El procedimiento de acceso a la información pública - La entrega de la información pública

28) LA COMUNICACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN POR EL COSTO DE REPRODUCCIÓN

En el primer párrafo del inciso 5) del artículo 2 de la CPP, se señala que toda persona tiene derecho: “A solicitar sin expresión de causa la información que requiera y a recibirla de cualquier entidad pública, en el plazo legal, con el costo que suponga el pedido.” De conformidad con la norma citada, es constitucional que la entidad obligada, antes de hacer la entrega de la información pública solicitada, exija al administrado la cancelación del costo que ocasionó la reproducción de su pedido.

En ese sentido, conforme a lo establecido por el artículo 13 del Reglamento, se puede afirmar que, en general, sin pago previo, no existe la obligación de entregar la información pública solicitada. En dicho numeral se enfatiza que la liquidación del costo de reproducción incluye los “gastos directa y exclusivamente vinculados con la reproducción de la información solicitada”. En consecuencia, cancelar dicho costo resulta ser un presupuesto necesario para que la autoridad administrativa efectúe la reproducción de la información para su ulterior entrega; sin embargo, de acuerdo con el segundo párrafo de la norma citada, “En ningún caso se podrá incluir dentro de los costos el pago por remuneraciones e infraestructura que pueda implicar la entrega de información, ni cualquier otro concepto ajeno a la reproducción.”

Sobre el particular, el artículo 20 de la Ley señala que, “El solicitante que requiera la información deberá abonar solamente el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad de la Administración Pública. Cualquier costo adicional se entenderá como una restricción al ejercicio del derecho regulado por esta Ley, aplicándose las sanciones correspondientes.” Respecto al “costo adicional”, la Defensoría del Pueblo ha opinado que, “los cobros desproporcionados responden al hecho de que las administraciones públicas conciben el costo de reproducción del pedido o la solicitud de la información, como una manera de agenciarse de recursos propios.” Por mi parte, opino que es necesario distinguir los conceptos de “costo” y “gasto”; pues mientras el “costo” tiene una relación directa con la reproducción de la información pública –por ejemplo, papel y servicio de fotocopiado–, el “gasto” no tiene incidencia directa en dicha reproducción, sin embargo la hace posible (por ejemplo, la documentación interna para la dinámica del procedimiento, las notificaciones, las “horas-hombre” para el trámite del pedido y la búsqueda de la información, entre otros). En consecuencia, sólo el “costo” debe ser asumido por el administrado, descontando la retribución a la actividad que demande la reproducción de la información pública, por disposición expresa de la Ley.

En ese orden de ideas, es frecuente observar en el TUPA de las entidades obligadas la distinción entre copias simples y las que llevan una impronta oficial, como son las copias certificadas y las copias fedateadas. Las primeras son emitidas por el poseedor del documento original, las mismas que tienen un incuestionable valor para trámites externos a la entidad; mientras que las copias fedateadas son emitidas por un funcionario designado por la entidad, mediante el cotejo del documento original y su copia, para ser utilizados exclusivamente en trámites internos a la entidad. Pese a los argumentos de la Defensoría del Pueblo, respecto a que el cobro adicional por copia certificada o fedateada resulta contrario al derecho de acceso a la información pública –principalmente, porque dicho cobro adicional no está directa y exclusivamente vinculado con el “costo de reproducción”–; por mi parte opino que, conforme a lo expuesto en el párrafo anterior, la impronta oficial, que llevan los mencionados documentos, nada tiene que ver con la reproducción de la información pública, la misma que cumple con su fin instrumental mediante el documento en copia simple que obtenga el administrado, a no ser que, normativamente, se exija a éste la presentación de copia certificada o fedateada, en cuyo caso la entidad obligada deberá proporcionarla al costo de la copia simple.

