Curso de Microsoft Word - REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Los comandos de revisión de Word pueden encontrar y corregir muchos errores comunes. Se pueden usar para:

Verificar la ortografía

Encontrar un sinónimo para una palabra en particular.

Separar palabras con guiones al final para reducir la irregularidad de los márgenes y el espacio entre palabras.

Word verifica el documento en busca de errores ortográficos haciendo uso de un diccionario español estándar. Si no logra encontrar la palabra en el diccionario, ésta se presentará en el cuadro de diálogo Ortografía para que se corrija el error.

A menudo se usan en los documentos palabras que no se encuentran en los diccionarios estándares, como términos especializados, abreviaturas. etc. A fin de que Word no se detenga en tales palabras durante la verificación, éstas se pueden agregar a un diccionario personalizado. Cuando se verifican documentos, se pueden utilizar uno o más diccionarios personalizados además del principal estándar.

Además de los errores ortográficos, Word también avisa al encontrar palabras repetidas y palabras extrañas con el uso de mayúsculas.

Word comprueba todo el documento empezando por el punto de inserción. Para comprobar la ortografía de sólo una parte, se ha de seleccionar antes de elegir el comando Ortografía.

Para comprobar la ortografía hay que elegir el comando Ortografía del menú Herramientas, o pulsar el botón "Ortografía" de la Barra de Herramientas. Cada vez que se presente una palabra en el cuadro de diálogo, se puede elegir entre:

Corregir la ortografía: Cuando se esté de acuerdo con la corrección sugerida en el cuadro "Cambiar por" pulsar el botón "Cambiar" para la palabra actual y "Cambiar todo" para corregir la misma palabra en idéntico caso en todo el documento. Seleccionar una palabra de la lista "Sugerencias" para especificar una corrección diferente.

Dejar la palabra sin cambios V continuar con la verificación. Para ignorar sólo el presente caso, elegir "Ignorar", e "Ignorar todo" para todos los casos a través del documento.

Agregar la palabra a un diccionario personalizado: Elegir el botón "Agregar" para añadirla al diccionario que se muestra en el cuadro "Agregar palabras a".

Eliminar una palabra repetida: Con el botón "EIiminar".

. Eliminar una palabra con errores de ortografía: Eliminar la palabra del cuadro "Cambiar por" y elegir el botón "Eliminar", o "Eliminar todo" para todos los casos iguales.

· Deshacer las correcciones ortográficas previas: Elegir el botón "Deshacer lo último" para deshacer las cinco últimas correcciones.

Mientras se está comprobando la ortografía, se puede volver al documento para hacer otros cambios y continuar después con la verificación. Para ello, hacer click en la ventana del documento o presionar ALT + TAB, para ir a la ventana del documento.

Se pueden deshacer todas las correcciones hechas durante la sesión mas reciente de la verificación ortográfica eligiendo Deshacer ortografía del menú Edición.

Mediante el comando Opciones del menú Herramientas es posible controlar la forma en que Word comprueba la ortografía. con las opciones de Ortografía en pantalla, se puede hacer lo siguiente:

. Instruir a Word para que ignore palabras con números o con todas las letras mayúsculas. Esto se consigue debajo de "Ignorar".

Hacer que Word no sugiera correcciones para palabras mal escritas. Así la ortografía se comprueba más rápidamente. Para hacerlo, desactivar la casilla "sugerir siempre"-

· Seleccionar diccionarios personalizados para usarlos en la verificación.

Se pueden crear tantos diccionarios personalizados como se desee. La primera vez que se usa el comando Ortografía, aparece el diccionario PERSONAL.DIC en la lista "Agregar palabras a". Este diccionario está vacío hasta que se agreguen palabras.

Cuando se agrega una palabra a un diccionario durante la verificación ortográfica, ésta se introducirá en el diccionario exactamente como aparece en el documento. Si la palabra está en minúsculas, ésta se reconocerá en las verificaciones subsiguientes, sin importar que se use con mayúsculas o con minúsculas. Pero si la palabra que se agrega contiene mayúsculas, ésta no puede ser reconocida en el documento al existir discrepancias en el uso de las mayúsculas.

Durante la verificación de la ortografía, Word consulta su diccionario estándar y los diccionarios personalizados que están abiertos. se puede ver rápidamente qué diccionarios están abiertos observando la lista "Agregar las palabras a" en el cuadro de diálogo Ortografía. Por otra parte, la lista "Diccionarios personalizados" en el comando opciones incluye todos los diccionarios personalizados que se tengan. Es posible tener hasta cuatro abiertos al mismo tiempo.

Para abrir un diccionario personalizado, elegir opciones del menú Herramientas y seleccionar la categoría '"Ortografía". Para seleccionar o borrar un diccionario, hacer click en el nombre de uno en la lista "Diccionarios personalizados" V pulsar el botón "Aceptar".

Elegir opciones del menú Herramientas, la categorías "Ortografía". Elegir el botón "Agregar" en "Diccionarios personalizados". Escribir el nombre del nuevo diccionario y elegir el botón "Aceptar'.

El diccionario de sinónimos se usa para dar mayor interés y precisión a los escritos. Se puede buscar rápidamente un sinónimo para una palabra seleccionada en el documento. Algunas palabras tienen diferentes significados. Es posible seleccionar el significado deseado para que Word presente opciones alternativas.

Seleccionar la palabra en el documento y elegir Sinónimos del menú Herramientas. Entonces en el cuadro "Significados" aparecerán los posibles significados de la palabra. Si no se encuentra un sinónimo, Word presenta la lista de palabras alfabéticamente parecidas a la seleccionada, en lugar de los significados.

La separación de palabras con guiones al final de la línea mejora la presentación de los documentos, reduciendo la irregularidad del texto en los márgenes. En el caso del texto justificado, la separación con guiones reduce la cantidad de espacio insertado entre palabras para llenar cada línea. La separación con guiones es muy útil en documentos con. columnas muy estrechas.

Al elegir el comando Guiones del menú Herramientas, Word recorre el documento examinando cada línea que sigue a la primera de un párrafo. Inserta un guión especial "amado guión opcional V parte la palabra en 2 líneas.

El mejor método para llevar a cabo esta operación es usar el comando Guiones después de finalizar la escritura o edición del documento, justo antes de decidir el lugar de los saltos de página. De esta forma, sólo se necesita insertarlos una vez en el documento. Si se realiza una gran edición después de haber usado este comando, podrá ser necesario volver a insertar los guiones, a fin de que las palabras de final de líneas tengan los guiones siempre que sea posible.

Para insertar guiones, elegir Guiones del menú Herramientas. Seleccionar la casilla de verificación "Mayúsculas" para permitir la separación de palabras en mayúsculas. Disminuir la separación en el cuadro "Zona de separación" para obtener unos márgenes menos irregulares y mayor separación de palabras con guiones.

Para confirmar cada palabra con guión, pulsar la casilla "Confirmar". Al elegir el botón "Aceptar", Word comienza la separación de palabras con guiones. con la opción "Confirmar", cada palabra a ser separada se presentará en el cuadro "Guiones en".

Para quitar los guiones opcionales, elegir Reemplazar del menú Edición. Escribir A_ en el cuadro "Buscar". Si el cuadro "Reemplazar con" no está vacío, eliminarlo. Para buscar cada guión individualmente, pulsar "Buscar siguiente" Para eliminar todos los guiones opcionales de una sola vez, elegir el botón "Reemplazar todo".