Desarrollo y comunicación organizacionales - Una revisión a la literatura

La comunicación organizacional es un proceso de creación, intercambio, procesamiento y almacenamiento de mensajes dentro de un sistema de objetivos determinados. La toma de decisiones se desarrolla dentro de un mundo de comunicación y educación. Las organizaciones se enfrentan diariamente a retos y a momentos de decisión. Se involucran en la identificación de problemas y la solución de los mismos. Todo esto requiere de tener una mente abierta, muy racional para considerar las alternativas que tienen a su disposición. En las empresas mexicanas, por ejemplo: Grupo PULSAR, LADRILLERA MONTERREY, PRICE WATER HOUSE se tiene el compromiso a través de un programa amplio y completo de educación continua que permite asegurar que cada profesional avance constantemente.

En México se ha establecido el programa de educación continua conformado por un paquete de cursos que permite mantener al empleado actualizado. Cada año los cursos se preparan y se enfocan en función de los diferentes servicios profesionales que prestan a sus clientes, así como de las necesidades y obligaciones de su personal. Se actualizan los cursos, se introducen los temas de actualidad que demanda el país, con nuevas técnicas de trabajo desarrolladas e implantadas por la firma en el ámbito mundial. Se tienen además cursos específicos de actualización profesional que hacen énfasis en el conocimiento y manejo de técnicas Computacionales aplicadas a los distintos aspectos de la contaduría pública y de la administración.

La toma de decisiones es un proceso que se puede señalar como un cerebro y un sistema nervioso de la organización. Viene a ser la parte final del uso de información. Se hacen las decisiones acerca de la estrategia, estructura, innovación y temas muy importantes sobre la organización.

Las decisiones afectan el desenvolvimiento de la empresa y forman parte de la herramienta general de un ejecutivo. Cuando los ejecutivos se enfrentan al hecho de tomar decisiones deben mantener su mente alerta, además un gerente eficiente debe comprender muy bien la estrategia, las técnicas y los procedimientos implícitos en la toma de decisiones y aplicarlos en su trabajo.

El proceso de toma de decisiones organizacionales se ha descrito como una serie de pasos que llevan a la identificación de problemas y posteriormente a su resolución. Se hace en dos etapas, primero se identifica el problema y luego se soluciona. El primero de estos pasos se relaciona con la información acerca del ambiente y de las condiciones organizacionales que son estudiadas y revisadas en forma constante para poder determinar si el desempeño es satisfactorio y así diagnosticar la causa del problema. El segundo paso es aquél en el que se consideran las alternativas y se decide cuál se implementará.

La toma de decisiones es una parte muy importante en la operación de la empresa. La mayoría de las decisiones se hacen bajo la presión del tiempo, se evita así la oportunidad de analizar el problema detenidamente. Generalmente se hacen las decisiones sobre la base de juicios rápidos y mucho tiene que ver en ello la suerte. Los juicios se perfeccionan por medio de la experiencia. La suerte parece estar correlacionada con la experiencia y el juicio. La observación racional de un negocio que implícitamente desarrolla teorías de causa - efecto, aprendizaje por error y la colectividad, todas ellas desarrollan el buen juicio.

Los factores organizacionales involucrados en la toma de decisiones son importantes. Toda la organización desde los altos jefes hasta los subordinados se encuentran involucrados en la toma de decisiones importantes. 
Las empresas medianas y pequeñas tienen que redoblar los esfuerzos para evitar cometer errores y tener que hacer una estrategia que garantice su permanencia y su futuro. Los empresarios requieren desarrollar mayor creatividad y contar con mejores herramientas para diseñar y establecer la estrategia competitiva adecuada a las fuerzas y debilidades de la empresa, a fin de que pueda permanecer y desarrollarse.

Una desventaja al ponerse de acuerdo los administradores, al llegar a una coalición, es que permite encontrar una solución que sea satisfactoria para todos los miembros, solo que se busca la solución al corto plazo y los administradores tienden a irse a lo más fácil y rápido. Aquí se hace la comparación con el enfoque científico que asume que un análisis puede abarcar cualquier alternativa razonable.

