Estructura De Un Portal
Las facilidades que proporciona la tecnología, permite que el portal empresarial sea accesado a través de numerosas opciones, esto es a través de computadoras de escritorio y portátiles integradas a la red interna de la organización, a través de vía Internet por modem, y a través de los diversos medios inalámbricos como son celulares y PDA.
Beneficios Y Obstáculos
Debido a la estructura analizada del portal, se tiene una fuerte interacción entre las diversas aplicaciones dentro de la Intranet que nos permiten analizar interrelaciones que serían realmente complejas y tardadas si no se contara con ella.
Por ejemplo, imaginemos un empleado trabajando en fin de semana, se enfrenta con un desperfecto de la máquina donde trabaja, ingresa al Intranet con su user y password, accesa la pregunta en la sección de búsqueda, y localiza que la respuesta esta alimentada dentro de las preguntas frecuentes del sistema (parte del sistema de aprendizaje organizacional y lecciones aprendidas), descubre que tiene que cambiar la pieza, por lo que decide contactar a un proveedor, entra a la sección de compras y dando el nombre de la pieza, localiza un proveedor recomendado por la organización por su calidad y servicio, lo localiza, y se resuelve el problema.
Sin esta integración en el portal, el empleado hubiera tenido que buscar en múltiples archivos o bases de datos, como la de las lecciones aprendidas de cada proyecto relacionado, preguntas frecuentes de mantenimiento y bases de datos de proveedores, o incluso localizar vía teléfono a los expertos, lo que le hubiera llevado más tiempo y tal vez se hubiera perdido en el mar de información.
Esta facilitación para el apoyo a la toma de decisiones, no solo envuelve a las decisiones cruciales, sino hasta las decisiones operativas del día a día.
Como ejemplo sería la decisión de un empleado de cual es la opción que más le conviene contratar como beneficio social de los proporcionados por la organización.
Ahora, no todo es beneficios, también se tienen problemas potenciales. De hecho el éxito de un Intranet están enfocados factores clave que tienen beneficios y problemas potenciales, estos factores son:
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Factor Humano: Los individuos adaptan los procesos de información en diferentes maneras.
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Factor Tecnológico: Intranets pueden ser costosas y inefectivas si la compañía no tiene la tecnología necesaria para construirlas.
Tendencias de los portales
El crecimiento de los portales ha sido muy fuerte en las organizaciones en la última década, tanto que esta transformando la forma de realizar los procesos y servicios dentro de la organización, tanto que se ha incrementado la utilización del Intranet, que ha llegado a convertirse en una de las principales tecnologías utilizadas dentro de las organizaciones, como se observa en la siguiente gráfica, donde queda en tercer lugar, después de los sistemas de contestación automática y el Internet.
Dentro de las teorías de evolución del Intranet, se cuenta con la de las cuatro fases evolutivas que se muestran y explican a continuación:
Fase 1. Kiosco: En esta fase a todo el personal tiene acceso a la misma información.
Fase 2. Personalización por rol: A cada empleado se le presenta la información relevante a su rol o variables según la organización. Por ejemplo por área, nivel, ubicación geográfica.
Fase 3. Mi Portal: Es el portal donde cada empleado personaliza el contenido e información que quiere ver, donde puede ser novedades, nuevas publicaciones, información de su interés. Por ejemplo la personalización que proporciona Yahoo.
En este caso se combina la personalización individual elegida por el empleado con la que la organización permite que pueda obtener por su rol.
Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la información que se ha definido por el rol y la que él ha elegido (Mi Portal). A esto se agregan los patrones de navegación, que son donde el portal registra los contenidos e información visitada, y "sugiere" contenidos e información relacionada. Como ejemplo de esta fase es la página de Amazon, donde el usuario al buscar un libro, el sistema sugiere que ha buscado las personas que han comprado ese artículo; en una organización esto se traduciría en documentos, links relacionados, e incluso personal con experiencia en ese tema.
Según más se avanza en las fases de personalización, más apoyos se proporciona al personal para la toma de decisiones, donde en la fase 4 de contenido activo se facilita la información en una velocidad más rápida e "inteligente" direccionada aprovechando el conocimiento y vivencias organizacionales.
Es por esto que la principal característica que esta empujando la evolución del portal organizacional, y seguirá evolucionándolo es la funcionalidad de personalización, que permite al usuario acceder al contenido, información y herramientas que el requiere y a las cuales tiene acceso.
Utilización en las industrias
De acuerdo a reportes publicados en el "Computer Almanac" y en el "Computer Atlas", el 90% de las firmas en Estados Unidos tiene ya implementada o está pensando en implementar una Intranet.
