Curso de Microsoft Word 97 - Formatos (2)

Estilos
 
En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc.

Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.

Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con redefinir el estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado cambien.

El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran y que más contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este manual está hecho íntegramente utilizando estilos.

Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el párrafo) y de palabra (se aplican sólo a una palabra o grupo de palabras) pero únicamente se verán los primeros por ser mucho mas útiles.

Creación de estilos nuevos

Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:
 1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que queremos que posea el estilo. Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial sentido aplicados en estilos:

lEl Espacio antes y después, del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato (ver sección 4.3.3) permite que determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan siempre un poco más separados del párrafo que les precede que del que les sigue. De esta forma, siempre se conseguirá la misma separación para todos los títulos.

l La opción Conservar con el siguiente de Párrafo, aplicada a los estilos de título impide que éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que luego no se pueda quedar un título sólo al final de una página, causando muy mal efecto.

 
2. Hacer doble clic en el selector de estilos  de la barra Formato, escribir un nombre para el nuevo estilo y pulsar la tecla enter.

Cuando más tarde queramos utilizar este estilo bastará con seleccionarlo para que se aplique al párrafo sobre el que tengamos el cursor.

Modificar estilos ya existentes

Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos: estilos de título, notas al pie, encabezados, etc. Muchas veces, especialmente con los modelos de título, resulta mucho mejor modificar los estilos del Word para que se adecúen al trabajo que crear otros nuevos. También puede ser necesario modificar los estilos que se hayan creado.

Para ello basta con seguir los siguientes pasos:

1. Modificar un párrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere cambiar, con los formatos que se quieran añadir o quitar.
2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar el mismo estilo. Cuando Word detecte que hay variaciones en el formato del estilo presentará el siguiente cuadro de diálogo:

 
3. Hacer clic sobre el botón aceptar.Cuando en el estilo se hayan modificado únicamente formatos de fuente hay que seleccionar el párrafo entero para que Word detecte los cambios en el estilo y pregunte si se quiere modificar. 

El estilo normal y los estilos de título

Para que todos los estilos predefinidos que Word utiliza en un documento (encabezado, pie, títulos…) resulten proporcionados se utiliza el sistema de basarlos todos en uno: el modelo normal. Así el estilo de notas al pie de página es igual que el estilo normal pero con un tipo de letra más pequeño. De este modo si se cambia el tipo de letra del estilo normal de Times a Arial, el estilo para las notas al pie cambia automáticamente a Arial. Lo mismo hacen los estilos del encabezado, títulos, etc.

Por este motivo, el primer paso a la hora de hacer un trabajo será determinar qué formato va a tener el estilo normal. También habrá que pensar qué modificaciones se pueden añadir a este estilo sin que los restantes se deformen: por ejemplo, si se añade una sangría de primera línea al modelo normal, todos los restantes estilos también quedarán redefinidos con la misma sangría. Esto sería incorrecto porque, por ejemplo, los encabezados nunca tienen sangría de primera línea.

Una solución posible es definir un estilo nuevo con el nombre Texto, por ejemplo, que sea igual que el normal y que además tenga sangría. Este será el estilo que utilicemos en los párrafos normales.

Word tiene predefinidos varios estilo para títulos: Título 1, Título 2, Título 3, etc. Conviene emplear estos estilos en los títulos de un trabajo en lugar de crear otros propios, porque el programa los utiliza para después hacer los índices de los trabajos de modo automático (ver la sección 5.2 del manual). Si el formato que tienen no se adecúa a nuestro trabajo, siempre es posible modificarlos como se explica más arriba.

El estilo Título 1 se utiliza para los títulos principales, Título 2 para los secundarios, y así sucesivamente. Cuando se empieza un documento nuevo, en la caja de estilos solo están activos los estilos Título 1, Título 2, Título 3. Si se necesitan más niveles de título hay que activarlos desde el cuadro Estilo del menú Formato, escogiéndolos de la lista de la izquierda y presionando el botón Aplicar.

Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un título al presionar la tecla de retorno de carro para seguir escribiendo, pase a escribir en estilo normal. Si se está empleando otro estilo diferente para los párrafos normales, como el estilo Texto arriba sugerido, también se puede hacer que Word, tras un título pase a escribir en este estilo.

Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo del menú Formato, seleccionar el estilo Título 1 y presionar el botón Modificar.