Toma de decisiones individuales. En la toma de decisiones individuales se mantiene un enfoque racional que le proporciona al ejecutivo las ideas para su toma de decisiones. Se utiliza un sistema analítico que el gerente va cumpliendo paso a paso; pero hay que recordar que la toma de decisiones se ve complicada debido al conocimiento imperfecto que existe cuando se tienen que hacer decisiones. El tiempo juega un papel muy importante, además de la competencia.

Los que toman decisiones se basan en supuestos, algunas veces basados en falsa especulación, lo que provoca explicaciones y conclusiones incorrectas. Aquellos que son precavidos verifican sus supuestos y en este caso el uso de la computadora ha llegado a ser una herramienta muy efectiva.

El proceso de decisión se divide en ocho pasos que comprende dos ramas. Por una parte se identifica el problema que incluye el conocer el medio ambiente, la definición del problema, la especificación de objetivos y el diagnóstico del problema. Por otra parte tenemos la solución del problema que para llegar a ello requiere de desarrollo, evaluación, elegir e implementar las alternativas.

También se tiene la otra cara de la situación y en este caso se trata de la racionalidad limitada que se caracteriza por restricciones de tiempo y de recursos. En este caso se hace uso de la intuición, de la experiencia, del juicio personal. Se aplica el enfoque de racionalidad limitada cuando se dan los casos de situaciones imprevistas, que están fuera de programa.

En la empresa Price-Waterhouse cada persona toma decisiones que están relacionadas con su posición y con el medio ambiente. Los gerentes son responsables de las decisiones que afectan a los demás. Es el gerente el que toma la decisión, quien selecciona el método de acción dentro de las posibles alternativas para poder lograr el resultado deseado.

Ambiente Organizacional. 
o Ambiente interno

En muchos sentidos el ambiente interno refleja la turbulencia externa de la organización y se vuelve cada vez más incierto y menos manejable, exige continuamente diferentes tipos de administradores y técnicos, requiere que se centren sobre el desempeño de metas distintas a la tradicional, a la productividad alta y la rentabilidad. 
El clima de la organización es un parámetro de orden, es decir, una característica que sobresale en forma distinta del ambiente interno de una organización, que resulta de las interacciones de muchos elementos diferentes a un nivel micro. El clima organizacional se siente, se experimenta o se percibe antes de que se haga cualquier intento de analizarlo. Es fácil detectar al Personal desatento; el desorden, la suciedad, el retraso para hacer las cosas, el equipo y las instalaciones con reglas rígidas, el formalismo frío y la superficialidad en el manejo de los deberes, todo esto son indicadores de climas organizacionales malos.

El clima organizacional es el producto final de muchas acciones, diseños, retroalimentaciones, interacciones y saltos que pueden evolucionar durante meses o años. Un rasgo particularmente crítico es la adaptabilidad humana individual, que frecuentemente va en contra de la adaptabilidad organizacional global y a largo plazo. Un elemento más que contribuye a la evolución del clima organizacional es la tendencia a rodearse de gente parecida. Los ejecutivos prefieren ejecutivos que encajen dentro de la organización existente. El clima organizacional se refiere a la percepción intuitiva, quizá subconsciente del ambiente interno por parte de los empleados incluyendo a los administradores, clientes y visitantes. El estilo cognoscitivo describe la manera general del pensamiento o del enfoque para la solución de problemas de la organización. Tiene este estilo varias dimensiones como el grado de creatividad, espontaneidad o capacidad de innovación, enfoque sistemático, enfoque subjetivo contra objetivo, grado de flexibilidad o rigidez, enfoque reduccionista, papel de la intuición e importancia atribuida a la racionalidad.

Las organizaciones, al igual que los seres humanos, son siempre únicas. Cada una de ellas tiene su propia cultura, sus tradiciones y sus métodos de acción, lo que en su totalidad, constituyen su clima.

Por su experiencia, las organizaciones han llegado a darse cuenta que un ambiente estable es una inversión a largo plazo. Una disciplina exagerada o demasiadas presiones al Personal pueden lograr un buen desempeño a corto plazo, pero con un costo muy fuerte, a cargo de ese activo llamado clima. El clima varía a lo largo de un continuo que va de favorable a neutro y a desfavorable. La búsqueda es hacia lo favorable ya que los beneficios son tanto para patrones como para empleados, por ejemplo, un mejor desempeño y más satisfacción en el empleo.

