Una vez se ha diseñado la presentación se selecciona el modo Visualizar para introducir los datos. El primer paso para introducir datos es crear un nuevo registro.
Crear un nuevo registro
Para poder introducir datos primero es necesario crear un registro, para esto es necesario seleccionar Modo| Nuevo Registro. Si se intenta escribir dentro de un campo antes de crear un nuevo registro aparecerá un mensaje de aviso.
Cada vez que se quiera introducir un nuevo registro se debe repetir la misma operación. En cuanto se añade un registro nuevo, cambia el número de registros que se muestra en el área de estado.
Cuando se selecciona un campo para introducir información en él, todos los campos de la presentación aparecen con un reborde muy fino y el campo en el que se esté escribiendo tendrá un borde más nítido.
Para pasar de un campo al campo siguiente, hay que pulsar la tecla de tabulación, o hacer clic con el ratón en el campo que se quiera seleccionar. No se puede pasar a un campo de cálculo ni a un campo sumario porque la información se introduce en ellos de automáticamente.
Formas de introducir datos
Hay varias maneras de introducir información en los campos en el modo Visualizar:
- Teclear datos en los campos mediante el teclado.
- Seleccionar un valor predefinido en un menú, lista, botón o cuadro para marcar
- Pegar datos, imágenes o sonidos en los campos desde el Portapapeles o con el menú Edición |Pegado especial...
- Importar registros de un documento de texto o de otro documento FileMaker Pro.
Demasiados datos
Si el texto introducido en un campo sobrepasa el tamaño del recuadro que se le ha dado al campo en la presentación mientras se escriba FileMaker lo irá agrandando:
Los datos siguen estando almacenados en el campo, pero es necesario seleccionarlo para hacerlos visibles.
Duplicar un registro
Al duplicar un registro se crea una copia exacta de él y se añade como un registro nuevo. Esto es útil cuando se quieren añadir varios registros en los cuales haya muchos campos que contengan la misma información que el registro en curso. Se duplica el registro en curso y se modifican después aquellos campos que tengan datos distintos:
Se debe comprobar que el registro que se quiere duplicar está seleccionado en la pantalla Visualizar, y entonces seleccionar el menú Modo| Duplicar registro.
Eliminar datos
Se puede borrar un dato de un campo concreto, borrar un solo registro, o borrar todos los registros. Para borrar los datos de un campo, se seleccionan los datos y se pulsa la tecla de borrado.
Eliminar un registro
Para borrar un registro, se selecciona el registro en la pantalla Visualizar y se escoge en el menú Modo | Eliminar registro. Aparece entonces el siguiente mensaje de advertencia que pide que se confirme si se quiere borrar permanentemente el registro.
Cuando se borra uno o más registros en FileMaker Pro no hay manera de deshacer el borrado: los registros han desaparecido para siempre, a no ser que se tenga una copia de seguridad del archivo.
Eliminar algunos los registros
Para borrar todos los registros, se selecciona en el menú Modo| Eliminar todo. Se pedirá que se confirme el borrado, y el cuadro de alerta mostrará el número de registros que se vayan a borrar. Hay que hacer clic en el botón Borrar para borrar los registros.
Cuando se quiere borrar un grupo con unas características concretas primero se debe hacer una búsqueda. Cuando se tengan los resultados se puede seleccionar Modo|Eliminar todo, entonces sólo se borrarán los registros que se estén visualizando en ese momento.
