Curso de FileMaker Pro - Planificación de la base de datos

El primer paso en la creación de una base de datos es diseñar su estructura. Al hacer un diseño previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros.

Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la información que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarán. Se seguirán los siguientes pasos:

1. Se hace una lista de la información que se desea incluir.
2. Se piensa cómo se usará la información.
3. Se divide la información en categorías cómo información sobre pacientes, médicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categoría de información general es una tabla independiente.
 

Se decide la información de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la información personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la dirección...

Dependiendo del tipo de información que vaya a contener la base de datos una tabla no será suficiente. Por ejemplo, en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas.

Se debe pensar cuál es la conexión entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital, la tabla Pacientes contiene los datos personales de éstos.

Cuando un paciente acude a una visita la información sobre ésta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya están almacenados en la tabla pacientes. Volver a introducirlos en la tabla visitas sería una pérdida de tiempo y además se duplicaría la información. Los datos personales estarían repetidos en Pacientes y en Visitas.

Si se crea un nexo de unión entre las tablas Pacientes y Visitas será posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con sólo introducir el código del paciente aparecerán todos los datos personales de paciente. Sin embargo, los datos médicos habrá que introducirlos en cada visita.

Para que la relación sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato único sobre cada registro. En la relación entre Visitas y Pacientes, el campo que une las tablas es el código de paciente. Este dato es único de cada paciente. En la tabla de pacientes sólo habrá un registro con el código 1; en la tabla visita puede haber más de un registro de cada paciente.

Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qué se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc.

Un diseño cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrará tiempo si se necesita hacer cambios más tarde.

Cuando se termina el diseño inicial, se podrá empezar a trabajar con FileMaker. Resulta más conveniente probar la base de datos con información de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones.