Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habría en cada tabla y que tipo de información contendrían.
Dar nombre a un campo
El primer paso para crear un campo es darle un nombre. Éste se debe escribir en el recuadro Nombre de campo.
Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una fórmula de cálculo, no se pueden utilizar números al principio del nombre del campo ni los siguientes símbolos y palabras en el nombre:
- ,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,¹, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional).
- AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier función de FileMaker Pro.
- El nombre de un campo utilizado en una fórmula no debe empezar por un punto (.) o un número.
Escoger un tipo de campo
Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto varía en función de la información que vaya a contener el campo. En el caso del campo "Apellidos, Nombre", el tipo de información es de texto. Por tanto, se señala el botón situado a la izquierda de la palabra Texto.
Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botón Crear o la tecla Intro. El campo creado aparecerá en la zona superior de la ventana:
Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botón Crear, será necesario especificar más datos o no. Los tipos de campo texto, numérico, fecha, hora y contenedor no necesitan que se especifique nada más. Aunque sí se pueden especificar más características del campo pulsando el botón Opciones. Esto no es imprescindible para la creación del campo. En concreto, el campo Apellidos, nombre se va dejar así. Si más adelante se le quiere añadir alguna opción, siempre se puede hacer.
Si se escoge alguno de estos tipos de campo: cálculo o sumario o global será necesario especificar más datos antes de terminar de crear el campo. Tras darle al botón Crear se abrirá otra ventana. La creación de este tipo de campos se verá más adelante.
Crear un segundo campo
Para crear otro campo más se escribe el nombre en el recuadro Nombre del campo, se selecciona el tipo de campo y se pulsa Crear. No importa que se escriba sobre el nombre del campo anterior, siempre que se pulse Crear.
Por ejemplo, para crear el campo "Fecha de nacimiento". Dentro del recuadro Nombre del campo todavía aparece el nombre del campo recién creado, aparece seleccionado. Si se comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecerá.
Tras escribir "Fecha de nacimiento", se selecciona el tipo de campo Fecha y se pulsa Crear. El nuevo campo aparecerá en la lista de campos de la zona superior.
Tipos de campo
Cada tipo de campo está pensado para almacenar un tipo de dato y un número determinado de caracteres. Si se sobrepasa el límite de caracteres permitido, esos datos no se almacenarán.
Texto: permite introducir letras, números y símbolos. Tiene un límite de 64.000 caracteres. Es el tipo menos restrictivo.
Número: almacena información numérica con la que se vaya a operar. Tienen un límite de 255 dígitos.
Fecha: almacena fechas.
Hora: almacena horas.
Contenedor: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE.
Cálculo: almacena el resultado de una fórmula compuesta de funciones que operan con información de otros campos o constantes. El resultado puede ser texto, un número, una fecha, una hora o un contenedor
Sumario: almacena el resultado de una fórmula que calcula valores como subtotales, promedios y totales generales de varios registros. El resultado puede ser un número, una fecha o una hora.
Global: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser texto, número, fecha, hora o contenedor.
Modificar un campo existente
Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el tipo de campo que va a contener, o las opciones.
Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los cambios necesarios y se pulsa Guardar.
Modificar el nombre
Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro Nombre del campo.
 |
Las modificaciones se realizan en Nombre del campo.
Se pulsa Guardar. De esta forma no se crea un nuevo campo, sino que se modifica el existente. |
Modificar el tipo de campo
Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de campo y pulsar Guardar. Este cambio puede borrar datos almacenados.
Por ejemplo, si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numérico con 255, se pierden 4745 caracteres. El programa se lo indicará con un mensaje:
Si todavía no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres no habrá ningún problema en modificar el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos.
Opciones del campo
Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas características más concretas que el tipo de dato que van a contener. Estas características varían con el tipo de campo.
Al crear un campo de tipo cálculo o sumario o global se abrirá automáticamente la ventana de opciones, en ella se termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el campo no se creará.
Sin embargo, al crear un campo de tipo texto o numérico o de fecha o de hora o contenedor no se abrirá automáticamente la ventana de opciones. El campo se creará sin más, si se quieren añadir opciones habrá que pulsar el botón Opciones. Estas opciones sirven para mejorar la velocidad, precisión y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer al definir el campo o en cualquier momento posterior.
