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Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.
Introducir los datos
Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:
Apellido |
Nombre |
Profesión |
González |
Juan |
Arquitecto |
Pérez |
Pablo |
Abogado |
Sánchez |
José |
Economista |
Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la ficha de datos.
Para trabajar con la ficha de datos una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige la opción Ficha del menú Datos. Después de utilizar este comando Excel ya ha establecido la base de datos y a partir de este momento se podrá utilizar cualquier comando para bases de datos que se encuentra en el menú Datos. Si se utilizan sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
Aparece la primera ficha de nuestra base de datos. Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
Para pasar de una ficha a otra se hace clic en los botones Buscar Anterior y Buscar Siguiente.
Para crear una nueva ficha hacer clic en el botón Nuevo. De la misma forma si se coloca en un registro que se quiere eliminar al pulsar en el botón Eliminar el registro desaparecerá de forma automática.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción Datos|Ficha
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas.
Ordenar la base de datos
Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente . Microsof Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar "Si" en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.
Buscar registros que cumplan un criterio
Se selecciona el comando Ficha del menú Datos para consultar las fichas de la base de datos. Si se hace clic en el botón Criterios se podrán indicar las condiciones que deben cumplir los registros que se buscan. aparecerá una ficha en blanco donde deben escribirse en los campos correspondientes los criterios de búsqueda. Hacer clic en Buscar Siguiente para encontrar el primer registro coincidente. cuando llega al final de las fichas para volver hará clic en Buscar Anterior. Para volver a todas las fichas bastará con hacer clic en el botón Fichas.
Para indicar criterios tipo numérico o fecha en la base de datos se pueden utilizar los operadores mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que...
Extraer registros con filtro
El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Filtro Automático en el menú Datosê Filtros.
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos Filtro Automático.
Eliminar un filtro de una lista
Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a la columna, y se elige "Todas" en la lista desplegable.
Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al menú Datosê Filtro y elegir Mostrar todo.
Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige el menú Datosê Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos|Filtros, pero ahora sitúese en Filtro Automático para desactivarlo.
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