Diferentes formas de crear un informe
Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña de Informes 
. Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón Nuevo. Para modificar el diseño de un informe ya creado se selecciona Diseño. Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista Previa.
Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes modos de creación de un informe:
1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes.
2. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de informes.
3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos.
4. Autoinforme tabular: esta opción crea de forma automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.
5. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere.
Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente.
6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma.
Asistente para informes
Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados.
Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe:
Se pulsa Aceptar.
En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos botones:
Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa Siguiente:
En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad. Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros.
Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe.
Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecerán sin
agrupación, tal y como están en la imagen superior.
Botones de agrupamiento:
Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa 
. La ventana quedará así:
Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre Siguiente:
En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla 
variará a 
, varía el orden a aplicar, ascendente o descendente.
Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre Siguiente para continuar.
En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe. Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamente de qué se trata. Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puede modificar la orientación de la página.
Con la opción Ajustar el ancho del campo ... cabrán todos los campos en una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos.
Tras pulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño predeterminado de los que presenta el programa.
Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variará. Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar posteriormente. Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente.
En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; Vista previa o si se quiere modificar el diseño del informe.
Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La creación del informe ha finalizado.
Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será esto. Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista 
.
Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la ventana que se abrirá será ésta. Para ver cómo va quedando se pulsa el botón cambio de vista 
.
Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algún cambio, se selecciona la pestaña Informes y se pulsa el botón Diseño.
Desde Vista Diseño se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se pueden modificar las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto.
Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre él. A continuación, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar.
Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.
Asistente para etiquetas
Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una tabla o consulta en forma de etiquetas.
La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente para informes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan.
Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes pulsando la pestaña y luego hacer doble click en el botón Nuevo y aparecerá la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo.
Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. La tabla que se va a utilizar es la de Pacientes. Tras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptar.
En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga. Dependiendo del modelo habrá una, dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que está en la primera columna.
En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o métrica. dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida.
Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.
Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.
En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita, y el color de la letra.
A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta.
Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen.
Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos recuadros.
Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después de insertar un campo.
En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden:
En la primera línea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha pulsado intro después de añadir cada campo.
El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron los datos u otro distinto.
En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión. En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido.
En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el diseño de las etiquetas en Vista Diseño. Tras seleccionar todo se pulsa Finalizar.