El cuadro de diálogo Opciones de entrada tiene dos pestañas, cada una de ellas trata sobre un tipo diferente de opciones: las de validación y las de autointroducción.
Estas opciones permiten introducir de forma automática datos en ese campo o verificar que el campo cumple una serie de condiciones.
Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definición de campos pulsando el botón Opciones. Si el campo es de tipo cálculo, sumario o global se cambiará la definición del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que se modifica son características de validación y de autointroducción, no la definición del campo en sí.
Autointroducción
Introducción automática de fecha u hora
Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el 
se activa esta opción. El programa puede introducir datos de fecha u hora forma automática.
Los datos de fecha y hora se introducirán según el calendario del ordenador. Los de autor según las propiedades del archivo.
En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creación para el campo Fecha de la visita, para no tener que teclear la fecha del día cada vez que haya una visita. Así la fecha será siempre correcta.
Número secuencial
Para activar esta opción es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda de Número secuencial. Entonces se activarán las casillas de siguiente valor e incremento.
Esta herramienta introduce un número distinto en cada registro, va aumentando con el incremento que se le indique.
En siguiente valor se le indica el número por el que debe empezar. Si ya hay registros estos no tendrán el número secuencial. Éste sólo aparecerá en los nuevos registros.
En incremento se señala la diferencia que debe haber entre el número de un registro y el del siguiente. Se puede aumentar de uno en uno en de "x" en "x". Al introducir un valor único en cada campo sirve como contador.
Datos
Seleccionando esta opción se pueden introducir dos valores distintos en un único campo. Si una persona tiene dos números de teléfono y se quieren introducir los dos en el campo teléfono esto será posible si el campo está repetido dos veces.
Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no será visible si no se cambia el formato de ese campo cuando se diseñe la presentación.
Validación
Las opciones de validación comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las relaciones entre tablas es necesario que algunos datos estén escritos con exactitud.
De tipo
Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de campo; de número, de fecha o de hora.
Para activar esta opción hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de De tipo.
Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se esté actuando, si es sobre una fecha aparecerá seleccionado Fecha, si es sobre un campo numérico aparecerá seleccionado Numérico.
Si esta opción está activada en ese campo no se podrá introducir otro dato que no sea numérico Éste se seleccionará cuando el campo sea numérico, si el campo es de tipo texto no tiene sentido seleccionarlo.
No vacío
Impide que el valor de un campo se repita. Cuando se introduce un dato como el DNI que es único, es conveniente activar esta opción. De esta forma si por error se introducen dos DNI iguales el programa dará un mensaje de error.
Para relacionar tablas es necesario que el campo que permite la relación no tenga dos registros iguales.
Lista de valores
Las listas de valores permite elegir el dato a introducir en un campo, en lugar de teclearlo. De esa forma el dato no se escribirá incorrectamente.
Para definir una lista hay que presionar en la flecha del recuadro y elegir Definir lista de valores.
Cada valor de la lista se separa pulsando la tecla intro. Cuando ya se hayan introducido todos los valores se pulsa el botón Guardar. De esa forma se vuelve a grabar la lista pero con los datos que contiene. Se puede salir de esta ventana pulsando Conforme, o bien crear otra lista de valores escribiendo un nuevo nombre en Nombre de la lista de valores y pulsando Crear.
La lista de valores ya está creada, para que sea visible en la presentación es necesario especificar el formato de ese campo.
Rango
Normalmente FileMaker advierte al usuario que se está rompiendo una norma de validación pero, aún así, le permite hacerlo. Si esta opción se activa el programa no le permitirá pasar al siguiente registro hasta que haya cumplido todas las validaciones sobre ese campo. Cuando se están haciendo pruebas es conveniente desactivarlo.
Crear un campo de tipo cálculo
El contenido de un campo de tipo cálculo es el resultado de una fórmula especificada. Esta fórmula la pueden componer los datos de otros campos pero del registro actual, o bien constantes numéricas.
Las opciones de entrada de los campos calculados son la definición del cálculo que debe realizar ese campo. La fórmula del campo calculado se escribe al crear el campo. Tras pulsar el botón Crear se abre esta ventana:
El nombre del campo seguido de un signo igual aparece sobre el cuadro de fórmula.
