Curso de Microsoft Word - MANEJO DE DOCUMENTOS

Antes de que pueda trabajar en un documento, necesitará abrirlo para que se presente en pantalla. Podrá escribir y editar texto, así como cambiar la apariencia del documento e imprimirlo. Para conservar el trabajo hecho, debe guardar el documento. Al guardarlo, éste se almacena en la versión actual de ese archivo en el disco. Es conveniente guardar los documentos de manera regular.

Es importante saber que al salir de Word, si no se han guardado los cambios hechos, aparecerá un mensaje preguntando si se desea guardarlos.

La primera vez que se guarda un documento, Word presenta el cuadro de diálogo Resumen. La información que se guarda puede ayudar a recordar información importante acerca del documento.

Para guardar un documento abierto únicamente hay que seleccionar Guardar del menú Edición.

Si es la primera vez que se guarda, habrá que introducir un nombre para reconocerlo posteriormente. Si no es así, se guardará con el mismo nombre, es decir, se actualizará.

Si se desea cambiar el nombre del documento elegiremos Guardar Como de este mismo menú y a continuación escribiremos el nuevo nombre.

Word puede abrir documentos creados con un procesador de textos diferente. Cuando esos documentos quieran ser guardados desde Word, éste le preguntará si desea sobreescribir el formato original del documento con el formato normal de Word.

Para guardar un documento con un formato distinto al normal de Word, elija Guardar como, en el cuadro "Nombre de Archivo" escriba un nuevo nombre para el documento y en el "Guardar archivo como", seleccione el formato de Archivo. Elija el botón Aceptar.

La contraseña puede tener entre 1 y 15 caracteres. Para guardar con contraseña hay que elegir Guardar como y a continuación compartir Archivo, escribir una contraseña en el cuadro "contraseña de protección" y elegir Aceptar. Hay que volver a escribir la contraseña para verificarla.

Word pedirá la contraseña cada vez que se abra el documento.

Para cambiar la contraseña se escribirá en el cuadro "contraseña de protección" la nueva contraseña, y para eliminarla pulsar SUPR.

Cuando se inicia Word, se abre un documento vacío en una ventana de la pantalla cuyo nombre temporal es Documento1. Si está listo para empezar un documento, lo único que debe hacer es comenzar a escribir. En cualquier momento durante una sesión de Word, podrá abrir una ventana para un documento nuevo usando el menú Archivo.

Para continuar trabajando en un documento almacenado en un disco, debe abrirlo usando el botón "Abrir" de la Barra de herramientas o usando el comando Abrir del menú Archivo. Si ha trabajado recientemente en el documento, quizás pueda abrirlo otra vez seleccionando su nombre en el menú Archivo. Word presenta en la parte inferior del menú Archivo la lista de los cuatro últimos documentos que se abrieron. Si no es así, elija Abrir V en el cuadro "Nombre de Archivo", escriba o seleccione el nombre del documento que desee abrir. Si no encuentra el nombre de archivo que desea, seleccione una nueva unidad o un nuevo directorio, o seleccione un nuevo tipo de archivo en cuadro "Tipo de archivos".

Para evitar cambios accidentales en el documento que se va a abrir, se debe seleccionar la opción de Sólo lectura. Esto hará que el documento no se pueda modificar.

Hay que colocar el punto de inserción en el lugar donde se desee insertar el documento: A continuación elegir Archivo del menú Insertar y escribir el nombre de archivo que se quiere insertar.

Se pueden abrir hasta nueve documentos simultáneamente, cada uno en una ventana de documento separada.

Para abrir varios documentos a la vez en Word, elegir Buscar archivo del menú Archivo. Después, localizar los documentos que se deseen abrir y, manteniendo pulsada la tecla CTRL, pinchar con el ratón en cada uno de ellos. Seguidamente, pulsar el botón abrir.

Una vez abiertos los documentos, sólo se puede trabajar con uno al mismo tiempo, con lo que hay que seleccionar el que ha de estar activo en cada momento. Para ello, basta con elegir el nombre del archivo en el menú Ventana.