Los trabajadores de una empresa sienten que el clima es favorable cuando están haciendo algo útil que les proporciona un sentido de valor personal. Se ha señalado que las personas tienden a buscar un empleo que represente un desafío o que sea intrínsecamente satisfactorio. Los empleados buscan la responsabilidad y la oportunidad de tener éxito, quieren ser reconocidos en su valor como individuos y sentir que la empresa se preocupa por sus necesidades y problemas. 
El clima de cada empresa se desarrolla y comunica a través de un sistema de comportamiento organizacional. El sistema de controles dentro de una organización interactúa con las actitudes del empleado y los factores situacionales para dar origen a una motivación específica para cada empleado en un momento determinado.

Las organizaciones tienen fronteras que son claramente identificables, que se mantienen como una entidad distinta del medio ambiente. De esta manera nos podemos dar cuenta que las organizaciones tienen una fuerte influencia en el mundo que las rodea, como es la política, el aspecto social, la economía, la religión y la familia, se sabe que incluso que hay grupos de familias enteras que dependen de las organizaciones, es decir, por medio del sueldo o salario que le es entregado a su trabajador y que sirve para el sostenimiento de la familia y de esa manera coopera en la sociedad.
Las organizaciones las vemos como sistemas y los sistemas como conjuntos de elementos que interactúan y que adquieren recursos del medio ambiente, los transforman y los mandan al exterior.

La Organización. - Se concibe la organización como la identificación y clasificación de las actividades requeridas; el agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos; la asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla y la obligación de realizar una coordinación horizontal. Es así como la estructura organizacional se deberá diseñar para que aclare puestos, obligaciones y responsabilidad por los resultados.

Es así como encontramos organizaciones que pueden ser: formales, en este caso el medio ambiente es estable y no hay incertidumbre, la tecnología que se maneja dentro de la estructura funcional es rutinaria, existe poca interdependencia, buscan la forma de tener metas eficientes y el manejo de la calidad, tienen el manejo de estadísticas, con autoridad con el manejo de economías a escala con departamentos como la misma estructura, es decir, funcionales, la flexibilidad que se tienen en estas va de acuerdo a las metas de la organización. Entre las debilidades que encontramos en la organización formal está el hecho de que las decisiones se toman arriba, muy centralizadas, el trabajo se acumula de arriba para abajo, además de que la innovación no siempre está presente y sus metas organizacionales son cerradas.

El Ejecutivo Plural y el Consejo de Administración. La mayoría de los comités son de naturaleza no administrativa, aunque algunos tienen el poder de la toma de decisiones y es en estos donde se conoce el ejecutivo plural, que se puede establecer por ley o por resultado de una decisión administrativa; el alcance de autoridad para administrar y tomar decisiones no es siempre fácil de evaluar; por lo general se ubica en el campo de la estrategia o la creación de políticas; muchas compañías hacen la distinción entre estrategia/formulación de política y ejecución. Se dan casos en que se llegan a tener comités para áreas funcionales especializadas como ingeniería, distribución, producción, relaciones públicas.
La computadora indudablemente que ha afectado a las organizaciones tanto en su estructura como en sus funciones y en el ambiente interno en general. Las organizaciones se han visto ante la necesidad de más información, de conocer más respecto al ambiente interno y el externo y no se cuenta todavía con un programa completamente maduro para monitora el ambiente interno de la organización. Las organizaciones exitosas y competitivas carecen de información básica - en ocasiones - respecto a sus existencias, inventarios, partes de repuesto, pedidos, etc.

Por medio de un programa computarizado se puede mejorar el conocimiento del ambiente interno, se puede mostrar información, e integrar y sintetizarse mediante modelos. Los altos directivos deben poseer una capacidad de información organizacional total selectiva y de prioridades.

Además de la influencia que dan la estructura, la tecnología y el medio ambiente para el éxito, tal vez la contribución más directa para la efectividad organizacional resulta del comportamiento de los mismos empleados. Son los empleados quienes constituyen la estructura de la organización y los que hacen uso de su tecnología, más aún, son ellos quienes responden a las variaciones y presiones del medio ambiente. Es un hecho que la llave para el éxito de la organización es la manera en que sus miembros trabajen unidos para cumplir los objetivos.

