Administración Financiera - Pronostico de ventas

El pronostico  de ventas generalmente empieza con una revisión de las ventas habida durante los 5 o 10 años anteriores, es un pronóstico aplicable a una unidad de una empresa y ventas en dólares para algún periodo futuro; generalmente se basa en las tendencias recientes observadas en ventas más ciertos pronósticos acerca de los prospectos económicos para una nación, región  o industria.

Existen diferentes factores que se deben de tomar en cuenta para realiza un pronostico de ventas, como por ejemplo proyecciones sobre la base del crecimiento histórico, el pronostico del  nivel de actividad económica de la empresa, la distribución de mercado de cada territorio de distribución, la capacidad de distribución y producción de la empresa, las capacidades de sus competidores, las nuevas introducciones de productos tanto de la empresa como de sus competidores.

Otro factor importante son las estrategias de fijación de precios, se deben considerar los tipos de cambio, las políticas gubernamentales, la inflación.

Las campañas publicitarias, los descuentos promocionales, los términos de crédito, también afectan a las ventas, por lo tanto los desarrollos probables que puedan surgir dentro de estas áreas se consideran factores importantes.

Es recomendable elaborar pronosticos para cada división tanto sobre una base total de productos como sobre una individual, los pronósticos de ventas por productos individuales son sumados y esta suma se compara con los pronosticos divisionales de tipo general. Las diferencias se reconcilian y el resultado fina será un pronostico de ventas para la compañía como un todo, pero con divisiones específicas para cada una de las divisiones y los productos individuales

Si el pronostico de ventas es incorrecto, la compañía no será capaz de satisfacer la demanda y los clientes optarán por los competidores de la compañía, y si las proyecciones son demasiado optimistas la empresa podría terminar con una gran cantidad de planta, equipo e inventarios. Esto implicaría la existencia de bajas razones de rotación, la presencia de altos costos para la depreciación y almacenamiento.

Todo esto daría como resultado una tasa de rendimiento baja sobre el capital contable, lo cual afectaría el costo de las acciones de la compañía. Por lo tanto la elaboración de un pronostico de ventas exacto es de importancia fundamental para el bienestar de la empresa.

El método del balance general proyectado

Cualquier pronostico acerca de los requerimientos financieros implica: determinar qué cantidad de dinero necesitará la empresa  durante un periodo específico, determinar qué cantidad de dinero generará la empresa internamente durante el mismo periodo y sustraer los fondos generados de los fondos requeridos para determinar los requerimientos financieros externos.

Se usan dos métodos para estimar los requerimientos externos: el método del balance proyectado o proforma y el método de fórmula.

El método del balance general proyectado proyecta los requerimientos de activos para el próximo periodo, posteriormente proyecta los pasivos y el capital contable que se generarán bajo operaciones normales y sustrae los pasivos y el capital proyectados de los activos que se requerirán, lo cual  permite estimar los fondos adicionales necesarios (AFN), fondos que una empresa debe obtener externamente a través de la solicitud de préstamos o mediante la venta de nuevas acciones comunes o preferentes.

Paso 1: preparación del pronostico del estado de resultados

El método del balance general proyectado empieza con un pronostico de ventas, a continuación se pronostica el estado de resultados para el año siguiente, lo cual permite obtener una estimación del monto de las utilidades retenidas que la compañía generará durante el año. Esto requerirá de la elaboración de diversos supuestos acerca de la razón de   costos operativos, la tasa fiscal, los cargos por intereses y la razón de pagos de dividendos.

El objetivo del análisis consiste en determinar la cantidad de ingresos que la compañía ganará y que posteriormente retendrá para reinvertirlos dentro el negocio durante el año pronosticado.

Paso 2: preparación del pronostico del balance general

Si las ventas aumentan, entonces los activos también deberán crecer si se desea alcanzar el nivel de ventas más alto: se necesitará una mayor cantidad de efectivo para las transacciones, la existencia de ventas más altas conducirá a una mayor cuantía de las cuentas por cobrar, se tendrá que almacenar un inventario adicional y se deberán añadir nuevas plantas y equipos

Si los activos aumentan, los pasivos y el capital contable también deberán incrementarse, los activos adicionales deberán ser financiados de alguna manera. Los fondos espontáneamente generados, los cuales se generan automáticamente a través de transacciones rutinarias de negocios, serán proporcionados  por las cuentas por pagar y los gastos acumulados.

Por ejemplo, si aumentan las ventas, también aumentarán las compras de materia prima y dichas compras conducirán a niveles más altos de cuentas por pagar y a un nivel más alto  de operaciones que requerirán de una mayor mano de obra, mientras que la existencia de ventas más altas conducirá a un ingreso gravable más alto, por consiguiente tanto los sueldos como los impuestos acumulados aumentarán de nivel. En general estas cuentas espontáneas de pasivo aumentarán a la misma tasa que las ventas.

Las utilidades retenidas también aumentarán, el nuevo nivel de las utilidades retenidas será igual al nivel antiguo más la adición de las utilidades retenidas y las nuevas utilidades retenidas deberán calcularse volviendo a elaborar el estado de resultados, tal como en paso 1.

En general, el nivel más alto de ventas deberá ser apoyado por niveles de activos más altos, algunos de los incrementos de activos pueden ser financiados por aumentos espontáneos en las cuentas por pagar y gastos acumulados y por utilidades retenidas y cualquier déficit deberá ser financiado por medio de fuentes externas, ya sea mediante la solicitud de préstamos o mediante la venta de nuevas acciones comunes.

Paso 3: obtención de los fondos adicionales necesarios

La decisión de financiamiento se basa en varios factores, incluyendo el efecto de los préstamos a corto plazo sobre su razón circulante, las condiciones existentes en los mercados de deudas y fondos de capital contable, y las restricciones impuestas por los contratos de préstamos vigentes.

Paso 4. retroalimentaciones  de financiamiento

Los fondos externos que se obtienen para liquidar los activos nuevos crean gastos adicionales que deben reflejarse en el estado de resultados y que disminuyen la adición inicialmente pronosticada a las utilidades retenidas. Para manejar el proceso de retroalimentación de financiamiento, primero se pronostica el  gasto adicional de intereses y cualesquiera dividendos adicionales que se paguen como resultado de los financiamientos externos.

Podemos decir que son todos aquellos efectos que se producen sobre el estado de resultados y sobre el  balance general como consecuencia de las operaciones ejecutadas para financiar los incrementos en activos.

Análisis del pronostico 

El pronostico es la primera parte del proceso total, los estados financieros proyectados deben ser analizados para determinar si el pronostico satisface las metas financieras de la empresa como se exponen en el plan financiero. Si los estados financieros no satisfacen tales metas, entonces deberán cambiarse algunos  de los elementos del pronostico.

La formación de un pronostico constituye un proceso iterativo, tanto en la forma en que se generan los estados financieros como en la manera en que se desarrolla el plan financiero.

Los planes operativos de tipo alternativo se examinan bajo diferentes escenarios de tasas de crecimiento en  ventas, y el modelo se usa para evaluar tanto la política de dividendos como las decisiones de estructura de capital.

El método de fórmula para el pronóstico del AFN ( fondos adicionales necesarios)

Aunque la mayoría de los pronósticos de requerimientos de capital de las empresas se elabora mediante la construcción de estados de resultados y balances generales proforma, la siguiente fórmula se utiliza algunas veces para pronosticar los requerimientos financieros:

Fondos                  incremento               incremento                  incremento

Adicionales =       requerido          -       espontáneo          -      en utilidades

Necesarios            en activos                  en pasivos                    retenids

AFN            =       (A*/S) ^s           -       (L*/S) ^s             -       MS1(1-d) (7-1)

En donde:

AFN = fondos adicionales necesarios

A*/S = activos que deben incrementarse si las ventas aumentan, se expresan como un porcentaje de las ventas o como el incremento requerido en dólares de activos por cada incremento de $1 en ventas

L*/S = pasivos que aumentan espontáneamente con las ventas como un porcentaje de las mismas o financiamiento espontáneo generado por cada incremento de $1 en ventas.

S1 = ventas totales proyectadas para el año siguiente

^S = cambio en ventas = S1- S0

M = margen o tasa de utilidad por cada $1 de ventas

D = porcentaje de utilidades pagadas como dividendos comunes o razón de pago de dividendos.

