4.1 Definición de Proyecto
Un proyecto es todo conjunto de actividades, con un inicio y fin determinados, así como con recursos necesariamente limitados por las características y ejecución del mismo, para conseguir objetivos a corto, mediano o largo plazo; objetivos que no pueden conseguirse mediante las operaciones corrientes de una Entidad, Empresa u Organización. Ejemplo: El Proyecto Olmos.
4.2 Definición de Programa
Un Programa es todo conjunto de proyectos que guardan un lineamiento base común a todos ellos, y cuyos objetivos están alineados con el objetivo central que persigue la Organización a cargo del mismo. Ejemplo: El Programa Agua para Todos.
4.3 Definición de Portafolio
Un Portafolio es todo conjunto de Programas y Proyectos que, a pesar de poseer objetivos específicos debidamente delimitados y diferentes entre sí, son agrupados para crear sinergia y así poder alcanzar el Objetivo último de la Organización de manera estructurada, bajo los lineamientos del Plan Estratégico de la misma. Los Portafolios en las Entidades Públicas suelen manejarse por Unidades Ejecutoras y por Entidades de Tratamiento Empresarial. Ejemplos de Unidades Ejecutoras: Viceministerio de Transportes, Programa Juntos, etc. Ejemplo de Entidades de Tratamiento Empresarial: BANMAT, Banco de la Nación, etc.
4.4 Características Fundamentales de un Proyecto
De la definición se desprende que dichas características son:
A. Limitado en el Tiempo
B. Limitado en el Alcance u Objeto
C. Limitado en el Costo
D. Limitado en la Calidad
E. Perfectible según la Adecuación a las Circunstancias y a la Ubicación Geográfica
Al decir que un Proyecto es limitado, se está queriendo decir que presenta dichas características perfectamente diferenciadas y con valores medibles. El que la característica presente límites no implica que sea un factor limitante; si esto sucede, dicha característica o patrón pasa a ser la Restricción del Proyecto, y se sabe que todo Proyecto es perfectible y se adecúa a las situaciones en las cuales se desarrolla, por tanto dicha Restricción debe ser manejada de forma responsable y a favor del mejor desenvolvimiento de los recursos involucrados en la ejecución del Proyecto.
Se explica cada característica como sigue:
A. Tiempo.- Todo proyecto tiene una duración fijada de antemano, con un inicio y un fin determinados con anterioridad a su ejecución. Esta duración es perfectible según las circunstancias, y por tanto, una vez terminado el proyecto, es cuando realmente se sabe con certeza la duración total de éste. A la duración fijada de antemano, se le conoce como Horizonte del Proyecto.
El Tiempo se convierte en una Restricción cuando:
* Descubrimos en el camino que teníamos que añadir más componentes a lo planeado, para que el Proyecto pueda funcionar.
* Tenemos problemas de financiamiento o bien nuestros recursos son escasos, precisamos ampliar los plazos.
* Circunstancias como el mal tiempo, el desabastecimiento o lejanía de proveedores, pueden influir en el horizonte del proyecto.
* Nos demoramos más de la cuenta porque no llevamos un adecuado control de calidad y de procesos constructivos. Esto nos genera retrasos por malos materiales, malos elementos terminados, errores por capacitación deficiente o inadecuado uso de los recursos humanos (hacer trabajar sobretiempos excesivos, desmotivar al personal, etc.). En este sentido la Calidad puede influir sobre el Tiempo que nos queda para alcanzar los Hitos del Proyecto.
B. Alcance.- Todo proyecto tiene un objetivo claro y definido, y hacia él se encaminan las diversas fases, tareas o actividades que lo componen.
Por lo general un Proyecto de Inversión Pública tiene Tres Fases: Pre- Inversión, Inversión y Operación. Dichas fases las explicaremos más adelante. Además, relativas al ciclo de vida del proyecto, se tiene las siguientes fases: Inicio, Inversión, Operación y Declive.
El Alcance se convierte en una Restricción cuando:
* El presupuesto es insuficiente para concretar los componentes del Proyecto.
* Son necesarios más componentes para que el Proyecto pueda funcionar adecuadamente.
* El Tiempo es limitado y tenemos multas si no podemos terminar todos los componentes dentro del plazo legal establecido.
* Los materiales y recursos involucrados en las obras son de pésima o baja calidad y los componentes del proyecto presentan vicios indeseables que afectarán el normal funcionamiento del mismo, lo que desencadena en no poder alcanzar los objetivos fundamentales para los cuales se planeó en un principio. Aquí también la Calidad influye decisivamente en cada Componente porque muchas veces, por la falla de uno de ellos se deriva la parcial o total inoperatividad del Proyecto.
Continuaremos en el próximo capítulo desarrollando las Características del Proyecto, así como explicaremos las diversas fases del mismo, según el Sistema de Inversión Pública.