La tendencia de crecimiento de los portales organizacionales es bastante fuerte en el mundo y principalmente en USA, y esto se refleja en la siguiente información:
Interrelación Con Recursos Humanos
Según un estudio de Martha Finney, de la revista HR Magazine , en su artículo La departamento más común de la implementación del Intranet en las organizaciones es el departamento de Recursos Humanos. Ya que la Intranet apoya la tendencia de auto-servicio en Recursos Humanos, donde se busca el incremento de la automatización de las funciones transaccionales para que el personal de Recursos Humanos pueda dedicarse a las funciones que agregan valor al empleado, dándole el poder al empleado de manejar sus propios archivos y requerir su información directamente y en cualquier momento.
Según el estudio del Corporate Leadership Council existen 2 niveles de Intranets de RH:
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Información estática – Desplegado de información general
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Comunicación interactiva – Compartición de datos y comunicación interactiva.
Comunicación Interna
En comunicación interna, entran toda la difusión de políticas de dirección y publicaciones de noticias actuales y pasadas, sin tener que tenerlas acumuladas en un lugar físico que quite espacio, sin tener que recurrir físicamente al lugar para requerirlas y con una mayor seguridad a las pérdidas, y pudiendo accesarlas fácilmente a través de mecanismos de búsqueda.
Debido a estos mecanismos de búsqueda y la facilidad con que se pueden almacenar cantidades históricas de información, es que se puede obtener rápidamente políticas comunicados que tienen la información crítica que pueda proporcionar una mejor toma de decisiones.
Adicionalmente, debido a la comunicación bidereccional (respuesta de los lectores de comunicación), se puede tomar decisiones de la comunicación realizada en tiempo real, y pudiendo así cambiar de rumbo de una decisión según más interactividad se tenga con los lectores, sin tener que esperar que se entreguen encuestas y procesen para poder saber el impacto o respuesta del personal a la misma.
Reclutamiento
Del proceso de selección y reclutamiento de personal que se integra en Intranet incluye la publicación de vacantes en línea para el personal interno, donde el personal puede observar las posibilidades de movimiento dentro de la organización, inscripción a las que cubra requisitos a través del llenado de un currículo con la información necesaria. Hasta la aplicación de exámenes psicométricos y de conocimientos (incluyendo inglés) para analizar las características del personal interno a considerarse en una promoción.
La tecnología de Intranet esta siendo tan aprovechada en este punto, que incluso esta emigrando a poder considerar personal en otras ubicaciones geográficas a través de compartir esta información e incluso hasta aprovechando la entrevista en videoconferencia.
La toma de decisiones en este punto, es poder analizar las características del personal interno y poder tomar la decisión de la cobertura de una vacante a través de promoción interna.
Entrenamiento
El entrenamiento en Intranet es uno de los que más auges esta teniendo en la época actual, ya que a través de cursos en línea con un diseño instruccional bien elegido, interactividad y animado se logra una capacitación más efectiva y a mucho más bajo costo.
El entrenamiento en línea puede ser desde la publicación de manuales, inclusión de todo el proceso de capacitación (inscripción y seguimiento), hasta integración de videoconferencias y simulaciones.
Un ejemplo de la toma de decisiones en entrenamiento en e-learning que simule la línea del manejo de una máquina compleja, donde las decisiones tomadas afectan el proceso, calidad del producto e incluso la seguridad del personal.
Administración
El departamento de administración de personal realiza grandes transacciones de trámites de autorización de vacaciones, cartas, seguros, incapacidades, incrementos de sueldo, y muchos más. Por este departamento tradicionalmente pasan gran cantidad de documentos por recibir, integrar con otra información existente y procesar. A través de Intranet, muchos de estos procesos se simplifican, al requerirse, integrarse y preprocesarse en línea, para lo cual se disminuye gran cantidad de tiempo invertido por el personal que tramita y el personal de RH. Adicionalmente, el personal puede observar en línea una copia electrónica de su recibo de nómina con históricos.
Toma de decisiones en administración de personal, proporcionadas por el Intranet, se tiene por ejemplo, el requerimiento de un trámite de compra de un artículo de tienda comercial por un empleado, donde el administrador analiza en una sola pantalla o de forma sencilla, su historial de prestamos, su sueldo, sus deducciones por otras circunstancias legales y de trámites anteriores, su estatus marital y familiar, por lo que con toda esta información se puede determinar fácilmente si la persona podrá seguir contando con un nivel mensual de efectivo necesario para seguir teniendo una buena calidad de vida.
