Curso de FileMaker Pro - Creación de distintas presentaciones

Desde el modo Presentación se puede crear más de una presentación gráfica para una misma tabla. Hasta ahora se ha trabajado con la presentación estándar pero se ha nombrado en varias ocasiones cómo se puede acceder a las distintas presentaciones con el menú que hay encima del libro.

Desde el modo Presentación también se puede pasar de una presentación a otra utilizando el libro de la barra de estado.

Para crear una nueva presentación se selecciona el menú Modo |Nueva presentación se abrirá una ventana con diferentes modelos de presentación. Estas presentaciones están pensadas para el uso habitual de una base de datos.

Como siempre que se crea algún objeto nuevo en Filemaker, el primer paso es asignarle un nombre. El programa sugiere uno por defecto, "Nº presentación X" pero si se quiere se puede cambiar.

Después de darle un nombre se debe seleccionar el tipo de presentación y pulsar Aceptar. Según el tipo de presentación se tendrán que seleccionar más opciones o no .

Estándar

Es la presentación que aparece automáticamente al crear un archivo nuevo. Todos los campos del archivo están colocados uno encima de otro en una sola columna. En una presentación estándar, el formulario de la presentación tiene sólo la longitud necesaria para que quepan todos los campos del archivo.

Informe en columnas

Esta presentación dispone los campos que se escojan en una línea. Las etiquetas de los campos se encuentran en la cabecera de forma que el título del campo aparece una sola vez y en el cuerpo cada registro ocupa una línea. Si se seleccionan demasiados campos estos pasan a ocupar una segunda línea y así cada registro equivale a dos líneas.

Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar, FileMaker Pro presenta un cuadro de diálogo como éste:

En este cuadro de diálogo se seleccionan los campos que aparecerán en la presentación. No es necesario seleccionarlos todos.

Para seleccionar un campo se hace un clic sobre él y se pulsa Mover, o simplemente se hace un doble clic sobre él. Para seleccionar todos los campos en un solo movimiento se pulsa el botón: Mover todos.

Los campos seleccionados irán apareciendo en el recuadro derecho Orden de campos. El orden en que aparecen los campos en el cuadro Orden de campos es el mismo que el que tendrán de izquierda a derecha en la presentación.

Este es el aspecto de la presentación en el modo visualizar:

Al seleccionar Informe en columnas las etiquetas de los campos se colocan automáticamente en la zona de cabecera, y aparecen como cabeceras de columna en todas las páginas del informe. Los campos en sí, se encuentran en la zona de cuerpo de la presentación. Los registros aparecerán uno tras otro, a lo largo de la pantalla o de la página. El pie de esta presentación está en blanco. Este informe quedaría así al imprimirse:

Columnas extendidas

Es como un informe en columnas, sólo que no aparece una segunda fila de columnas si se han seleccionado demasiados campos como para que no tengan cabida dentro de una misma línea. Los campos se extienden hacia el margen derecho. Con lo que habrá que ajustar manualmente el tamaño de los campos para que quepan dentro del margen de la presentación.

Página única

Crea una presentación muy parecida a la estándar, salvo que no tiene cabecera ni pie. Tendrá automáticamente una página de altura.

Todos los campos del archivo se disponen automáticamente en una sola columna (uno encima de otro), pero, incluso en el caso de que sólo haya dos campos, el cuerpo del formulario de la presentación ocupará toda una página de altura.

Este tipo de presentación es de especial utilidad cuando se emplean cartas personalizadas, facturas, o algún otro documento de página completa.

Etiquetas

Se utilizan fundamentalmente para etiquetas de correo. Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar aparece esta ventana:

En esta ventana se selecciona el tamaño de las etiquetas en que se va a imprimir. Se puede escoger el nombre de la etiqueta si esta viene en la lista Usar las medidas de las etiquetas. O señalar el tamaño personalizado dando el alto, el ancho y el número de etiquetas por fila.

Tras pulsar Aceptar se abrirá esta ventana:

Aquí se señalan los campos que se desea que aparezcan en cada etiqueta y en qué orden. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre él, se pueden añadir separadores con los botones de la ventana.

Cuando se termine de seleccionar los campos se pulsa Aceptar. En el modo presentación aparecerá una sola etiqueta para modificar el diseño, se puede cambiar el tipo de letra, y añadirle un diseño como en las demás presentaciones.

El diseño que se aplique a esta etiqueta se le aplicará automáticamente a todas las demás.

Sobres

 
Distribuye los campos igual que para una etiqueta, salvo que el tamaño global de la presentación y la posición de los campos que hay en ella están adaptados a las dimensiones de un sobre estándar.

Al igual que en las etiquetas se debe especificar qué campos aparecerán y el orden.

En blanco

 
Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de página y de cuerpo, del tamaño adecuado para que quepan en la pantalla. No aparece ningún campo, así que hay que añadir los campos con la herramienta campo.

Creación de una carta personalizada

El tipo de presentación más apropiado para una carta personalizado es el de página única ya que no presenta encabezado y pie de página.

El primer paso es crear una nueva presentación desde el modo Presentación con el menú Modo|Presentación.

Se escoge el tipo de presentación página única. Se seleccionan todos los campos y etiquetas que aparezcan y se borran.

Con la herramienta de texto se abre un cuadro que abarque toda la página reservando un poco de espacio para el margen. En el cuadro de texto se comienza a escribir con normalidad.

Para facilitar el cambio de aspecto del texto se puede utilizar la regla de texto, para hacerla visible se selecciona el menú Mostrar| Regla de texto.

Para intercalar un campo no se debe utilizar la herramienta campo, ya que funciona como un elemento a parte del texto. Si se utiliza el campo se montará sobre el texto ocultándolo, además será muy difícil conseguir que el texto y el campo queden alineados.

Para insertar un campo dentro de un cuadro de texto se debe escoger el menú Edición | Pegado especial| Campo de fusión. El campo aparecerá con este formato:

<<Nombre del Paciente>>

Al ver la carta desde el modo Visualizar el campo será sustituido por cada dato de los registros. Los campos se encontrarán en la misma línea que el texto y además si el campo es largo o corto el texto contiguo se adaptará.