Dentro de la fórmula se pueden encontrar inherentes los siguientes supuesto: cada partida de activos debe aumentar en proporción directa a los incrementos en ventas, las cuentas de pasivo designadas también crecen a la misma tasa que las ventas y el margen de utilidad es constante

Estos supuestos no siempre se mantienen, por lo tanto la fórmula se usa para obtener principalmente un pronostico aproximado y sencillo de los requerimientos financieros y como un complemento para el método del balance general proyectado.

Relación entre el crecimiento y los requerimientos financieros  

Planeación financiera: a tasas bajas de crecimiento, no se requiere de un financiamiento externo y la empresa aún es capaz de generar un exceso de efectivo. Entre más rápida sea la tasa de crecimiento, mayores serán los requerimientos de capital.

Efecto  de la política de dividendos sobre las necesidades de financiamiento: la política de dividendos también afecta a los requerimientos de capital externo, entre más alta sea la razón de pago de dividendos, más pequeña será la adición a las utilidades retenidas, por lo tanto los requerimientos de capital externo serán mayores.

Intensidad de capital:  representa la cantidad de activos que se requerirán por cada dólar de ventas. Esta razón tiene un efecto mayor sobre los requerimientos de capital por cada unidad de crecimiento en ventas. Si la razón de intensidad de capital es baja, las ventas podrán crecer rápidamente sin una gran cantidad de capital externo. Sin embargo si la empresa tiene requerimientos intensos de capital, aun un pequeño crecimiento en la producción requerirá una gran cantidad de nuevo capital externo.

Margen de utilidad: el margen de utilidad, también es un determinante de importancia en la ecuación de fondos requeridos, entre más alto sea el margen, más pequeños serán los requerimientos de fondos, manteniéndose constantes los demás elementos.

Formas de pronosticar los requerimientos financieros cuando las razones del balance general están sujetas a cambios

Economías de escala: en el uso de muchos tipos de  activos existen las llamadas economías de escala, y cuando ocurren dichas economías, es probable que las razones financieras cambien a través del tiempo a medida que aumenta el tamaño de la empresa

La relación que se usa para representar las economías a escala puede ser de tipo lineal o no lineal.

Activos a granel: son aquellos activos que no pueden ser adquiridos en pequeños incrementos sino que deben obtenerse en cantidades grandes y discretas.

Los activos a granel tienen un efecto mayor sobre la razón de activos fijos / ventas a diferentes niveles de ventas, y consecuentemente, sobre los requerimientos financieros.

Excesos de activos ocasionados por errores de pronóstico: debido a que las ventas reales son frecuentemente distintas de las ventas proyectadas, y la razón de activos / ventas para un periodo determinado puede por lo tanto ser totalmente distinta de la relación planteada.

Otras técnicas de pronóstico  

Regresión lineal simple: si la relación entre un cierto tipo de activo y las ventas es lineal, entonces se pueden usar las técnicas de regresión lineal simple para estimar los requerimientos para este tipo de activo en términos de cualquier incremento en ventas.

Técnicas de ajuste para la capacidad de excesiva:

Ventas       =  ventas reales / % de la capacidad

A toda                                     a la cual se operaron

Capacidad                                los activos fijos

Razón fijada como meta =           activos fijos reales /  ventas a toda la capacidad

De activos fijos / ventas

Nivel requerido   =                  razón fijada como meta

De activos fijos                        de activos fijos      /     ventas proyectadas

Cuando existe un exceso de capacidad, el crecimiento de las ventas hasta las ventas a toda la capacidad,  puede ocurrir sin ningún incremento en los activos fijos y que las ventas se vayan más allá de ese crecimiento requerirán de adiciones de activos fijos.

Modelos computarizados de planeación financiera
 

La mayoría de estos modelos se basan en un programa de hoja electrónica como el lotus 1-2-3, tienen dos principales ventajas; es mucho más rápido construir un modelo de hoja electrónica que hacer un pronóstico manual, principalmente cuando el pronóstico se extiende más allá de dos o tres años y segundo, se puede recalcular los estados financieros y las razones proyectadas cambiando tan sólo una de las variables de entrada, de tal forma, hace factible que los administradores determinen los efectos de los cambios en variables tales como ventas.

Los datos de entrada generalmente son: datos históricos, las tasas pronosticadas de crecimiento en ventas, la mezcla de financiamiento aplicable a cualesquiera fondos adicionales que se necesiten, las tasas de costos aplicables a los financiamientos incrementales de deudas y la tasa fiscal.