Cuando se necesite abrir un documento en Word creado con otra aplicación de procesamiento de textos, Word lo convierte automáticamente a su propio formato. Para ello, elegir Abrir en el menú Archivo y buscar el documento. Si no aparece en su directorio, seleccionar un tipo diferente en la lista de 'tipos de archivo". Para finalizar, pulsar el botón "Aceptar".

Cuando se ha terminado de trabajar con un documento, es conveniente cerrarlo para evitar llenar la pantalla con ventanas innecesarias y para liberar memoria.

Para ello hay dos maneras: Hacer doble click en la esquina superior izquierda de la ventana del documento, o elegir cerrar del menú Archivo. con el segundo método, aparte de la ventana principal del documento, también se cierran las demás ventanas abiertas del mismo documento.

Para buscar un documento en el disco, se usa el comando Buscar archivo del menú Archivo. En este cuadro de diálogo, se puede conocer la localización de un archivo, ver su contenido, etc. Las categorías de información que se usan para encontrar un documento se "aman criterios de búsqueda. Cada vez que se cambie el criterio, los archivos se presentan de acuerdo a él.

Pulsando el botón "opciones" del cuadro de diálogo se puede especificar si se quiere ver el nombre del archivo, título del documento, el resumen, las estadísticas o el contenido del archivo sin abrirlo. Para ello deben usarse los botones "Título", "Contenido", "Resumen" y "Estadísticas".

El cuadro de diálogo Buscar Archivo presenta la lista en orden alfabético de los archivos que coinciden con el criterio de búsqueda. Para ordenar una lista de archivos: elegir el botón "opciones" del cuadro Buscar Archivo, y seleccionar el criterio de ordenación bajo "Ordenar archivos por".

Por defecto, el cuadro de diálogo Buscar archivo presenta la lista de todos los Archivos Word (*.DOC) en el directorio actual. se puede pulsar el botón buscar" y especificar el criterio para la creación de una lista con nombres semejantes, con un texto específico, o que hayan sido creados e un determinado momento o por una persona en particular, etc. En el cuadro de diálogo Buscar aparecen las siguientes opciones:

Nombre del archivo se pueden usar comodines (* y ?) S¡ no se conoce el nombre a buscar.

Tipo Extensión del nombre del archivo.

Unidades de disco Unidad o unidades en las que se desea buscar. Por - defecto la actual.

Ruta de acceso Directorio donde se va a buscar. Por defecto el actual.

Modificar ruta Alternativa a la anterior.

Título, asunto, palabras Texto de un documento en el cuadro de diálogo clave, autor resumen (sólo para documentos Word).

Cualquier texto Texto que aparece en los documentos a buscar.

Mayúsculas / minúsculas Restringe la búsqueda para que coincida la capitalización de las palabras o no.

Fecha de creación/Fecha más reciente en que se guardó. En los almacenamiento documentos Word, también la de creación.

Guardado por La persona que lo guardó por última vez.

Opciones Opciones adicionales de búsqueda.

Para buscar un archivo

Elegir Buscar archivo del menú Archivo, con lo que Word presentará todos los archivos que coincidan con el criterio de búsqueda. Si el archivo deseado no aparece en la lista, pulsar el botón "Buscar" y escribir el nombre en el cuadro "Nombre del archivo", así como los demás parámetros vistos antes. Cuando esté acabada la definición del criterio de búsqueda, pulsar el botón "Iniciar búsqueda para que Word localice los archivos que coincidan con el criterio.

Después de localizar y hacer una lista de archivos, en el cuadro de diálogo Buscar Archivo se pueden ejecutar las siguientes acciones:

Para Hacer esto

Abrir archivos Elegir el botón "Abrir", o hacer doble click sobre un archivo.

Abrir impidiendo cambios Seleccionar la casilla "Abrir archivo como sólo lectura" V pulsar "Abrir".

Imprimir archivos Elegir el botón "Imprimir".

Eliminar archivos Elegir el botón "Eliminar".

Para salir de Word, hay que elegir Salir del menú Archivo, o presionar la combinación de teclas ALT + F4. En caso de haber hecho algún cambio al documento después de haberlo guardado, Word presentará un mensaje para preguntar si se desea guardarlos. Para continuar trabajando sin salir de Word, elegir "Cancelar".