Data Warehounsing - La Tecnología al servicio de la productividad

El concepto de la computación móvil es permitirle al usuario (particular, profesional o corporativo), mantener su grado de operatividad y organización cuando está fuera de su lugar de trabajo. Al aplicarse este concepto en el trabajo de los profesionales y de las empresas se generan mejoras no sólo en la productividad sino también en la disminución de costos. Los profesionales en general fueron los primeros en incorporar la tecnología de la computación móvil cuando adquirieron, hace unos año, su primera agenda electrónica. Estas necesidades básicas de manejo de información hoy en día son cubiertas con los dispositivos más pequeños como handhelds, palmtops y PDA´s.

La ventaja de da a los usuarios esta primera aproximación a la computación móvil es el manejo eficiente de su agenda, índice telefónico e información básica para el trabajo diario, con la posibilidad de hacer consultas y modificaciones de manera mucho más rápida que en papel. Además, los dispositivos más avanzados permiten realizar trabajos de manera aproximada a como se haría en una computadora de escritorio, así como también comunicarse con otras computadoras.

Por otro lado, la utilización de notebooks por parte de los profesionales ha alcanzado niveles muy altos, a tal punto que muchos no tienen computadora de escritorio o casi no la utilizan. La ventaja de poder transportar consigo todo el poder computacional de una computadora de escritorio y toda la información que se utiliza para trabajar, tiene como consecuencia directa un aumento de la productividad. A diferencia de la computadora de escritorio de la empresa, lo que se necesita para trabajar está todo el tiempo disponible y de la manera en la que uno acostumbra a trabajar.

El impacto generado en las empresas por la adopción de la tecnología de la computación móvil por parte de los profesionales generó nuevas aplicaciones específicas para ambientes corporativos. Hoy en día, sobre todo en nuestro país, dos son las aplicaciones de la computación móvil que más desarrollo han tenido: la automatización de las fuerzas de ventas y la racionalización de los lugares de trabajo. La automatización de las fuerzas de ventas de las empresas es el área de la computación móvil que más se ha desarrollado en los últimos años debido a la necesidad de dinamizar esta parte del trabajo de las empresas y a la reducción de costos que trae aparejada, lo que posibilita que el tiempo de recuperación de la inversión en un proyecto de este tipo sea realmente corto. Las fuerzas de ventas de las empresas son una de las áreas que manejan más papeles y gastan más dinero en comunicaciones telefónicas, con la consiguiente necesidad de personal para que el manejo de los papeles en general  y atienda los teléfonos. La cadena de formularios y trámites, como las llamadas telefónicas comienzan precisamente con los agentes de ventas que visitan a los clientes tomando nota de los pedidos y solicitud  en formularios y transfiriéndolos a la empresa telefónicamente por voz o fax o llevándolos en forma personal o por correo. Estos pedidos son registrados nuevamente en el sistema de stock y facturación, y allí comienza un proceso que a su tiempo de funcionamiento propio se le debe agregar la posibilidad de que se haya agotado el stock de un producto, y se deba llamar telefónicamente al cliente o al vendedor para rehacer esa parte de la operación.

Una fuerza de ventas provista de un dispositivo de computación móvil (handheld, palmtop, PDA o notebook) puede tomar un pedido, comunicarse en tiempo real con el sistema de stock y facturación de la empresa, analizar si hay stock disponible para satisfacer la solicitud, e ingresar directamente el pedido en cuestión de segundos. Además, esto genera consecuencias colaterales como que el cliente se ahorra el tiempo de espera del procesamiento del pedido y puede recibir los productos en menos tiempo, y la empresa debe destinar menos personas a la tarea de procesar los pedidos.

Un área mucho más nueva que la automatización de fuerzas de ventas es la racionalización del lugar de trabajo. Los antecedentes más concretos vienen desde los Estados Unidos, más precisamente del estado de California. Allí está en vigencia una ley que obliga a las compañías a que el 20% de su personal trabaje, por lo menos, un día de la semana en su casa. Los beneficios que generó en las empresas se vieron reflejados principalmente en la reducción de algunos costos fijo. Al poder organizar el tiempo, de tal manera que se sabe de antemano que ciertas personas no van a estar determinados días de la semana, se puede reducir la cantidad de puestos físicos de trabajo con el consiguiente ahorro de electricidad, teléfono, insumos y mantenimiento general. Otro beneficio adicional cosiste en que los empleados, al ser administradores de su tiempo de manera más personal, trabajen de acuerdo con objetivos a cumplir en un determinado tiempo y no sólo de acuerdo a tiempo de trabajo cumplido; esto permite que se organicen para cumplir con las tareas importantes y no sólo con las urgentes.

Pero, como siempre, la incorporación de una tecnología debe ser llevada a cabo adaptando el entorno donde va a actuar, estableciendo normas y procedimientos claros para su uso y capacitando a quién vaya a utilizarla. El profesional o usuario que no sea realmente productivo con lápiz y papel obviamente, no lo será más por el hecho de tener un dispositivo portátil. Este tipo de tecnología tiene la misión de agilizar y potenciar las capacidades de trabajo de las personas, pero no de crearlas. Por ejemplo, quién no se tome el trabajo de volcar toda la información necesaria en su agenda de papel para tener bien organizado el día, tampoco lo hará con el mejor de los dispositivos de computación móvil.

Algo más complejo ocurre con la automatización de una fuerza de ventas. Tampoco alcanza con comprar los dispositivos, sino que hay que contar con las modificaciones adecuadas en los sistemas de computación y comunicación de la empresa para que los vendedores puedan consultar y transferir la información de manera eficiente. Y se cumple también que esto sólo beneficiará a los vendedores más activos que son los que se encuentran más limitados por la lentitud del sistema. Con respecto a la racionalización del lugar de trabajo tampoco se trata de comprarle una notebook a cada empleado y enviarlo a trabajar a su casa. La empresa también deberá adecuar el sistema de computación y comunicaciones de la empresa para que quienes trabajen desde su hogar puedan enviar sus tareas y consultar la información necesaria. Por otro lado, además de seleccionar la persona que se convertirá en teletrabajador en una parte de la semana por la función que cumple, se debe tener en cuenta que quien no puede concentrarse y producir en el trabajo difícilmente lo pueda hacer en su casa. Esto implica que la persona que vaya a funcionar como teletrabajador debe tener una clara disciplina de trabajo y probablemente requiera de algo de entrenamiento específico.