Una plantilla para documentos es un documento especial que se puede usar como modelo para crear otros documentos del mismo tipo. LO importante de las plantillas es que no hay necesidad de crear infinidad de documentos, sino unos pocos tipos que servirán como modelo. Las plantillas reducen el trabajo que se requiere para configurar un documento.
Word tiene plantillas predefinidas para la mayoría de los tipos comunes de documentos. se pueden usar estas plantillas para documentos o personalizarlas de acuerdo a las propias especificaciones.
15.1.1 Una plantilla como modelo para documentos
Los documentos basados en una plantilla heredan los elementos siguientes:
Formato: Puede guardar información sobre configuraciones de margen, número de columnas, orientación de la página y otros formatos para documentos y secciones.
Texto reciclable: Puede almacenar texto básico que no varía en el documento.
Estilos: Puede proporcionar una manera de almacenamiento y fácil aplicación de diversos formatos de carácter, párrafo y sección se pueden usar plantillas y estilos para mantener un formato uniforme dentro de un cuerpo de documentos.
15.1.2 Una plantilla como entorno de trabajo
Además de servir como modelo para documentos nuevos, una plantilla puede dar forma a Word. Se pueden usar plantillas para la personalización de Word, a fin de que se ajuste a la clase de documento que se esté usando en la plantilla. una plantilla puede crear un entorno para trabajar con un tipo específico de documentos en Word. El entorno de una plantilla incluye:
Elementos de glosario.
Asignaciones de menú, teclado y Barra de herramientas.
Macros.
Los elementos de glosario pueden ser el primer elemento a agregar en la plantilla. otro uso de los elementos de glosario en una plantilla para carta podría ser almacenar direcciones postales, como lo hacen las plantillas para cartas que se suministran con Word.
La personalización de menús, teclado y Barra de herramientas es cuestión de agregar o eliminar comandos. Se puede simplificar un menú eliminando los comandos que no se usarán en el documento producido por la plantilla.
15.1.3 Función especial de la plantilla NORMAL
Por configuración predeterminada, los documentos nuevos se basan en un archivo "amado NORMAL.DOT, es decir, cuando se usa el comando Nuevo del menú Archivo, para crear un documento nuevo, Word basa el documento nuevo en la plantilla NORMAL, a menos que se seleccione una diferente.
15.2 USO DE LA PLANTILLA PARA CREAR UN DOCUMENTO NUEVO
1.- Elija Nuevo del menú Archivo.
2.- Escriba o seleccione la plantilla en la cual desee basar el documento nuevo en el cuadro "Usar plantilla.
3.- Elija el botón "Aceptar" .
15.3 CAMBIO DE LA PLANTILLA ADJUNTA A UN DOCUMENTO
Una vez que se crea un documento, la plantilla en la que se basa permanece adjunta al mismo se puede comprobar qué plantilla se adjunta al documento eligiendo el comando Plantilla del menú Archivo. La plantilla que se adjunta al documento determina el entorno de trabajo para ese documento.
Para cambiar la plantilla adjunta a un documento:
1.- Elija Plantilla del menú Archivo
2.- Escriba o seleccione la plantilla que desee adjuntar al documento en el cuadro "Adjuntar documento a"
3.- Elija el botón "Aceptar".
15.4 CREACIÓN DE UNA PLANTILLA NUEVA
Hay tres maneras de crear una plantilla nueva:
Convertir en una plantilla el documento en el que se está trabajando
Elegir el comando Nuevo del menú Archivo y luego seleccionar el botón "Plantilla" en "Nuevo"
Modificar una plantilla existente y luego guardarla con un nombre nuevo
Para crear una plantilla para documentos modificando un documento o una plantilla existentes
1.- Elija Abrir del menú Archivo
2.- Escriba o seleccione el nombre del documento o plantilla en la que desee basar la plantilla nueva en el cuadro "Nombre de archivo".
3.- Elija el botón "Aceptar"
4.- Cambie el documento o plantilla existente del modo que desee
5.- Elija Guardar como del menú Archivo
6.- Escriba un nombre para la plantilla nueva en el cuadro "Nombre de Archivo"
7.- Elija el botón "Aceptar.
15.4.1 Para crear una nueva plantilla para documentos
1.- Elija Nuevo del menú Archivo
2.- Seleccione el botón "Plantilla" en "Nuevo"
3.- Escriba o seleccione el nombre de la plantilla, o escriba el nombre del documento en el que desee basar la nueva plantilla, en el cuadro "Usar plantilla y luego elija el botón "Aceptar.
