Curso de Microsoft Access 97 - Las macros

Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el usuario.

Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta.

Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.

¿Cómo se crea una macro?

Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Se selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo. Se abrirá la ventana para definir las macros.

Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Acción:

En la columna Acción se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia.

En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza esa acción.

En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción, aparecen los Argumentos de Acción. Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos.

Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe.

Nombre del informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos sobre el que recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Acción es Abrir Informe).

Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.

ormulario	Informe	Tabla

Nombre del filtro: con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto que se desee abrir.

Condición WHERE: es una claúsula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta.

Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro.

Un ejemplo de la condición WHERE:

Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá el generador de expresiones:

Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que debe cumplir para que sea seleccionado.

Modo de datos: en esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre los datos que se muestren:

Agregar: permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el formulario, el informe o la consulta.

Modificar: permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.

Sólo lectura: no permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir ninguno, sólo consultar los registros existentes.

Modo de la ventana: esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo normal muestra el objeto según las propiedades normales.

Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar . Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro creada:

Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntará si se desea almacenar la macro o no:

Ejecutar una macro

Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas.

Se selecciona la macro que se desee ejecutar.

Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro correspondiente.

Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botón ejecutar  o el menú Macro|Ejecutar.

Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botón paso a paso  y después se pulsa el botón ejecutar .

Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algún error.

Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción.

Detener para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la macro.

Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada acción.

Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón Diseño. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.