1) 鈥淟a organizaci贸n (mi empresa) debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizaci贸n del producto o sobre el producto final鈥.
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que desempe帽e el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, as铆 de acucioso ser谩 el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra organizaci贸n fabrica autom贸viles, ser谩 muy diferente el control que ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas que permiten levantar sus vidrios.
Lo otro que se plantea es el de asegurarnos //鈥渜ue el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados鈥 // esto es apenas l贸gico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organizaci贸n colmar谩 sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).
鈥淟a organizaci贸n debe evaluar y seleccionar los proveedores en funci贸n de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizaci贸n. Deben establecerse los criterios para la selecci贸n, la evaluaci贸n y la re-evaluaci贸n. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acci贸n necesaria que se derive de las mismas鈥.
Este 铆tem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que re煤nan los requisitos de nuestra organizaci贸n.
Cuando se habla de criterios para la selecci贸n del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes 铆tem:
~- Oportunidad de entrega de los productos solicitados
~- Precios
~- Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por nosotros)
~- Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
~- Marca o especificaciones solicitada por nosotros
~- Estabilidad financiera
~- Credibilidad en el mercado
~- Informaci贸n oportuna acerca de nuestro pedido
~- Respaldo de garant铆a en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.
Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones sugiero dise帽ar una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan los 铆tems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que m谩s se adecue a los requisitos de nuestra organizaci贸n.
En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con alg煤n proveedor, deben registrarse en alg煤n formato adecuado al caso, esto permite evitar cometer este tipo de errores en el futuro.
Informaci贸n de las compras
La informaci贸n de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:
a) requisitos para la aprobaci贸n del producto, procedimientos, procesos y equipos,
La calidad de los productos suministrados por el proveedor depender谩 en gran medida de la informaci贸n acerca de los requisitos suministrada por nuestra organizaci贸n; para ello debemos apoyarnos si es necesario en cat谩logos con especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es cuando debemos proceder a la elaboraci贸n y definici贸n de dichos requisitos.
b) requisitos para la calificaci贸n del personal, y
En aquellos casos en que la organizaci贸n adquiera equipos que lleven involucrada una tecnolog铆a para su manejo o montaje y dentro de la compra est茅 incluida la capacitaci贸n o asesor铆a de nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como experiencia y dem谩s) para la persona suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitaci贸n o asesor铆a.
c) requisitos del sistema de gesti贸n de la calidad.
Por ser el proceso de compras uno de los m谩s vulnerables dentro de la organizaci贸n en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en el se efect煤an y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan directamente en el, sean personas honestas y de buena reputaci贸n dentro de la organizaci贸n; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que aquellas 谩reas como producci贸n y almac茅n participen activamente en la definici贸n de los requisitos. Si la organizaci贸n se decide por la creaci贸n de un 谩rea o departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un desempe帽o eficaz del sistema.
La organizaci贸n debe asegurarse de la adecuaci贸n de los requisitos de compra especificados antes de comunic谩rselos al proveedor.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas 谩reas que se ver铆an directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la informaci贸n llegue a manos del proveedor.
Verificaci贸n de los productos comprados
La organizaci贸n debe establecer e implementar la inspecci贸n u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.
Es apenas l贸gico que para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que despu茅s de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados.
Para ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspecci贸n u otras actividades similares en donde necesariamente deber谩n participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilizaci贸n del producto (producci贸n por ejemplo). Cuando se dan situaciones en que son grandes vol煤menes de un determinado producto deber谩 aplicarse el sistema de muestreo estad铆stico.
Cuando la organizaci贸n o su cliente quieran llevar a cabo la verificaci贸n en las instalaciones del proveedor, la organizaci贸n debe establecer en la informaci贸n de compra las disposiciones para la verificaci贸n pretendida y el m茅todo para la liberaci贸n del producto.
Hay ocasiones en que nuestra organizaci贸n no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que deber谩 aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la informaci贸n de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y que criterios se tendr谩n en cuenta para la aceptaci贸n del producto.
Como pudimos observar es posible que nuestra organizaci贸n ya tenga establecido un procedimiento para las compras, lo importante es que dentro del mismo est茅n incluidos los apartes que plantea la norma.
