El tiempo esta de tu lado - Planificación y gestión del tiempo
Curso gratis creado por
Van
24 de Abril de 2008
Administración de recursos humanos
3 - Planificación y gestión del tiempo
La organización no se opone a la creatividad y tiene poco que ver con el sentido del orden. No consiste en ser monótono. En realidad es una cuestión muy sencilla. Se trata de decidir lo que se quiere, lo que se va ha hacer para conseguirlo y cuánto tiempo se va a tardar.
En este capítulo se mostrará cómo se puede obtener unos resultados máximos con el mínimo esfuerzo.
La buena organización consta de cuatro fases principales:
1) Definir los objetivos
2) Dividir los objetivos en tareas manejables
3) Establecer prioridades
4) Administrar las tareas a lo largo del tiempo.
DEFINIENDO TUS OBJETIVOS
2) Asegúrate que puedes valorar el éxito. ¿Cómo sabrás que has alcanzado ese objetivo?
3) Comprueba de qué recursos dispones para alcanzar el objetivo.
4) Ahora piensa en los detalles.
5) Explora las consecuencias.
6) Por último, ¿es un objetivo realista, teniendo en cuenta lo que has descubierto hasta ahora.
DIVIDE LOS OBJETIVOS EN TAREAS MANEJABLES
Examina tus objetivos y ahora pregúntate que debes hacer para alcanzarlos, lo que tendrás que hacer para conseguirlos, que pases te conducirán al logro.
Divide cada objetivo en un máximo de siete tareas que debes realizar para lograr tus objetivos principales. Traza un plan de acción de las tareas que vas a hacer, en una secuencia aproximada.
Esquiva las dos grandes trampas de la administración del tiempo y la definición de objetivos:
FIJA PRIORIDADES
Ahora ya tienes tu lista de tareas y sabes por qué has de realizarlas. Ya puedes empezar a pensar en términos del día a día. Divide tus tareas en “urgentes” y “no urgentes”.
Las actividades urgentes son las que debes hacer. Pueden relacionarse con tus objetivos de un modo directo o indirecto. Las actividades urgentes reclaman tu atención inmediata. Las tareas no urgentes son fáciles de definir: son todas las demás.
Divide ahora todas las tareas en “importantes” y “no importantes”. Las tareas importantes producen resultados y están directamente relacionadas con tus objetivos. Son aquellas por las cuales valoras tu trabajo.
- Primero es necesario abordar las actividades urgentes e importantes, hay que concederles prioridad. Si dedicas la mayor parte del tiempo a este aspecto, quizá seas la clase de persona que genera emergencias con demasiada facilidad. Si parece que este apartado te ocupa mucho tiempo, tal vez estés contribuyendo tu mismo a la situación de postergar el trabajo que es importante pero no urgente. Cuando se abordan las tareas importantes pero no urgentes durante el tiempo suficiente, se vuelven urgentes. Dedicar el tiempo a apagar incendios y afrontar emergencias incrementa la tensión y es innecesario. Tener muchas tareas urgentes e importantes dificulta la planificación. Se impone trabajar de un modo más inteligente.
- Las actividades importantes pero no urgentes son las que te proporcionan los mejores resultados con el menor esfuerzo. Son las que te acercan a tus objetivos. A medida que administres tu tiempo y tus proyectos de un modo más eficaz, descubrirás que un número cada vez mayor de tus actividades se inscribe en esta categoría.
- Las urgentes pero no importantes son las que más tiempo te hacen perder, porque a menudo creemos que son importantes. Son actividades a muy corto plazo que nos alejan de nuestros objetivos. Dos ejemplos son el teléfono y el correo.
- Las actividades no urgentes y no importantes. ¡Bien! Sinceramente no se porqué consumes tu tiempo en ello.
ADMINISTRAR LAS TAREAS A LO LARGO DEL TIEMPO
Algunas reglas
En este capítulo se mostrará cómo se puede obtener unos resultados máximos con el mínimo esfuerzo.
La buena organización consta de cuatro fases principales:
1) Definir los objetivos
2) Dividir los objetivos en tareas manejables
3) Establecer prioridades
4) Administrar las tareas a lo largo del tiempo.
DEFINIENDO TUS OBJETIVOS
Definir objetivos es la base de tu éxito profesional. Sin objetivos, no hay nada que organizar o planificar. Es lo que profesionalmente quieres conseguir. Para ello:
Piensa en tus proyectos de trabajo más importantes en estos momentos. Pueden ser proyectos a corto, a medio o a largo plazo.
¿Cuáles son tus objetivos para esos proyectos?. ¿Qué quieres lograr con cada uno de ellos?. Resúmelo en una frase.
- Pon una fecha límite a cada proyecto.- Revisa cada proyecto por separado y comprueba y pon por escrito
- los siguientes puntos:
2) Asegúrate que puedes valorar el éxito. ¿Cómo sabrás que has alcanzado ese objetivo?
3) Comprueba de qué recursos dispones para alcanzar el objetivo.
4) Ahora piensa en los detalles.
5) Explora las consecuencias.
6) Por último, ¿es un objetivo realista, teniendo en cuenta lo que has descubierto hasta ahora.
