Curso de FileMaker Pro - Teoría de base de datos

Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener unas nociones, aunque sean básicas, de teoría de base de datos. 

¿Qué es una base de datos?

 
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clínica, de sus pacientes y médicos; una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos; organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

- Introducir datos

- Almacenar datos

- Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel, pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas cómo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listín telefónico: 

Listín telefónico
Nombre	Dirección	Teléfono
Cabrera Ortíz, Pedro	123 4th St. SW	(403) 123-4567
García García, Ana	Avda. Arroyos, 54	(814) 555-4566
Santos Gemio, Luis	c/ Berruguete, 74	(606) 555-1234

En este listín resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla. A ésto es a lo que se denomina Registro.A cada una de las partes en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros Tabla o Fichero.

Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, y está compuesto por campos.

Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Formada por Formadas por Formados por

Base de Datos Tablas Registros Campos

 Tipos de campos

En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros. Así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido; sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo, se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. 

Tipos de base de datos: planas y relacionales

 
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten más de una.

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital.

¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?: 

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usará necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común a ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura, cada vez que venga un paciente no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del paciente).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla, hablamos de una base de datos plana.

No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad.

Generalmente, todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler…

Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.

El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día, y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. Éstas están situadas en un único ordenador, llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia), y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a las mismas, los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales

FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.

Utilidad de una base de datos

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos. 

Introducir datos: las presentaciones

En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentación que se le dé. La estructura se define al crear los campos y la presentación cuando se crea un diseño para esa tabla. Una tabla puede tener tantas presentaciones como se desee.

El primer diseño de una tabla no tiene por qué ser el definitivo, posteriormente se pueden crear más presentaciones en las cuales no tienen por qué aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas.

Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introducción de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Con una misma tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estándar, informe en columnas, columnas extendidas, página única, etiquetas, sobres o en blanco. Cada tipo de presentación tiene una utilidad distinta que se verá más adelante.

Ordenar datos

A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listín telefónico, para que sea útil, debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres. Filemaker permite ordenar los registros de una tabla

El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos. Dependiendo del tipo de campo el orden puede ser alfabético, numérico, por fecha u hora y de modo ascendente o descendente.

Así, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se pueden especificar varios criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

Búsquedas

En los antiguos sistemas de archivo de datos, si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego, visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, se extraían los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la búsqueda resultaba imposible.

Filemaker realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios (de este autor y con fecha de publicación posterior a ésta), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Una vez se obtienen los resultados de la primera búsqueda el programa permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos.