En la administración y gestión del área de recursos humanos en las organizaciones actuales, el responsable de esta unidad administrativa, debe utilizar una serie he herramientas, para efectivizar su gestión, siendo entre muchas ellas, el presupuesto de gastos de personal y las estadísticas, mediante las cuales la primera servirá para prever las necesidades de los diversos gastos de esta área en materia de recursos humanos y la estadística, para registrar, presentar e interpretar las acciones de personal.
Como es de conocimiento las necesidades de gasto de personal, le va a permitir a la organización empresarial, cumplir con la parte laboral legal, en cuanto a remuneraciones, beneficios legales, capacitación y demás prestaciones sociales y económicas que las instituciones deben otorgar a sus colaboradores. De igual modo el uso de la estadística le va a permitir registrar, consolidar y publicar la información sobre las diversas acciones de personal, con el fin de llevar un registro y control eficaz y oportuno. Más aún si la organización emplea el sistema informático de código de barras, es una herramienta de identificación extremadamente efectiva que provee de datos exactos en tiempo real.
Por ello, teniendo presente la importancia de estas herramientas de gestión en este campo de la dirección de recursos humanos, hacemos un bosquejo de ellas.
PRESUPUESTO DE GASTOS DE COLABORADORES
Indudablemente una responsabilidad del área de recursos humanos, es la formulación y elaboración del presupuesto de gastos de personal, esta tarea generalmente se realiza los últimos o primeros meses del año, y consiste en prever o hacer una estimación racional de los gastos de derechos remunerativos y beneficios sociales de los colaboradores de la empresa.
Para la formulación del presupuesto de gastos de personal, se debe tener en cuenta el plan de trabajo, plan estratégico o políticas remunerativas. En caso de no haber los instrumentos indicados, se tomará la planilla de remuneraciones del último mes del año, como base o punto de partida para hacer las proyecciones, además se debe tener en cuenta las disposiciones laborales sobre derechos o beneficios que le corresponden a los colaboradores, por ejemplo, remuneraciones mínimas, gratificaciones, vacaciones asignación familiar, horas extras, trabajo nocturno, entre otros.
El presupuesto de gastos de personal, deberá elaborarse en concordancia con las políticas de personal, previamente establecidas por la empresa y deberá ser insertado en el presupuesto general de la empresa; se recomienda que su formulación y elaboración sea en forma mensual o trimestral.
A continuación presentamos un esquema o formato, que puede ser utilizado en la formulación del presupuesto de gastos de personal.
ESTADÍSTICAS DE COLABORADORES
Como es de conocimiento el uso de computadoras, programas y métodos cuantitativos, relacionados con las decisiones en materia de personal, han aumentado la importancia y el uso de la estadística en las empresas, de allí que se hace necesario su conocimiento y aplicación en los asuntos de personal.
En el trabajo de recursos humanos, constituye una de las importantes técnicas en la gestión del responsable del área de recursos humanos, ya que mediante está llevara el registro y control de las acciones de personal, así como facilitara la proyección de la información en forma gráfica y objetiva. Como por ejemplo: número y clasificación de colaboradores por sexo, edad, procedencia; así como asistencia, puntualidad, ascensos, accidentes de trabajo, sanciones, sueldos y salarios.
También nos ayuda mucho en las interpretaciones de los distintos datos que se manejan en la administración de recursos humanos, tales como rotación, ausentismo, edad, promociones, promedio de remuneraciones, horas extras y los accidentes de trabajo.
Sí bien es cierto que el trabajo estadístico más complicado, es manejado por los profesionales en estadística, los que laboran en el área de recursos humanos deberán tener los conocimientos suficientes, para comprender e interpretar los conceptos y datos estadísticos usados en relación con la administración de recursos humanos.
Específicamente en lo que se refiere a la presentación de la información estadística de los diferentes rubros del campo de recursos humanos, esta puede hacerse de dos maneras:
· En forma de Cuadros o Tablas de Distribución
· En forma Gráfica
A. EN FORMA DE CUADROS O TABLAS DE DISTRIBUCION
TITULO: Personal según su categoría y sexo de la Cía Selva Verde
FUENTE: Datos hipotéticos
B. EN FORMA GRAFICA
Principales diagramas:
· Bastones
· Barras
· Polígono
· Sectores circulares
· Histogramas
· Círculos
· Anillos
Mediante la representación graficas se puede representar específicamente las siguientes acciones de personal:
² Impuntualidad = Horas de retraso por mes
X 100
Total de horas presupuestadas
² Ausentismos: por motivos de enfermedad, accidentes, licencias, faltas injustificadas, etc.
En función del tiempo = N° días (horas) no trabajadas
X 100
Total días (horas) trabajadas
² Índices de eficiencia = Gastos de personal
Total ingresos
² Accidentes.- Índice de frecuencia = N° accidentes
N° horas trabajadas
² Índices de Personal calificado = N° de colaboradores Profesionales
Total N° de Colaboradores
² Organización,- según el volumen del personal en:
- Departamentos
- Secciones
- Talleres