DIVIDE LOS OBJETIVOS EN TAREAS MANEJABLES
Examina tus objetivos y ahora pregúntate que debes hacer para alcanzarlos, lo que tendrás que hacer para conseguirlos, que pases te conducirán al logro.
Divide cada objetivo en un máximo de siete tareas que debes realizar para lograr tus objetivos principales. Traza un plan de acción de las tareas que vas a hacer, en una secuencia aproximada.
Esquiva las dos grandes trampas de la administración del tiempo y la definición de objetivos:
1. Una de las trampas consiste en ocuparse de los detalles de las
pequeñas tareas cotidianas y perder de vista el objetivo que pretendes
alcanzar.
2. La segunda trampa es dejarse abrumar por el tamaño de una tarea,
sólo se puede dar un paso cada vez, y sólo se tiene que dar un paso
cada vez. En el momento en que una tarea te parezca excesiva, divídela
en tareas menores.
pequeñas tareas cotidianas y perder de vista el objetivo que pretendes
alcanzar.
2. La segunda trampa es dejarse abrumar por el tamaño de una tarea,
sólo se puede dar un paso cada vez, y sólo se tiene que dar un paso
cada vez. En el momento en que una tarea te parezca excesiva, divídela
en tareas menores.
FIJA PRIORIDADES
Ahora ya tienes tu lista de tareas y sabes por qué has de realizarlas. Ya puedes empezar a pensar en términos del día a día. Divide tus tareas en “urgentes” y “no urgentes”.
Las actividades urgentes son las que debes hacer. Pueden relacionarse con tus objetivos de un modo directo o indirecto. Las actividades urgentes reclaman tu atención inmediata. Las tareas no urgentes son fáciles de definir: son todas las demás.
Divide ahora todas las tareas en “importantes” y “no importantes”. Las tareas importantes producen resultados y están directamente relacionadas con tus objetivos. Son aquellas por las cuales valoras tu trabajo.
- Primero es necesario abordar las actividades urgentes e importantes, hay que concederles prioridad. Si dedicas la mayor parte del tiempo a este aspecto, quizá seas la clase de persona que genera emergencias con demasiada facilidad. Si parece que este apartado te ocupa mucho tiempo, tal vez estés contribuyendo tu mismo a la situación de postergar el trabajo que es importante pero no urgente. Cuando se abordan las tareas importantes pero no urgentes durante el tiempo suficiente, se vuelven urgentes. Dedicar el tiempo a apagar incendios y afrontar emergencias incrementa la tensión y es innecesario. Tener muchas tareas urgentes e importantes dificulta la planificación. Se impone trabajar de un modo más inteligente.
- Las actividades importantes pero no urgentes son las que te proporcionan los mejores resultados con el menor esfuerzo. Son las que te acercan a tus objetivos. A medida que administres tu tiempo y tus proyectos de un modo más eficaz, descubrirás que un número cada vez mayor de tus actividades se inscribe en esta categoría.
- Las urgentes pero no importantes son las que más tiempo te hacen perder, porque a menudo creemos que son importantes. Son actividades a muy corto plazo que nos alejan de nuestros objetivos. Dos ejemplos son el teléfono y el correo.
- Las actividades no urgentes y no importantes. ¡Bien! Sinceramente no se porqué consumes tu tiempo en ello.
ADMINISTRAR LAS TAREAS A LO LARGO DEL TIEMPO
Una definido y analizado el objetivo es momento de preguntarse "Si pudiera tenerlo ahora, ¿lo aceptaría?", "supongamos que lo tengo ahora. ¿Qué obtendría con eso?".
Ahora tienes tus objetivos, tareas y plazos límite especificados sobre el papel. Mantén tu plan escrito cerca de ti. Consúltalo durante las pausas que se produzcan de un modo natural a lo largo del día. Cada vez que mires el plan, imagínatelo en tu línea del tiempo. Algunas tareas las verás en la parte de la línea que representa el pasado, ya terminadas. Otras estarán todavía en el futuro. Cada vez que lo hagas reforzarás la asociación entre el plan escrito y el estar a través del tiempo.
Ahora tienes tus objetivos, tareas y plazos límite especificados sobre el papel. Mantén tu plan escrito cerca de ti. Consúltalo durante las pausas que se produzcan de un modo natural a lo largo del día. Cada vez que mires el plan, imagínatelo en tu línea del tiempo. Algunas tareas las verás en la parte de la línea que representa el pasado, ya terminadas. Otras estarán todavía en el futuro. Cada vez que lo hagas reforzarás la asociación entre el plan escrito y el estar a través del tiempo.
Algunas reglas
- Reservar tiempo para organizar tu actividad
- Definir claramente los objetivos
- Definir los planes de acción y priorizar las acciones
- Negociar la carga de trabajo, saber decir no
- Reservar los compromisos con fecha
- Fijar las tareas de la semana
- Calcular el tiempo que lleva una tarea
- Programar solo el 60% del día
- Trabajar con el programa a la vista
- Reflexionar al final del día
- Aprender a delegar
- Evitar el “una cosa más”
- Recompensar cuando se consiga una meta
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