiento sobre los activos (ROA) de las empresas multidivisionales donde el rendimiento se mide a través del ingreso en operación o de las utilidades antes de intereses e impuestos (EBIT).

Control de rendimiento sobre los activos (ROA) 

Si el ROA (rendimiento sobre los activos cae por debajo de la cifra fijada como meta, el personal centralizado ayudará a buscar rastros a través del sistema Du pont, para determinar la causa del desempeño inferior al normal.

El ROA además de utilizarse para el control administrativo, también se utiliza para distribuir fondos entre las diferentes divisiones.

El ROA de la empresa tiene un efecto mayor sobre el valor de sus acciones y dependerá de los ROA de sus diferentes divisiones. Sirve para evaluar los rendimientos de los administradores (control por incentivos),

El ROA no es recomendable por la evaluación, ya que los administradores pueden manipular las cifras de las metas programadas, es muy sensible a la depreciación, el valor en libros de los activos influye, ya que considera la inflación, influyen también los periodos de tiempo y las condiciones de la industria.