Por otro lado, según el artículo 13 del Reglamento, “La liquidación del costo de reproducción que contiene la información requerida, estará a disposición del solicitante a partir del sexto día de presentada la solicitud.” Al respecto, se podría presentar la interrogante sobre si dicha liquidación debe ser comunicada por escrito al solicitante; tal como ocurre, por ejemplo, con la prórroga del plazo. Sobre el particular, entiendo que, en el primer párrafo de la norma citada, se exige que el solicitante se acerque a la entidad pública a indagar sobre la liquidación del costo de reproducción y hacer efectivo dicho pago; por tanto, no es necesario notificar la liquidación del costo de reproducción, pues es suficiente comunicar directamente el monto a cancelar al solicitante cuando se apersone a la entidad. No obstante, opino que dicha comunicación podrá efectuarse por cualquier otro medio que sirva al interés del administrado; por ejemplo, según corresponda, podría comunicarse la liquidación del costo de reproducción por teléfono o por correo electrónico.

Ahora bien, conforme al inciso c) del artículo 5 del Reglamento, es obligación del funcionario responsable de entregar la información pública, “Poner a disposición del solicitante la liquidación del costo de reproducción.”

Por último, aunque, como se dijo, es perfectamente constitucional exigir al administrado la cancelación del costo que ocasionó la reproducción de su pedido, según el artículo 12 de la Ley, “las entidades de la Administración Pública permitirán a los solicitantes el acceso directo y de manera inmediata a la información pública durante las horas de atención al público.” En consecuencia, teniendo en cuenta que muchas personas no podrían solventar el costo de reproducción de la información pública, el legislador ha previsto la posibilidad de que se acceda gratuitamente a la información, evitando su reproducción, a través del acceso directo e inmediato durante las horas de atención al público.

Como se puede ver, el artículo 12 de la Ley permite el acceso gratuito a la información pública; pero, en mi opinión, también sirve para el control de su autenticidad por parte del administrado, teniendo en cuenta que conforme al inciso d) del artículo 6 del Reglamento, el poseedor de la información pública tiene la obligación de verificar que el documento que entrega es copia fiel del que obra en sus archivos.

29) LA FORMA DE ENTREGA

En el artículo 15 del Reglamento se establece que, “La solicitud de información que genere una respuesta que esté contenida en medio magnético o impresa, será puesta a disposición del solicitante en la unidad de recepción documentaria o el módulo habilitado para tales efectos, previa presentación de la constancia de pago en caso de existir costo de reproducción.”

En cuanto a la forma de entrega de la información pública, la entidad obligada deberá efectuarla conforme a lo solicitado por el administrado. Al respecto, el inciso 1) del artículo 61 del Código Procesal Constitucional es mucho más explícito que el artículo 10 de la Ley, cuando dice que toda persona puede, “Acceder a información que obre en poder de cualquier entidad pública, ya se trate de la que generen, produzcan, procesen o posean, incluida la que obra en expedientes terminados o en trámite, estudios, dictámenes, opiniones, datos estadísticos, informes técnicos y cualquier otro documento que la administración pública tenga en su poder, cualquiera que sea la forma de expresión, ya sea gráfica, sonora, visual, electromagnética o que obre en cualquier otro tipo de soporte material.”

30) ARCHIVO DE LA SOLICITUD

De acuerdo con el tercer párrafo del artículo 13 del Reglamento, “Cuando el solicitante incumpla con cancelar el monto previsto en el párrafo anterior o habiendo cancelado dicho monto, no requiera su entrega, dentro del plazo de treinta (30) días calendario contados a partir de la puesta a disposición de la liquidación o de la información, según corresponda, su solicitud será archivada.”

En ese sentido, conforme al artículo 191 de la LPAG, “En los procedimientos iniciados a solicitud de parte, cuando el administrado incumpla algún trámite que le hubiera sido requerido que produzca su paralización por treinta días, la autoridad de oficio o a solicitud del administrado declarará el abandono del procedimiento. Dicha resolución deberá ser notificada y contra ella procederán los recursos administrativos pertinentes.”

Conforme a las normas citadas, cuando el solicitante incumpla con cancelar el monto de la liquidación del costo de reproducción, o habiendo cancelado dicho monto no requiera su entrega, dentro del plazo de treinta días calendario, su solicitud será archivada. Dicho plazo se contará a partir de la puesta a disposición de la liquidación o de la información, según corresponda. Además, la decisión de archivar la solicitud deberá ser notificada al administrado, para que proceda conforme a ley.