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Enfoques estratégicos de la Administración de Personal - Enfoque estratégico del analisis de puestos (I)
(12 opiniones)
Curso gratis de
UCh RR.HH. portal de estudiantes de RR.HH. - 11 de Agosto de 2006
Temas Relacionados:
Estrategia de recursos humanos, Administración de recursos humanos
2. Enfoque estratégico del analisis de puestos (I)
1. Definir el análisis de puestos.
Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tienen como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.
Para los directivos de la empresa constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto; para los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone; para los trabajadores, les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
2. Analice lo que significa la declaración "El análisis de puestos es la herramienta básica para la administración de personal".
A todas las empresas les es conveniente contar con ésta herramienta, por ser la clave para poder organizar un área de recursos humanos, con el fin de conocer los puestos según sean las funciones generales, analíticas y prioritarias de cada unidad de trabajo, así como los perfiles de los ocupantes, sus requisitos de formación y experiencia mínima para seleccionar el personal con bases objetivas de medición que permitan orientar la capacitación junto con la evaluación de desempeño y la actualización permanente que requiera la nueva tecnología. Además, dentro de las funciones de la administración de personal, esta herramienta básica es útil para establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones, equitativo en la empresa y en el mercado de trabajo.
3. Métodos tradicionales utilizados en el análisis de puestos
a. Método de cuestionario
Consiste en elaborar un cuestionario escrito que incluya las preguntas, previamente diseñadas. Este cuestionario se entrega al titular del puesto para que lo diligencie en el momento que pueda hacerlo. Incluso, puede hacer el diligenciamiento fuera de la empresa.
Tiene como ventaja que las preguntas son las mismas para todos los titulares de los puestos que se analizan, y además, el hecho de ser diligenciado por escrito facilita el manejo sistemático de la información, pues ella ya está previamente organizada.
Tiene por desventaja que depende mucho de la disponibilidad de tiempo que las personas tengan para contestarlo; se corre el riesgo de demoras en la información que genera atrasos en el proceso, y lo hacen más costoso. Por ser preguntas estándar atendiendo a la comprensión de las personas, seguramente cada uno dará respuestas disímiles, irregulares e incompletas.
b. Método de entrevista
Consiste en diseñar una entrevista, para preguntar sobre las partes contenidas en un formulario y recoger la información del puesto en forma directa. Allí el analista hará cada pregunta en forma individual a cada titular, y escribirá las respuestas. En algunos casos cambiará la estructura de la pregunta sin variar el contenido de la misma, hasta cuando el titular del puesto logre la comprensión y obtener el objetivo deseado.
Es muy importante contar con la disponibilidad de tiempo de los titulares de los puestos para atender la entrevista. En cuanto a la bondad de la información, todo depende de la preparación del analista.
c. Método de observación directa
Aunque es el más objetivo de los métodos, por que la información se toma directamente de la fuente, no es el más práctico porque demora demasiado. Además, un analista no podrá registrar, por ejemplo, las actividades que el trabajador efectúa una vez al mes, a menos que permanezca durante todo el mes en su labor de observación.
El analista observa el desarrollo de las funciones y hace los registros sin interrumpir la labor del titular del puesto. Esto la mayoría de las veces causa molestia al trabajador, por lo cual debe ilustrarse al observador acerca del propósito del estudio ante todo en el nivel operativo.
d. Método mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos.
e. Método de informes sucesivos (Bitácora del trabajador)
Debe entregarse al titular de cada puesto un cuaderno, ficha o bitácora para que diariamente registre las funciones que realice. El analista recoge los informes a diario hasta el día que el trabajador indique que ya todo quedó completo.
4. Lista y descripción de los tipos de datos que se suelen reunir en el análisis de un puesto.
En términos generales los datos que reúne el análisis de puestos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:
I. Identificación y actualización
II. Deberes y responsabilidades
III. Aptitudes humanas y condiciones de trabajo
IV. Niveles de desempeño
En forma más ampliada, podemos ver otros datos, así:
1. Generalidad del puesto
2. Descripción genérica de las funciones del puesto
3. Descripción analítica de las funciones
4. Requerimientos del puesto
4.1. Escolaridad formal necesaria
4.2. Conocimientos y habilidades especiales
4.3. Experiencia
4.4. Responsabilidad
4.5. Esfuerzo, medio ambiente y riesgos
5. Perfil del ocupante y descripción sintética
6. Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos.
