Introducción a los procesos de mejora contínua - Epílogo

Ahora ¿qué sigue?. Tal parece ser que un proceso de mejora continua es muy difícil para una compañía pequeña, pero no es así.

Es hora de poner manos a la obra y usar lo que los grandes filósofos de la calidad nos han enseñado :

1. Como Director General usted tiene que escribir cual es la visión de la empresa. Debe ser un mensaje corto en el cual indique cual es su mercado meta y cual será su posicionamiento dentro de ese mercado meta. Sí tiene Socios incluyalos en una reunión para discutir la visión de la empresa.
2. Otra vez como Director General debe establecer cual es la misión de su empresa en estre mundo. Acuerdese que debe cubrir las expectativas de sus accionistas, empleados, clientes, proveedores y gobierno.
3. Adivine…Otra vez como Director General debe escoger un grupo selecto multidciplinario de sus empleados para conformar un comité de calidad que se encargará de definir el “Plan de Calidad”.
4. En su primera reunión de comité se deben definir las acciones para lograr cumplir con las expectativas de los clientes internos y externos, en este punto ya se debe contar con información estadística de la satisfacción d los clientes. Por ejemplo debe recopilar el cumplimiento o incumplimiento de los factores críticos de éxito para sus clientes, tales como son especificaciones, tiempos de entrega, documentación completa, costos, precios, desperdicios en cantidad, falsos fletes , número de quejas , etc. De tal manera que el comité de calidad pueda asignar responsables para definir planes de acción preventivos y correctivos , que incluyan tiempos , costos y equipos de trabajo disponibles
5. Los equipos de trabajo específicos deben reunirse , utilizando todas las herramientas estadísticas a su mano, estableciendo planes de acción para corregir las fallas de calidad. Uno de los miembros del Comité de calidad debe hacerse cargo de llevar el registro de todas las inconformidades con el proceso ( Quejas de clientes internos y externos así como discrepancias encontradas en auditorias).
6. Todos los departamentos deben conformar equipos para comenzar a escribir sus procedimientos , basándose para esto en los factores críticos de éxito del cliente o bien las especificaciones a ser cumplidas por la empresa o departamento. Debe quedar muy claro que los procedimientos deben escribirse en un formato maestro, que deben incluir diagramas de flujo y deben citar a los puestos de trabajo de los  responsables de la ejecución de las diferentes acitividades  y no sus nombres.
7. Uno de los miembros del comité de Calidad debe ser designado como el Administrador del proceso ( lo cual absorberá seguramente mucho de sus tiempo, pero creanme que vale la pena),  teniendo como responsabilidad registrar todos los procedimientos en un listado maestro, así como recopilar copia de los mismos para crear el manual de calidad de la empresa. A todos los procedimientos aprobados se les debe de dar un número de registro dependiendo del departamento del cual provengan. Adicionalmente a las copias de los procedimientos que se quedan en el manual y en el campo , debe sellárseles con una leyenda que diga “procedimiento controlado” , esto indicará que existen copias del mismo en el manual general de la empresa y que las personas adecuadas cuentan con una copia actualizada del procedimiento vigente.
8. El comité debe reunirse semanalmente y vigilar que el paln de entrega de acciones correctivas, capacitación en calidad y de prevención , es decir escribir los procedimientos y dotar a los empleados de las herramientas necesarias para su trabajo vaya en curso.
9. Una vez que hay hecho todo esto y cuente con su manual completo dedíquese a buscar su certificación ISO9000.
10. No disuelva el comité , exigale a los empleados y miembros del comité que busquen como mejorar los procesos, reescriba los procedimientos al menos una vez al año , siempre habrá alguna  mejor forma de  hacer las cosas..