En el cuadro Estilo del párrafo siguiente hay que escoger de la lista el estilo al que se quiere pasar tras pulsar la tecla de retorno de carro. 

Tablas

Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:

generar columnas de texto y números

disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo)

situar imágenes junto a textos como se puede ver en el apartado Alto y ancho de celdas de esta misma sección del manual.

Para crear tablas hay que pulsar en el botón de la barra de herramientas Estándar y seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.

También se puede insertar tablas desde la opción Insertar tabla del menú Tabla:

 Alto y ancho de celdas  

Para modificar el ancho y alto de las celtas hay que ir a la opción Alto y ancho de celda del menú Tabla.

	En el cuadro hay que dar la media que se quiere que tenga de alto cada fila.  La alineación se refiere a la que se quiere que tenga la tabla completa con respecto a la página.
	En el cuadro Ancho de columna hay que dar la medida que queramos que tenga cada columna.  La opción Autoajuste reduce o amplía el ancho de la columna a lo necesario para que se vea correctamente el texto que contiene.

Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un párrafo normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un párrafo independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda, o incluso a cada párrafo dentro de la celda.

Los bordes se aplican de la misma forma que se explicó para los párrafos en la sección 4.3.5 del manual.

Encabezado y pie de página

El encabezado y el pie son dos partes de la página, por encima y por debajo de la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el título del libro, el nombre del autor, la numeración de las páginas o cualquier texto que se quiera aparezca repetido en la parte superior o inferior de todas las páginas.

Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar Encabezado y pie del menú Ver. Word nos presenta el encabezado en la presentación de página permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pagina hay que pulsar el botón de la barra de herramientas Encabezado y pie se habrá activado automáticamente.

El encabezado y el pie poseen su propio estilo de párrafo (ver sección 4.4) que tiene ya un alto de tabulación en la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un lado y la numeración por otro.

Los botones permiten introducir la numeración de las páginas, la fecha y la hora. Introducir la numeración automática en el encabezado es el procedimiento más normal para numerar las hojas.

Variación de los encabezados y pies de página

Es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las páginas pares y las impares: por ejemplo el nombre del autor en las pares y el título del libro en las impares. Además suele ser normal que la primera página de un capítulo no tenga encabezado.

Con el procedimiento arriba explicado se puede únicamente poner un encabezado o pie igual para todas las páginas. Para variar los encabezados y pies se tiene que ir a la carta Diseño de página del cuadro Preparar página del menú Archivo. Se puede ir directamente a ella desde el botón de la barra de herramientas Encabezado y pie.

En este cuadro hay que marcar las opciones Primera página diferente y Pares e impares diferentes. Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las páginas pares y las impares y dejar el de la primera vacío. Para pasar de un encabezado a otro hay que usar los botones de la barra de herramientas encabezado y pie.

Secciones

En principio un documento de Word tiene márgenes iguales para todas las páginas, la misma orientación, el mismo tipo de papel, los mismos encabezados (con las posibilidades ya mencionadas), etc., pero hay ocasiones en las que se pueden modificar estas características generales. Esto último es posible gracias a las secciones.

Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran documentos distintos. De esta manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo documento una carta y su sobre, o pasar de escribir de una sola columna a columna periodística, hacer en el mismo documento los distintos capítulos de un libro con encabezados y pies diferentes para cada uno de ellos, etc.

Este último caso es el que más útil resulta y por ello se le va a dedicar una explicación mas detallada:

El primer paso para poder realizar varios capítulos dentro de un mismo documento es dar el formato de página que se quiere que tenga cada uno de ellos. Si se quiere que cada capítulo tenga encabezados distintos en las páginas pares e impares y poder dejar el de la primera página vacío, habrá que seguir los pasos indicados en la sección 4.6.1 del manual. También hay que determinar los márgenes (páginas paralelas, margen de encuadernación etc.) como se explica en la sección 4.1.2.

En la carta Diseño de página del cuadro Preparar página en el menú Formato hay que indicar Página impar en la opción Comenzar sección, ya que todos los capítulos comienzan siempre en página impar.

Una vez hecho esto hay que ir al menú Insertar y escoger la opción Salto y seleccionar la casilla Página impar de Salto de sección.

Word cortará ahora el documento en dos secciones idénticas, cada una con sus propios encabezados y pies.

Si se quiere insertar un índice de contenido o una portada como se ve en este manual habrá que hacer también cortes de sección de la misma forma.