5. ¿Cuáles son los componentes básicos de la descripción de un puesto?. Describir cada uno.
La descripción de puestos deben identificar, describir y especificar los cargos con base a ciertas normas, registrando sus deberes y responsabilidades, elaborando un resumen del trabajo y señalando los detalles precisos del mismo. Una descripción es un resumen del análisis de cargos.
Componentes de una descripción de puestos:
1. Identificación
1.1. Código
1.2. Nombre del cargo
1.3. Ubicación: sección, departamento, y división a que pertenece el cargo.
1.4. Jerarquía: - A quién reporta
- Quién le reporta
1.5. Personas a cargo
1.6. Relaciones con otros cargos (comunicación)
1.7. Fecha de análisis
1.8. Características especiales: Régimen especial de pagos, horarios especiales,
1.9. Disponibilidad para viajes, si pertenece a comités, etc.
2. Resumen del puesto (descripción)
Es definir el cargo. Características del análisis que lo distingue. Esta definición debe ser clara, concisa y general.
3. Requisitos laborales
O sea las especificaciones del puesto. En esta parte debe mostrarse:
- Grado de preparación
- Estado civil
- Características especiales del ocupante
- Idiomas
- Nacionalidad
- Domicilio
- Experiencia
4. Descripción de las funciones específicas del puesto
Se reúnen las características que muestre Qué se hace, Cómo se hace, Porqué se hace.
5. Extensión de actividades
Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que el cargo ocupa en la secuencia u operación de la que hace parte. Para lograrlo se debe:
- Describirse el flujo grama del área funcional a que pertenece el cargo (procedimiento).
- Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento del cual hace parte.
- Determinar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación del uso de ese equipo.
6. Aspectos del desempeño laboral
Hace referencia a las condiciones de trabajo, tales como:
- Esfuerzo físico
- Esfuerzo mental
- Riesgos
- Condiciones ambientales
6. ¿Cuáles son los elementos que suelen incluirse en una especificación del puesto?.
En las especificaciones se consignan los requisitos mínimos para que el puesto sea eficientemente desempeñado, las que, si bien se refieren al trabajador, no están vinculadas a una persona determinada, sino que deben exigirse a cualquiera que lo ocupe. Estos requisitos también se conocen con el nombre de factores. Todos los que se usan caben dentro de las categorías de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
- Conocimientos y habilidades
Información sobre conocimientos concretos; por ejemplo, el dominio de un idioma, el manejo de una máquina o técnica, la coordinación muscular, la destreza manual, memoria e inteligencia. También puede incluir datos de la capacitación y entrenamiento requeridos.
- Esfuerzo
El esfuerzo físico, y psicológico (concentración, atención visual, auditiva, etc.)
- Responsabilidad
Manejo de recursos económicos, procesos, seguridad, tecnología, manejo de datos e información confidencial; números de personas que se dirigen y referencia del documento de descripción de puestos donde se describen las funciones de los supervisados en caso de existir ya.
- Condiciones de trabajo
Comprenden factores como: Ambiente circundante (caliente, húmedo, iluminación, ruido, etc. Riesgos de accidentes y enfermedades profesionales, así como las medidas y el equipo necesario que debe usar y observar el ocupante.
En algunos casos el factor "Esfuerzo", puede sustituirse por otro más amplio: "Requisitos físicos y mentales", para comprender otros factores tales como sexo, edad mínima, estatura, etc.
Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tienen como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.
Para los directivos de la empresa constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto; para los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone; para los trabajadores, les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.
2. Analice lo que significa la declaración "El análisis de puestos es la herramienta básica para la administración de personal".
A todas las empresas les es conveniente contar con ésta herramienta, por ser la clave para poder organizar un área de recursos humanos, con el fin de conocer los puestos según sean las funciones generales, analíticas y prioritarias de cada unidad de trabajo, así como los perfiles de los ocupantes, sus requisitos de formación y experiencia mínima para seleccionar el personal con bases objetivas de medición que permitan orientar la capacitación junto con la evaluación de desempeño y la actualización permanente que requiera la nueva tecnología. Además, dentro de las funciones de la administración de personal, esta herramienta básica es útil para establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones, equitativo en la empresa y en el mercado de trabajo.
3. Métodos tradicionales utilizados en el análisis de puestos
a. Método de cuestionario
Consiste en elaborar un cuestionario escrito que incluya las preguntas, previamente diseñadas. Este cuestionario se entrega al titular del puesto para que lo diligencie en el momento que pueda hacerlo. Incluso, puede hacer el diligenciamiento fuera de la empresa.
Tiene como ventaja que las preguntas son las mismas para todos los titulares de los puestos que se analizan, y además, el hecho de ser diligenciado por escrito facilita el manejo sistemático de la información, pues ella ya está previamente organizada.
Tiene por desventaja que depende mucho de la disponibilidad de tiempo que las personas tengan para contestarlo; se corre el riesgo de demoras en la información que genera atrasos en el proceso, y lo hacen más costoso. Por ser preguntas estándar atendiendo a la comprensión de las personas, seguramente cada uno dará respuestas disímiles, irregulares e incompletas.
b. Método de entrevista
Consiste en diseñar una entrevista, para preguntar sobre las partes contenidas en un formulario y recoger la información del puesto en forma directa. Allí el analista hará cada pregunta en forma individual a cada titular, y escribirá las respuestas. En algunos casos cambiará la estructura de la pregunta sin variar el contenido de la misma, hasta cuando el titular del puesto logre la comprensión y obtener el objetivo deseado.
Es muy importante contar con la disponibilidad de tiempo de los titulares de los puestos para atender la entrevista. En cuanto a la bondad de la información, todo depende de la preparación del analista.
c. Método de observación directa
Aunque es el más objetivo de los métodos, por que la información se toma directamente de la fuente, no es el más práctico porque demora demasiado. Además, un analista no podrá registrar, por ejemplo, las actividades que el trabajador efectúa una vez al mes, a menos que permanezca durante todo el mes en su labor de observación.
El analista observa el desarrollo de las funciones y hace los registros sin interrumpir la labor del titular del puesto. Esto la mayoría de las veces causa molestia al trabajador, por lo cual debe ilustrarse al observador acerca del propósito del estudio ante todo en el nivel operativo.
d. Método mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos.
e. Método de informes sucesivos (Bitácora del trabajador)
Debe entregarse al titular de cada puesto un cuaderno, ficha o bitácora para que diariamente registre las funciones que realice. El analista recoge los informes a diario hasta el día que el trabajador indique que ya todo quedó completo.
4. Lista y descripción de los tipos de datos que se suelen reunir en el análisis de un puesto.
En términos generales los datos que reúne el análisis de puestos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:
I. Identificación y actualización
II. Deberes y responsabilidades
III. Aptitudes humanas y condiciones de trabajo
IV. Niveles de desempeño
En forma más ampliada, podemos ver otros datos, así:
1. Generalidad del puesto
2. Descripción genérica de las funciones del puesto
3. Descripción analítica de las funciones
4. Requerimientos del puesto
4.1. Escolaridad formal necesaria
4.2. Conocimientos y habilidades especiales
4.3. Experiencia
4.4. Responsabilidad
4.5. Esfuerzo, medio ambiente y riesgos
5. Perfil del ocupante y descripción sintética
6. Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos.
5. ¿Cuáles son los componentes básicos de la descripción de un puesto?. Describir cada uno.
La descripción de puestos deben identificar, describir y especificar los cargos con base a ciertas normas, registrando sus deberes y responsabilidades, elaborando un resumen del trabajo y señalando los detalles precisos del mismo. Una descripción es un resumen del análisis de cargos.