La fórmula se puede escribir directamente en el cuadro de fórmula o bien ir seleccionando los elementos que la van a componer de la parte superior.
Por ejemplo el campo Edad. El contenido de este campo será el resultado de esta fórmula:
(Today- Fecha de nacimiento) / 365
A continuación se va a escribir la fórmula paso a paso:
La primera parte de la fórmula está entre paréntesis, por lo tanto se puede escribir el paréntesis con el teclado o bien hacer doble clic en los paréntesis que están en los operadores.
A continuación se debe colocar el cursor dentro del paréntesis para empezar a escribir dentro.
Today es una función, por tanto se debe elegir de la lista de funciones. Para que aparezca en el recuadro de fórmula se debe hacer un doble clic sobre ella. Si se conoce bien la nomenclatura exacta se puede escribir directamente en el recuadro fórmula. Para listar las funciones por categoría, se elige la categoría del menú desplegable Vista.
El resultado en el recuadro de fórmula será este:
A continuación se le debe restar el campo Fecha de nacimiento. Para restar primero se debe seleccionar el operador de resta y hacer un clic sobre él.
el resultado será 
El campo con el que se va a operar puede ser del archivo actual, es decir la tabla en la que se esté trabajando o de un archivo con el que se mantenga una relación. El campo se escoge de la lista de campos de la zona superior izquierda.
el aspecto de la fórmula será 
Para terminar la fórmula se debe dividir el resultado del paréntesis entre una constante numérica que se introduce aquí. 365, no el contenido de un campo. El operador de división se elige de los operadores, pero el número se escribe con el teclado.
Tras terminar de escribir la fórmula es muy importante señalar cómo se debe mostrar el resultado. Los resultados obtenidos pueden ser números, fechas, horas o texto.
Si se quiere modificar una fórmula de un campo de cálculo se debe seleccionar el campo dentro de la ventana de Definir campos y pulsar el botón Opciones. Se abrirá la ventana de Especificar cálculo de nuevo.
Si el resultado del campo es un número para modificar su formato se debe hacer desde el menú Formato| Número.
Crear un campo de tipo sumario
El campo de tipo sumario obtiene un resultado usando valores de más de un registro de un mismo campo de la base de datos.
Tras seleccionar el tipo de campo Sumario al pulsar Crear se abrirá esta ventana:
En este cuadro de diálogo se debe seleccionar la operación a realizar con los datos contenidos por el mismo campo en diferentes registros y también se debe señalar el campo con el que se va a operar. En la tabla Visitas hay un campo sumario (Total por paciente) que calcula el número de visitas que ha realizado cada paciente.
Las operaciones que se pueden realizar con un campo de tipo sumario son:
Total: calcula el total de valores de los registros del campo.
Media: calcula la media de los valores de los registros del campo.
Recuento: cuenta el número de registros que contiene un valor del campo.
Máximo: busca el número mayor o la fecha u hora más antigua del campo.
Mínimo: busca el numero menor o la fecha u hora más reciente del campo.
Desviación estándar: calcula la desviación estándar de la media del total de todos los valores del campo en el grupo hallado.
Fracción del total: calcula la relación entre el valor del campo y el total de todos sus valores.
Los campos calculados permiten calcular información procedente de campos que están en un mismo registro, y de este modo producen un resultado diferente para cada registro. Sin embargo los campos de tipo sumario calculan o resumen información procedente de los registros de un campo.
Al igual que el campo calculado para modificar la operación que realiza el campo sumario se debe seleccionar el campo desde la ventana de definición de campos y pulsar el botón Opciones. Aparecerá la ventana de opciones del campo tipo sumario.
Crear un campo de tipo global
Un campo global contiene un solo valor utilizado para todos los registros del archivo. Sirve como un valor fijo a utilizar en los cálculos de todos los registros de un archivo.
Tras pulsar el botón Crear se abrirá la ventana de opciones del campo global:
En esta ventana se debe escoger el tipo de dato que va a contener el campo; número, texto, fecha o contenedor.
También se puede escoger el número de repeticiones que tendrá el campo.
El texto o el número que contendrán todos los registros se debe escribir en el primer registro. Sólo se tendrá que introducir una vez en el primer registro, en los demás aparecerá de forma automática. Si se modifica el dato en cualquiera de ellos se modificará en todos.
