En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentación y Vista Previa. En cada modo hay diferentes opciones de menú, y cada modo tienen una finalidad muy concreta. Por eso se debe elegir un modo después de decidir lo que se quiere hacer.
Función específica de cada modo:
Visualizar: introducir y se visualizar los registros
Buscar: localizar rápidamente un registro.
Presentación: cambiar la forma en que se ve la información.
Vista Previa: ver cómo se vería la página al imprimirla.
Se puede pasar de un modo a otro a través del menú Modo o mediante la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana del documento.
Si se está trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que no se esté trabajando en el modo adecuado.
Los cuatro modos tienen un elemento en común: la barra de estado:
El modo Visualizar
Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se puede modificar el diseño de la presentación, ni mover ningún elemento.
Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro Modo|Nuevo Registro.
El modo Buscar
El botón Número de Presentación sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentación a otra. Aparecerán los distintos diseños con los campos en blanco para introducir los criterios de búsqueda.
El libro sirve para pasar de una petición a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas anteriormente.
permite invertir una petición de búsqueda, se pide la búsqueda de todos los registros excepto aquellos que satisfagan la petición en curso.
El menú desplegable Símbolos, permite especificar más criterios para la búsqueda pormenorizada, se verá más detalladamente en el apartado Búsquedas.
Una vez se han rellenado los criterios de búsqueda con los símbolos necesarios para ordenar la búsqueda se debe pulsar el botón 
Filemaker mostrará sólo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los demás registros no estarán visibles pero siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se mostrarán en el modo visualizar pero indicando que son los registros hallados.
El modo Presentación
Una presentación controla cómo se muestra e imprime la información. El modo Presentación se usa para cambiar la forma en que se ve la información en la pantalla o al imprimir y para diseñar informes y etiquetas.
En este modo se diseña la apariencia gráfica de una presentación o de varias. Se pueden crear distintas presentaciones de aspectos muy distintos, con distintos campos, se pueden diseñar fichas, cartas, etiquetas...
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Pulsando sobre la flecha se despliegan las presentaciones existentes. |
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La forma en que aparece la información en los restantes modos de trabajo depende de la presentación que se tenga seleccionada en cada momento.
Desde el Modo Presentación se puede cambiar de presentación a través del botón Nº Presentación o pulsando sobre las páginas del libro.
En este modo se ve la posición de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello, el programa trata a los campos, textos y gráficos de la presentación como si fuesen objetos gráficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para cambiar su formato o su ubicación en la pantalla, como en un programa de dibujo.
Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeño en cada esquina. En el apartado Creación de una presentación se verá más detalladamente cómo se modifican los objetos.
El modo Vista Previa
Sirve para visualizar una presentación concreta tal y como aparecería si se imprimiera en papel. Es especialmente útil para visualizar etiquetas postales e informes de sumario.
El menú Nº de presentación que se encuentra encima del libro permite seleccionar la presentación de la que se quiera una vista previa.
El libro sirve para pasar de una página de impresión a otra. Si cada registro ocupa una página la hoja superior servirá para ir a la página anterior, que sólo tendrá un registro, y la hoja inferior servirá para ir al registro siguiente que sólo tiene un registro.
Si se ha usado el libro para ir a la última página del informe, el número total de páginas del informe aparece en el área de estado; si no, se ve en su lugar un signo de interrogación.