Para asegurar el éxito, todas las organizaciones deben de poder dotarse y mantener una fuerza de trabajo calificada de hombres y mujeres. Esto significa que además del reclutamiento, de la contratación y de colocar individuos dentro del sistema adecuadamente; las organizaciones deben de ser capaces de retener a los empleados, ofreciéndoles recompensas atractivas dependiendo de su contribución, ya que son relevantes para la satisfacción de sus necesidades individuales.

Las organizaciones también deben de asegurar el desempeño del papel del empleado, la administración debe de saber que todos los empleados van a desarrollar su trabajo asignado de la mejor manera, de acuerdo a sus habilidades. Un empleado sólo debe desarrollar su labor indicada, ya que si hace otras cosas que no le corresponden, va a afectar el desempeño de la organización, ya que van a tener menos tiempo disponible para desarrollar actividades dirigidas a cumplir la meta. La efectividad de la organización requiere de un comportamiento espontáneo e innovativo; para poder responder a las emergencias que se susciten, es necesario que los individuos actúen y tomen decisiones por sí mismos, para responder de acuerdo a lo que es mejor para la organización. Como ejemplos podemos citar un comportamiento creativo que incluye dar sugerencias para improvisar un proceso de manufactura, o la decisión de ignorar una particular regla o procedimiento bajo ciertas circunstancias en que sea necesario. Una verdadera organización efectiva trata de proveer una atmósfera de trabajo en donde los empleados no solo tengan que efectuar su tarea primaria, sino que asuman la responsabilidad de pensar y actuar de manera creativa, mejorando así la eficiencia y los esfuerzos para cumplir con los objetivos.

Existe un compromiso organizacional que se refiere a la relación de un individuo con la empresa que lo hace tomar una actitud más fuerte y positiva hacia ella por lo que se incrementa el deseo de mantener al miembro dentro de la organización, ya que el empleado está dispuesto a dar algo de sí mismo para contribuir a la realización de las metas organizacionales.

Los administradores pueden aprender a incrementar el compromiso del empleado teniéndolo en mente en los planes de la organización, poniendo niveles de salarios relativamente altos, buenos beneficios, oportunidades de crecimiento personal e implementando programas de entrenamiento; éstas acciones deben servir para hacer a la organización más atractiva para el empleado, en comparación con otras organizaciones. Este compromiso produce que los empleados que se sientan verdaderamente identificados, mostrarán probablemente mayor participación en las actividades organizacionales, en consecuencia de esto se incrementa el deseo del trabajador de permanecer y poder contribuir a las metas en que cree firmemente, involucrándose más en su trabajo ya que es el mecanismo para cumplir su compromiso. El desempeño del empleado dentro de la organización depende de varios factores, como pueden ser las habilidades, el carácter, sus intereses, el nivel de motivación, la claridad y aceptación de su labor.

El desempeño del individuo dentro de las organizaciones depende de un conjunto de factores, que si son implementados adecuadamente, lo llevarán a alcanzar la productividad.

Todas las organizaciones tienen necesidades y metas, por lo que demandan a individuos para que cumplan con ellas. Dichas demandas son percibidas por los miembros de la organización como sus necesidades, valores y metas personales, por lo que se debe de establecer un criterio similar entre las necesidades de la organización y el individuo, para no desviar la meta y llegar a ella.

La mejor manera de que el individuo tenga un máximo aprovechamiento personal es la de instituir métodos modernos de capacitación en el lugar de trabajo, ya que por medio de ésta, se tiene un mejor entendimiento de como desarrollar su labor y de lo que la organización espera de él.

Se deben de crear métodos modernos de supervisión, en los cuales la administración busca crear un ambiente de confianza, promover la comunicación en ambos sentidos, así como el trabajo en equipo; en ningún momento se debe de culpar al trabajador de lo sucedido por otras causas, ni crear una supervisión en el que el motivo que mueva al empleado a realizar su labor sea el miedo a las represalias. Todo esto debe de comenzar desde la alta administración para crear un medio adecuado y apto para trabajar, eliminando los peligros físicos que puedan existir para el trabajador y así puedan realizar sus tareas eficazmente. Eliminar las barreras entre los departamentos lleva a un mayor entendimiento de los individuos dentro de la organización ya que se da una buena comunicación y se pueden dar a conocer las metas y la misión general de la organización; logrando con esto que se fomente el trabajo en equipo para una mayor productividad.