Hablar de la evaluación institucional aplicada, es definir una actividad de investigación y análisis, destinada a averiguar el nivel de logros que está alcanzando la institución de acuerdo con su razón de ser y llegar además a determinar los elementos que están actuando con la indicación de menor o de mayor capacidad de esos logros.
De ello dependerá ratificar, modificar o sustituir las correspondientes decisiones y estrategias del caso. De las características que configura este proceso, Pérez J. (2000) destaca la implicación de todo el personal de la organización, con los elementos añadidos de reconocimientos, motivación, formación, promoción, sentido de pertenencia, etc.
Por medio de la satisfacción, se facilitan todos los elementos necesarios al proceso evaluador, tanto aquellos que pueden considerarse críticos a aquellos otros que faciliten la eficacia y la eficiencia en su producción; su aplicación a todos los momentos del proceso, desde su conceptualización y diseño a su presentación y seguimiento, pasando por la ejecución y su conclusión.
En definitiva, la evaluación institucional debe servir para ayudar a las organizaciones a conocerse a sí mismas y a planificar futuros avances; promoviendo una amplia participación de todas las partes interesadas: personal académico, personal administrativo y alumnos.
El punto de partida ha de ser una declaración de intereses donde se evidencie la necesidad de llevar a cabo la evaluación y el compromiso de asumir la totalidad del proceso por parte de los agentes implicados.
El objetivo final ha de ser la evaluación para la mejora en todos los aspectos del funcionamiento y el desarrollo de los centros; la calidad de los cursos, los programas, la formación de los estudiantes, la integración socio-profesional de los graduados; la gestión de los cursos docentes, el desarrollo de la investigación; el estado de los recursos materiales y financieros; el funcionamiento de las grandes instalaciones y los servicios de apoyo a la enseñanza y la investigación; las relaciones con el mundo exterior; etcétera.