4.- Inserte cualquier texto que desee y cree estilos, macros v elementos de glosario como haría con cualquier otro documento.
5.- Elija Guardar como del menú Archivo
6.- Escriba un nombre para la plantilla nueva
7.- Elija el botón "Aceptar".
15 5 MODIFICACIÓN DE UNA PLANTILLA
15.5.1 Para modificar directamente una plantilla para documento
1.- Elija Abrir del menú Archivo
2.- Seleccione "Plantilla de documento" en "Tipo de archivos"
3.- Escriba o seleccione el nombre de la plantilla que desee editar y Elija el botón "Aceptar".
4.- Edite y dé formato a la plantilla tal como lo haría con cualquier otro documento. Cualquier texto de la plantilla se insertará en cada nuevo documento que se base en ella.
5.- Elija Guardar del menú Archivo para guardar los cambios a la plantilla.
Para cambiar asignaciones de menús, teclado o Barra de herramientas en una plantilla
1.- Elija el comando opciones del menú Herramientas
2.- Seleccione "Menús ~ Teclado" o "B. de herramientas"' en "categoría".
3.- Cambia las asignaciones de menús, teclado o Barra de herramientas del modo que desee
4.- Seleccione el botón de opción "Plantilla" en "Contexto".
5.- Elija el botón "Aceptar".
15.5.2 Cambio de estilos en una plantilla
1.- Abra todos los documentos y plantillas desde o hacia los cuales desee combinar estilos.
2.- Elija Estilo del menú Formato
3.- Elija el botón "Definir" y luego el botón "Combinar"
4.- Seleccione la plantilla desde la que desee combinar los estilos y luego elija el botón "Desde la plantilla o el botón "Aceptar" para combinar los estilos de la plantilla seleccionada en el documento activo.
15.6 USO DE LAS PLANTILLAS DE DOCUMENTO QUE VIENENCON WORD
Word tiene plantillas para la creación de muchos tipos de documentos, basadas en formatos estándares ampliamente usados. Puede usar cualquiera de estas plantillas o usarlas como punto de inicio para formatos personalizados. La apariencia de los documentos basados en estas plantillas se puede modificar fácilmente al redefinir los estilos usados para dar formato a elementos de documentos diferentes.
15.6.1 Para crear un documento nuevo basándolo en una plantilla suministrada
1.- Elija Nuevo del menú Archivo
2.- Seleccione la plantilla suministrada en la que desee basar el documento nuevo.
3.- Elija el botón "Aceptar".
15.6.2 Trabajo con documentos basados en las plantillas suministradas
Virtualmente todas las plantillas suministradas comparten elementos comunes. Así, una vez que adquiera experiencia en el uso de plantillas, podrá comprender el funcionamiento de las otras.
15.6.3 Un cuadro de diálogo inicial
La mayoría de las plantillas suministradas presentan un cuadro de diálogo inmediatamente después de que se cree un documento nuevo basado en ellas.
La información que se escribe en el cuadro de diálogo, se inserta en los lugares apropiados del documento.
15.6.4 Estilos predefinidos
Todas las plantillas suministradas incluyen estilos apropiados para sus formatos. Los nombres de estos estilos corresponden estrechamente con los elementos del documento para el cual fueron creados. Al aplicar estos estilos a los elementos para los que fueron creados, se puede crear fácilmente un documento con el formato para el cual se diseñó la plantilla.
15.6.5 Comandos especializados
La mayoría de las plantillas incluyen comandos especializados para ayudar a realizar las tareas específicas para el tipo de documento que se cree con dicha plantilla. estos comandos adicionales especializados creados con el lenguaje para macros de Word, WordBasic, se presentan en la lista de cada plantilla en la parte inferior del menú Formato.
15.6.6 Comandos para personalizar las plantillas
Muchas plantillas incluyen un comando para proporcionar una manera fácil de personalizar las configuraciones de Plantilla básicas.
15.6.7 Comando instrucciones
La mayoría de las plantillas incluyen un comando Instrucciones que proporciona información completa acerca de cómo usar la plantilla.
15.7 GRUPO DE PLANTILLAS PARA DOCUMENTOS
Word posee una serie de plantillas ya hechas para:
Cartas
Circulares
Informes
Otros documentos
Otros documentos" incluye plantillas para hojas de cubierta de fax, propuestas comerciales, transparencias, artículos, disertaciones, etiquetas postales y comunicados de prensa.