Componentes de una descripción de puestos:
1. Identificación
1.1. Código
1.2. Nombre del cargo
1.3. Ubicación: sección, departamento, y división a que pertenece el cargo.
1.4. Jerarquía: - A quién reporta
- Quién le reporta
1.5. Personas a cargo
1.6. Relaciones con otros cargos (comunicación)
1.7. Fecha de análisis
1.8. Características especiales: Régimen especial de pagos, horarios especiales,
1.9. Disponibilidad para viajes, si pertenece a comités, etc.
2. Resumen del puesto (descripción)
Es definir el cargo. Características del análisis que lo distingue. Esta definición debe ser clara, concisa y general.
3. Requisitos laborales
O sea las especificaciones del puesto. En esta parte debe mostrarse:
- Grado de preparación
- Estado civil
- Características especiales del ocupante
- Idiomas
- Nacionalidad
- Domicilio
- Experiencia
4. Descripción de las funciones específicas del puesto
Se reúnen las características que muestre Qué se hace, Cómo se hace, Porqué se hace.
5. Extensión de actividades
Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que el cargo ocupa en la secuencia u operación de la que hace parte. Para lograrlo se debe:
- Describirse el flujo grama del área funcional a que pertenece el cargo (procedimiento).
- Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento del cual hace parte.
- Determinar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación del uso de ese equipo.
6. Aspectos del desempeño laboral
Hace referencia a las condiciones de trabajo, tales como:
- Esfuerzo físico
- Esfuerzo mental
- Riesgos
- Condiciones ambientales
6. ¿Cuáles son los elementos que suelen incluirse en una especificación del puesto?.
En las especificaciones se consignan los requisitos mínimos para que el puesto sea eficientemente desempeñado, las que, si bien se refieren al trabajador, no están vinculadas a una persona determinada, sino que deben exigirse a cualquiera que lo ocupe. Estos requisitos también se conocen con el nombre de factores. Todos los que se usan caben dentro de las categorías de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
- Conocimientos y habilidades
Información sobre conocimientos concretos; por ejemplo, el dominio de un idioma, el manejo de una máquina o técnica, la coordinación muscular, la destreza manual, memoria e inteligencia. También puede incluir datos de la capacitación y entrenamiento requeridos.
- Esfuerzo
El esfuerzo físico, y psicológico (concentración, atención visual, auditiva, etc.)
- Responsabilidad
Manejo de recursos económicos, procesos, seguridad, tecnología, manejo de datos e información confidencial; números de personas que se dirigen y referencia del documento de descripción de puestos donde se describen las funciones de los supervisados en caso de existir ya.
- Condiciones de trabajo
Comprenden factores como: Ambiente circundante (caliente, húmedo, iluminación, ruido, etc. Riesgos de accidentes y enfermedades profesionales, así como las medidas y el equipo necesario que debe usar y observar el ocupante.
En algunos casos el factor "Esfuerzo", puede sustituirse por otro más amplio: "Requisitos físicos y mentales", para comprender otros factores tales como sexo, edad mínima, estatura, etc.
Tabla de contenidos
- 1 - Naturaleza y puntos de vista estratégicos
- 2 - Enfoque estratégico del analisis de puestos (I)
- 3 - Enfoque estratégico del analisis de puestos (II)
- 4 - Enfoque estratégico de planeación, reclutamiento y selección
- 5 - Enfoque estratégico de planeación, reclutamiento y selección
- 6 - Enfoque estratégico de planeación, reclutamiento y selección
- 7 - Enfoque estratégico del DRH (I)
- 8 - Enfoque estratégico del DRH (II)
- 9 - Enfoque estratégico del DRH (III)
- 10 - Enfoque estratégico de la Cultura Corporativa y el DO
- 11 - Enfoque estratégico de la planeación de la carrera profesiona
- 12 - Enfoque estratégico de la Evaluación del Desempeño (I)
- 13 - Enfoque estratégico de la Evaluación del Desempeño (II
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