Curso de Microsoft Word 97 - Formatos (1)

Formatos

Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.

Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la explicación en algunos casos con la opciones de los menús. 

Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Preparar página al que se accede desde el menú Archivo.

Este cuadro de diálogo presenta cuatro cartas, una para cada grupo de instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel, Fuente del Papel y Diseño de página. Aunque presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer paso: la elección del papel.

La carta Fuente del papel sirve para indicar de que bandeja de la impresora se quiere que se tome el papel. Como depende totalmente de la impresora que se tenga, las opciones variarán totalmente. Por este motivo no se estudiará.

El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de las cuatro cartas se puede utilizar cuando se está trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte correspondiente a las secciones en la página 20. 

En esta carta se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar puesto el Din A 4, tamaño normal de prácticamente todas las impresoras.

En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.

En la imagen Muestra aparecerá el tamaño y orientación que se haya seleccionado.

Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho.

El llamado margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares.

En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro de Márgenes simétricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y Derecho cambian de nombre a Interior y Exterior. 

La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas en los apartados 4.6 del manual.

Recuerde que para aplicar cualquier formato a un trozo de texto hay que seleccionarlo previamente.

Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:

Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuentede la barra de herramientas Formato.

Tamaño: se mide en puntos (pto. ), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Timers New Roman 14 para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuentede la barra de Formato.

Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva, subrayado, que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.

Efectos: se llaman efectos al ^superíndice, _subíndice, Tachado, Versales, etc. que se aplican desde el cuadro Fuentes del menú Formato.

Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. Word los presenta además delimitados por dos marcas ¶ (marcas de párrafo).

Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro Párrafo del menú Formato, aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones, tabulaciones,…) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Estándar.

Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor en medio del que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo. En el caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos. 

Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Si es sólo la primera línea la que se separa se le llama Sangría de primera línea; si lo hacen todas con respecto al margen izquierdo, sangría izquierda; si lo hacen por la derecha, Sangría derecha, y si se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, Sangría francesa. Esta última se suele emplear en párrafos numerados como el que aparece en la ilustración de muestra.

Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer directamente con los botones de la barra de herramientas de formato.

Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustración:

Sangría primera línea		Sangría izquierda		Sangría derecha		Sangría francesa

Esto mismo se puede hacer desde la opción Párrafo del menú Formato. En este caso hay que introducir los valores en el cuadro de opción correspondiente:

 

Alineaciones

Word admite todos los tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineación por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato. 
 

Izquierda	Centrada	Derecha	Justificada

Interlineado y separación entre párrafos

Estas dos opciones se aplican desde el cuadro Párrafo el menú Formato.

Los interlineados–la separación entre las líneas– más normales son lo típicos de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble. Para aplicarlos hay que seleccionarlos del menú de selección del cuadro interlineado.

El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dándole varias veces a la tecla de retorno de carro, así no se puede dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno. Como se verá en el apartado 4.4 esta instrucción es fundamental dentro de los estilos.

Tabuladores

Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación.

Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulación según el tipo de alineación que se quiera.

La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él una marca de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla , y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que el cursor se detenga en los lugares marcados.

Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la tabla, hay que tener en cuenta que son independientes para cada párrafo, por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.

Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar en el cuadro de diálogo Tabulaciones del menú Formato, seleccionar el alto de tabulación en Posición indicar que relleno debe tener, y pulsar el botón Fijar.  

El método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un grupo de párrafos o a una tabla es utilizar la barra de bordes, que se activa y desactiva desde el botón de la barra de herramientas Formato.

Para aplicar un borde hay que seleccionar primero qué grosor se quiere que tenga la línea del borde, haciendo clic en la flecha del selector de grosor de líneas, y después seleccionar el tipo de borde: superior , inferior , izquierdo , derecho o por los cuatro lados . Se puede aplicar distintos tipos de línea a los distintos bordes que se pongan a un párrafo.

Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de una tabla, también se puede poner bordes entre ellos con el botón .

Para eliminar los bordes aplicados a un párrafo hay que pulsar el botón .
 

Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un párrafo que se suelen aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado basta con seleccionarlo pulsando la flecha del selector de sombreados en la barra de Bordes .

Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita (ver la sección 4.2 del manual). En los pies de página de este manual se puede ver un ejemplo de párrafo con borde superior y sombreado de 60%.